Автоматизация расчетов материалов на примере ОАО «Алтайэнерго» филиал Южные Электрические Сети (ЮЭС).

 

 

 

 

1.2 Первичный учет в автоматизированных системах.

 

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов.

Как носитель информации первичные  документ представляет собой бланк  установленной формы, заполненных  необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что предает ему юридическую силу.

Документы, используемые в бухгалтерском  учете, классифицируется по разным признакам.

По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние,       поступающие из подразделения предприятия и от внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри бухгалтерии.

По способам использования первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовый документ используется для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции. Накопительный документ применяется для многократно совершаемых однотипных операций в течении некоторого отрезка времени.

По числу отражаемых учетных объектов различают однострочные и многострочные первичные документы. Однострочные документы отражают хозяйственную операцию по одному учетному объекту и многострочные – по нескольким учетным объектам.

По назначению документы подразделяются на документы – основания, сопроводительные документы и специализированные документы. Документы – основания – это документы, которые регламентируют операции между юридическими лицами. Их также называют организационно – распорядительными документами. Сопроводительные документы отражают суть фактически выполняемых операций. Их второе название – оправдательные документы.

Они подразделяются на две группы:

Документы, подтверждающие операции перемещения товарно-материальных ценностей, либо выполнение работ, услуг.

Финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы.

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям  связаны с документами- основаниями.

Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учета. Особенностью применения специализированных документов в компьютерных системах заключается не только в быстроте выполнения сложных расчетов с их помощью, но и в том, что данные расчеты можно многократно повторять. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для повторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удаляются, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру достаточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

По унификации и типизации  форм различают типовые и индивидуальные документы.

В компьютерных системах применяются преимущественно типовые формы первичных документов.

Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку их заполнения и применения осуществляет с 1998г. Государственный комитет Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации.

Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм  собственности. Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Стандартная форма  типового документа имеет три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Унифицированные типовые документы  должны отвечать некоторым требованиям:

Иметь стандартную форму построения;

Содержать необходимые и достаточные  для решения задач управления показатели;

Быть приспособленными к автоматизированной обработке.

Для многих видов документов, в  частности, для сопроводительных и  индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для  отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Достаточно большой набор основных типовых первичных документов, таких как счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Поэтому крайне желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменить формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов. Однако это требование соблюдается отнюдь не всегда.

В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно  организовать оптимальную схему  движения документов – документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами.

В настоящее время в зависимости  от того, являются ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы предприятия как её компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета

Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.

 

1.3 Отчеты в автоматизированных  системах бухгалтерского учета.

Массив информации о хозяйственных  операциях, является хранилищем бухгалтерских проводок, из которых система позволяет получить любую интересующую бухгалтера информацию для проведения разностороннего анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия и контроля учетного процесса.

Информацию, полученную в результате обработки данных указанного массива, называют результатной информацией. Основная результатная информация- это систематизированная, обобщенная информация синтетического и аналитического учета. Вспомогательная информация носит справочный характер  и получается выборкой данных непосредственно из массива информации о хозяйственных операциях часто без их обобщения.

Выходные документы бывают двух видов: одни предназначены для внутреннего, другие для внешнего использования. Выходные документы внутреннего  назначения подразделяются на стандартные  и специализированные отчеты.

Стандартные отчеты отражают бухгалтерские итоги на уровне счетов, субсчетов, объектов аналитического учета в разбивке по разным периодам, в разрезе разных валют, но они могут содержать и детальные проводки. Стандартные отчеты – это учетные регистры, форма представления которых в системах компьютерного учета имеет отличия от традиционных форм. С каждой системой автоматизации учета поставляется некоторый набор стандартных отчетов. Алгоритмы расчета показателей этих отчетов обычно изменить нельзя, но перед формированием отчета через настройку параметров можно поменять состав включаемых показателей и его внешний вид.

По способу группировки данных стандартные отчеты могут быть разделены на хронологические, систематические, комбинированные, а по степени обобщения – на синтетические и аналитические отчеты. Возможна классификация и по другим признакам.

Специализированные отчеты – это отчеты, предназначенные для представления спецификой информации различных разделов бухгалтерского учета в печатных формах особого вида.

Специализированные отчеты могут быть стандартизированы по форме (например, кассовая книга, книга продаж, книга покупок, различные формы отчетности по учету основных средств и т.д.) или имеют нестандартную форму для отражения специфических группировок и способов обобщения информации, которые нельзя получить из стандартных отчетов. Возможность получения наиболее часто применяемых стандартных форм, таких как кассовая книга, книга продаж, книга покупок, обычно включается в состав функций, входящих в комплекс поставки программного продукта. В комплекс поставки многих систем автоматизации также обычно входит большое число отчетов, специфических для того или иного раздела учета: оборотные ведомости товарно-материальных ценностей, ведомости начисления износа основных средств, инвентаризационные ведомости, платежные ведомости, расчетные листики и т.д. Такого рода специализированные отчеты входят в поставку комплексов бухгалтерских АРМ.

Выходные документы внешнего назначения называют регламентированными отчетами.

Регламентированные отчеты – это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Для них установлена определенная периодичность представления. Они подразделяются на государственную, отраслевую и региональную отчетность.

Вспомогательная информация справочного характера в системах компьютерного учета представляется в форме видеограмм, отражающих различные выборки из журналов операций, проводок и документов.

Синтетические и большинство аналитических  учетных регистров отражают обобщенную информацию по счетам, субсчетам, объектам аналитического учета. Поэтому при их формировании любая компьютерная система бухгалтерского учета обеспечивает выполнение специальной процедуры обобщения учетных данных.

Обобщение учетных данных – это процедура итогов оборотов и остатков по счетам, субсчетам и аналитическим счетам.

Учетные регистры в автоматизированной-информационной системе бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов.

В настоящее время автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров. Формы этих регистров часто отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете. Отход от традиционных форм учетных регистров и представление их в компактном виде вызвано тремя причинами:

Стремлением обеспечить более удобную  работу с информацией на экране монитора;

Наличием ограничений со стороны  стандартных печатающих устройств;

Возможностью применения более  гибкого механизма выборки данных и их группировки.

К хронологическим регистрам относятся  журнал учета хозяйственных операций, журнал бухгалтерских проводок.

Цель составления регистров  синтетического учета состоит в  систематизации бухгалтерских записей, ранее зарегистрированных в хронологическом порядке, в разрезе синтетических счетов. Как правило, программы поддерживают формирование следующих стандартных отчетов:

• Журналы – ордера и ведомости по счету;
• Главная книга (обороты счета);
• Оборотная ведомость по счетам;
• Шахматная ведомость.

В системах компьютерного учета  имеется большое разнообразие в  составе, формах и содержании поставляемых регистров аналитического учета:

• Отчет по конкретному аналитическому объекту учета в разрезе всех синтетических счетов, на которых встречается данный объект;
• Отчет о динамике изменения сальдо на счете;
• Отчет об оборотах и остатках по счету на каждую дату периода;
• Отчет об оборотах между объектами аналитического учета одного вида и объектами аналитического учета другого вида.

Каждый из стандартных отчетов – учетных регистров – обычно вызывается пользователем из главного меню системы. С вызыванием отчетом система позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

• Настройку параметров отчета перед его формированием;
• Формирование отчета;
• Просмотр отчета;
• Сохранение отчета в архиве;
• Экспорт отчета в текстовый и табличный процессор;
• Просмотр отчета в том виде, как он будет отпечатан;
• Печать отчета.

Такие процедуры, как формирование, просмотр и печать отчета выполняются любой системой компьютерного учета. Другие процедуры реализуются не всеми системами.

 

 

Глава 2.  Автоматизация учета материалов в ОАО «Алтайэнерго» филиал Южные Электрические Сети.

 

2.1 Организация автоматизированного учета материалов в ОАО «Алтайэнерго» филиал  Южные Электрические сети.

 

ОАО «Алтайэнерго» филиал Южные Электрические сети (ЮЭС) занимаются техническим обслуживанием, ремонтом и модернизацией передаточных устройств, силового оборудования, зданий и транспорта, находящихся  на балансе предприятия.

Бухгалтерский учет в организации  ведется в автоматизированной форме с применением программы «1С: Бухгалтерия». Программа адаптирована к условиям учета данного предприятия. В связи с тем, что ЮЭС является филиалом многие сводные (отчетные) документы не формируются. Например, баланс, отчет о прибылях и убытках и другие.

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов, ПБУ 5/01» , утвержденным приказом Минфина РФ от 9 июня 2001г. №44н.

Согласно положения Учетной  политики ЮЭС единицы бухгалтерского учета МПЗ выбираются таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах с учетом отраслевых особенностей и требований к формированию отчетности по формам РАО «ЕЭС России» (ПЗ раздел 1 ПБУ 5/01); Формирование фактической себестоимости материалов осуществляется с применением счетов 15 и 16. На счете 10 «Материалы» учет ведется по учетным ценам. Принятие к учету материалов, изготовленных собственными силами, отражается по фактической себестоимости (План счетов №94н, раздел 2, счет..); При отпуске материалов в производство и ином выбытии, их оценка производится по средней себестоимости группы однородных МПЗ по местам хранения (1. П.П. 16,18 ПБУ 5/01; 2.План счетов №94н,раздел2).; К МПЗ относятся активы, предназначенные для использования в производственном процессе или, предоставлении услуг (П2. ПБУ 5/01); МПЗ применяются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости приобретения или изготовления (1. П6,13 раздела 2 ПБУ 5/01).