Автоматизация расчетов материалов на примере ОАО «Алтайэнерго» филиал Южные Электрические Сети (ЮЭС).

Аналитический учет МПЗ ведется  оперативно-бухгалтерским (сальдовым) методом, а при небольшом количестве- с применением материального отчета ответственных лиц. (Письмо Минфина СССР от 30апреля 1974г. №103 «Об основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках»).

2.2  Общая характеристика автоматизированной системы учета.

Система программ «1С: Бухгалтерия» - универсальное средство автоматизации всех видов учета на предприятиях и организациях всех отраслей и всех видов собственности. Конфигурируемость как основное свойство системы позволяет настроить прикладную подсистему на автоматизированное ведение учета на практически любом участке бухгалтерского учета. В комплект поставки системы с компонентой «бухгалтерский учет» входит так называемая типовая конфигурация (1С: Бухгалтерия»), представляющая собой готовую настройку для автоматизации учета на тех участках, которые присутствуют в любой коммерческой организации.[14]

 «1С: Бухгалтерия» позволяет  автоматизировать ведения всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы; учет производства продукции; расчеты по заработной плате; другие разделы учета.

При реализации программы использовались гибкие возможности учета: использование нескольких планов счетов одновременно; многоуровневые планы счетов; многомерный аналитический учет; многоуровневый аналитический учет; количественный учет; многовалютный учет по неограниченному числу валют; ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий.

С развитием новых информационных технологий информационная безопасность стала обязательной. Программа «1С: Предприятие» поддерживает и эту функцию. При запуске программа требует ввести пароль.

 При установлении системы « 1С» (программы) требуется регистрация. Это защищает систему от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс её функционирования, от попыток хищения информации, помогает пользователям в плане приобретения лицензионных программ.

Программа «1С: Бухгалтерия» относится к пакетам мини – бухгалтерии, предназначенным для бухгалтерий с малой численностью. Пакеты мини – бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя – непрофессионала. В «1С: Бухгалтерии» довольно удобный пользовательский интерфейс. Путеводитель по конфигурации предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Он позволяет ознакомиться с порядком использования программы по конкретным разделам учета и тут же выполнить необходимые действия. Режим комментирования проведения документов. В процессе автоматического формирования проводок документами программа информирует пользователя о том, почему были сформированы те или иные проводки. Настраиваемые панели инструментов позволяют быстро получить доступ к часто используемым функциям программы. Подробная контекстно – зависимая помощь сообщит о допустимых действиях во всех режимах работы программы. Таким образом, для работы в программе «1С: Бухгалтерия» персонал достаточно владеть знаниями бухгалтерского учета и ориентироваться в программах Microsoft Office, так как их экранные формы во многом похожи.

Программа позволяет  выполнить ввод, хранение и печать любых первичных документов. Средство работы с документами позволяют организовать ввод документов, их производственное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. «1С: Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за производственный период, в различных разделах с необходимой степенью детализации.

«1С: Бухгалтерия» является готовым решением, позволяющим  вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, «1С: Бухгалтерия» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит конфигуратор, который позволяет настраивать систему на различные виды учета и реализовать любую методологию учета; редактировать свойства справочников; создавать новые справочники производственной структуры настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации; редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры; изменять экранные и печатные формы документов; создавать новые журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам; редактировать формы стандартных отчетов; создавать любые документальные отчеты и процедуры обработки информации.

«1С: Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы «1С: Предприятие» и содержит разнообразные средства для связи с другими программами: возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

«1С: Бухгалтерия» поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и ODE. Использование этих средств позволяет: управлять работой других программ, и используя встроенный язык (Microsoft Excel); получать доступ к данным «1С: Бухгалтерия» из других программ; вставлять в документы и отчеты «1С: Бухгалтерии» объекты, созданные другими программами; размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Для предприятий  с различным количеством совершаемых  хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С: Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия, версия для SQL (клиент – сервер).

При изменении  законодательства и методологии  учета выпускаются обновления конфигурации, которые бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей. Режим обновления позволяет загрузить новые возможности без потери введенных пользователем данных.

Для внедрения и адаптации программы  «1С: Бухгалтерия» следует произвести следующие затраты: приобретение компьютера Intel P4, Celeron 2000, память  DDR 25B Mb400MNz, винчестер- 40,8Gb Seadate, CD привод CDD 50*ASUS- цена 10550 рублей; монитор 17 «PlusMP765 1024*768@85, плоский экран- цена 4300 рублей; принтер лазерный Canon LBP -1120 Printer, A4,10 ppm, boodpi, USB- цена 5900 рублей; установка и настройка приложения «1С: Бухгалтерия» - цена 900 рублей. Итого предприятию следует произвести затрат в размере 25950 рублей.

2.3 Настройка системы  и разработка классификаторов  и справочников.

При первоначальном запуске программы «1С: Бухгалтерия» требуется произвести первоначальную настройку.

В первую очередь вводятся сведения об организации (Сервис-Сведения об организации). Экранная форма обработки включает несколько закладок. На закладке «Организация» указывается: дата государственной регистрации, краткое и полное наименование организации, юридический и почтовый адрес, телефоны. На закладке «Коды» указываются ИНН и код причины поставки на Налоговый учет (КПП), основной государственный регистрационный номер организации в реестре налогоплательщиков (ОГРН), наименование основного вида деятельности и его код по ОКВЭД, код ОКПО, код и наименование организационно-правовой формы (ОКОПФ) и формы собственности (ОКФС), территориальные условия (если организация производит доплату к заработной плате по районным коэффициентам). На закладке «Банк» указываются банковские реквизиты организации. На закладке «ИМНС»указываются реквизиты свидетельства о постановке организации на налоговый учет, наименование и код налогового органа, в который предоставляется отчетность. Закладку «Налоги» заполняют организации, переведенные на уплату налога на вмененный доход по отдельным видам деятельности, имеющие льготы по ЕСН, а также освобожденные от обязанностей налогоплательщика по НДС. Закладка «Ответственные лица» предназначена для ввода сведений о руководителе, главном бухгалтере и кассире организации.

Затем определяется учетная политика организации. К элементам учетной политики, определяющим порядок автоматизированного ведения бухгалтерского учета относятся:

• момент определения налоговой базы по налогу на добавленную стоимость (НДС);
• база распределения общепроизводственных расходов;
• порядок признания общехозяйственных расходов и т.д.

Для описания отдельных элементов  учетной политики организации предназначена  обработка «Учетная политика» (меню «Сервис»- пуск «Учетная политика»).[13]

Все объекты бухгалтерского учета  и их свойства описываются в справочниках. Справочники в программе бывают двух видов: иерархические и простые. Иерархические справочники позволяют разбивать элемент на группы и подгруппы, а простые-нет. Все справочники объектов учета и аналитические справочники имеют иерархическую структуру. Так как с помощью этих справочников в программе организован аналитический учет, а по каждой группе можно получить дополнительную аналитику.

Справочники можно вызвать через  меню пункт «Справочники» или  кнопкой на панели. Для учета материальных ценностей используются следующие справочники: Материалы, Места хранения МПЗ, Контрагенты, Сотрудники, Единицы измерения, Валюта, Банковские счета.

В справочнике «Материалы» реквизит «Вид материала» задает счет учета  материала. Заказом новой строки в диалоговом окне «Сведения о материале»вводится наименование материала, единица измерения (из справочника « Единицы измерений», цена, вид материала.[15]

Справочник «Места хранения МПЗ» предназначен для ведения списка мест хранения материально-производственных запасов  и используется при выписке первичных документов и для ведения аналитического учета на счетах: 10 «Материалы»; 07 «Оборудование к установке»; 21 « Полуфабрикаты собственного производства»; 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 002 «Товарно-материальные ценности, принятые в переработку» и 006 «Бланки строгой отчетности». Справочник организован в виде списка мест хранения. Каждый элемент характеризуется кодом, наименованием места хранения (склада) и материально-ответственным лицом. В реквизите «Наименование» указываются наименование места хранения: склада, открытой территории, торговой точки и кладовой и т.д.[11]

В справочнике «Контрагенты» хранится информация о юридических и физических лицах. Он имеет два подчиненных справочника: «Договоры» и «Расчетные счета». Каждый контрагент может иметь несколько договоров с организацией, число их заранее не определено, отсюда и необходимость дополнительного, зависимого от контрагента справочника. Аналогичным образом дело обстоит с расчетными счетами, их может быть несколько у контрагентов, возможно в разных банках. В окне справочника «Контрагенты» есть две соответствующие кнопки для доступа к подчиненным справочникам: Договоры и Расчетные счета. Доступ к этим справочникам возможен также по нажатию кнопки Подчиненный справочник на панели инструментов, а также из карточки контрагента.

Справочник «Сотрудники» - самый  сложный, его диалоговое окно имеет пять страниц и до 13 периодических реквизитов. Вводить информацию о сотруднике можно обычным способом и через приказ с помощью кнопки «Новый приказ». Реквизиты справочника: табельный номер, ФИО работника, подразделение и др.

При первом запуске программы «1С: Бухгалтерия» справочник «Единицы измерения» автоматически заполняется согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения ОК 015-94(ОКЕИ) (утвержден постановлением Госстандарта РФ №366 26 декабря 1994г.). Справочник «Единицы измерения» один из немногих справочников программы, где код надо задавать пользователю. При отсутствии необходимых единиц измерения их можно ввести в справочник самостоятельно.

Справочник «Банковские счета» содержит информацию о счетах самого предприятия.

Так же производится установка параметров функционирования системы и расчетного периода: эти параметры задаются в диалоговом окне «Настройка параметров системы», вызываемом из меню Сервис-Параметры. После «Рабочая дата» на вкладке «Общие» предназначено для автоподстановки даты при создании новых документов, а также для записи в историю изменений периодических реквизитов.

Раскрывающийся список «Режим открытия объектов» устанавливает, как будут  открываться документы или элементы справочником двойным щелчком или  при нажатии кнопки «Enter» (Режим «Редактирования, Просмотр»). Раскрывающийся список «Режим удаления объектов» определяет сквозной контроль удаленных объектов (режимы «Памятка на удаление, Разрешить непосредственное удаление» и др.).

На вкладке «Журналы» задается режим работы с журналами. В программе употребляется термин «интервал видимости журнала», который означает промежуток времени, за который будут отобраны документы в журнал. Остальные документы не исчезнут безвозвратно, они появятся при изменении  интервала видимости. Интервал видимости задается двумя группами параметров: «Начало интервала» и «Конец интервала».

На вкладке «Бухгалтерские итоги» задается автоподстановка в диалоговые окна формирования бухгалтерских отчетов. Бухгалтеру для оперативной работы необходимо получать отчеты за определенный период. Этот период задается на указанной  вкладке.

Для определение расчетного периода  необходимо открыть пункт меню «Операций»- «Управление оперативными итогами».

  Настройка плана счетов производится через пункт меню «Операции» - «План счетов». В компьютерной бухгалтерии синтетический учет материальных ценностей ведется на балансовых счетах: 10 «Материалы»; 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»; 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

В рассматриваемом предприятию  к счету 10 «Материалы» открыты  следующие субсчета:

10.01- Сырье и материалы;