Автоматизация расчетов материалов на примере ОАО «Алтайэнерго» филиал Южные Электрические Сети (ЮЭС).

10.02- Покупные полуфабрикаты и  комплектующие изделия, конструкции и детали;

10.04- Тара и тарные материалы;

10.05- Запасные части;

10.06- Прочие материалы;

10.08- Строительные материалы;

10.09- Инвентарь и хозяйственные  принадлежности;

10.09.01- Инвентарь и хозяйственные  принадлежности, поступившие до 01.01.03г.;

10.09.02- Инвентарь и хозяйственные принадлежности, поступившие после 01.01.03г.;

10.11- Материалы, переданные подрядчикам;

10.13- Специальная оснастка и специальная  одежда на складе;

10.14- Специальная оснастка и специальная  одежда в эксплуатации.

Аналитический учет ведется в двух независимых разделах: номенклатуры материалов («Материалы») и мест хранения («Места хранения»). Для субконто «Материалы» установлены два признака: «Учет по сумме» и «Учет по количеству», в то время как для субконто «Места хранения» установлен только  «Учет по количеству».

При поступлении материалов в организации  используются счета 15 «Заготовление  и приобретение материалов» и 16 «Отклонения  в стоимости материальных ценностей». При поступлении материалов делается запись Дт10-Кт15 на стоимость фактически поступивших МПЗ. Отклонения фактической стоимости приобретенных МПЗ от стоимости в учетных ценах, списывается со счета 15 на счет 16.

Счет 19 «Налог на добавленную стоимость  по приобретенным ценностям»предназначен для обобщения информации об уплаченных организацией суммах налога на добавленную стоимость по приобретенным ценностям.[15]

Окно плана счетов используется в различных режимах программы  для выбора счета из списка. Для  сохранения целостности работы всей системы ряд счетов и субсчетов, введенных на этапе конфигурирования системы, практически недоступны для редактирования.[5]

Технология электронной обработки  задач - совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

В филиале Южные Электрические  сети используются современные компьютерные информационные технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Децентрализованные технологии не имеют централизованного автоматизированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей средствами коммуникации, для обмена данными между узлами сети.

Схема технологического процесса

Начальный этап

Сбор и регистрация первичных  документов вручную и автоматически

Подготовительный этап

-Подготовка       программы и информационной базы к работе -Ввод справочных данных  предприятия -Корректировка плана  счетов и типовых проводок -Заполнение справочников -Ввод остатков по  счетам -Установление расчетного периода

Основной этап

-Получение различных отчетных  форм -архивация данных на машинных  носителях -формирование информации для передачи на другие АРМ

 

Для современного этапа компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ (АРМ учета материалов), формируется информация, которая в последствии объединяется  головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности.

Как уже было сказано в главе 2.3 «Настройка системы и разработка классификаторов и справочников» для учета материалов, используемых организацией в своей хозяйственной деятельности, предназначен справочник «Материалы». В справочник вводится номенклатура конкретных материалов. Для удобства поиска отдельные материалы могут быть объединены в группу по видам материалов.

Для просмотра введенных документов, связанных с учетом материалов, используется журнал «Учет материалов и готовой продукции».

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском МЦ в хозяйстве оформляются первичными документами. Снабжение организации МЦ в основном осуществляется со стороны. Для получения материалов у поставщика сотруднику организации выписывается доверенность (форма №М-2 и №М-2а),которая дает право получать МЦ. С помощью документа «Поступление материалов» в учете отражается фактическое поступление материалов от поставщика по ценностям указанным в сопроводительных документах. Основным документом на оприходование материалов  является счет – фактура. На основании счет - фактур выписывают приходный ордер (форма № М – 4) (Приложение1). Полученные материалы, поступившие на центральный склад (МОЛ – Корголина Г.Н.). На основании «требования – накладной» (форма № М – 11). На центральный склад приходуются МЦ, что тоже подтверждается приходным ордером и передаётся в пользование в структурное подразделение т.е. при помощи требования – накладной можно проводить операции перемещения материалов со склада на склад, а также отпуска материалов со склада для использования внутри организации на производственные и непроизводственные нужды (Приложение2). Все приходные документы составляются в день поступления МЦ.

Расходные документы отражают отпуск материалов. Основными первичными документами на отпуск материалов на сторону составляется накладная и счет – фактура (выданный). Израсходованные МЦ списываются по акту на списание, получение и использование в производстве ТМЦ.(Приложение 13).

Для получения синтетической информации по движению материалов в организации используется стандартный отчет журнал – ордер и ведомость по счету. Для получения аналитической информации об остатках на начало и конец установленного периода на счете 10 «Материалы» в количественном и суммовом измерителе используют отчет «Оборотно  - сальдовая ведомость по счету» (Приложение3). Для учета малоценных и быстропортещихся предметов  используется сводный документ «Карточка учета малоценных и быстропортящихся предметов» (Приложение 4).

В организации за установленный  период формируют оборотно – сальдовую ведомость, данный документ необходим для получения информации о каждом счете, а именно об остатках на начало и конец периода и об оборотах по дебету и кредиту за определенный период.(Приложение 14).

Для того, чтобы получить все проводки по счету 10 по конкретным значениям объекта – наименованию материалов, организации, поставщику и т.д., формируют отчет «Карточка счета». (Приложение6 )

В организации с целью сохранности  ТМЦ раз в год проводят инвентаризацию. Перед проведением инвентаризации составляется приказ о проведения инвентаризации (форма № ИНВ – 22) и создается специальная комиссия (Приложение7). На основании данных о проведении инвентаризации составляется инвентаризационная опись ТМЦ (форма № ИНВ – 3), где происходит сверка фактического наличия имущества в натуре и данных бухгалтерского учета (Приложение 8).

Если в процессе инвентаризации выявляются расхождения, то в этом случае используют документы: сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ – 19) и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ – 26) (Приложении 9,10).

Автоматизированная обработка  позволяет составлять различные  сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким – либо признакам (по подразделениям, видам материалов, местам хранения, контрагентам, сотрудникам и т.д.).

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных признаков условными  обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машины.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе её в вычислительную систему и передача по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов – признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Бухгалтерская отчетность, представляющая интерес для специалистов при составлении планов, прогнозов, нормативов, вносится в архив. Заархированные данные на машинных носителях занимают меньше «места», не перегружают систему ПК, могут быть изменены в любой момент времени.

 

 
Для отражения операции с материальными ценностями в состав типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия» включен широкий спектр документов. Ниже приведена схема документооборота.

Первичными по учету материалов являются документы на поступление, перемещения и отгрузку материалов на сторону.

Для отражения операций, связанных  с формированием поступления  материалов в типовой конфигурации предназначен документ «Поступление материалов». В шапке документа указывается номер приходного ордера, дата, поставщик, договор и склад на который принимается материалы (Приложение11).

Реквизит «Поставщик» заполняется  выбором поставщика материалов из справочника  «Контрагенты». Для выбора поставщика из справочника его нужно выделить курсором в форме списка и дважды щелкнуть мышью.

В реквизите «Договор» следует  указать полученный от поставщика счет на оплату или договору.

В реквизите «Склад» выбором из справочника «Места хранения МПЗ» указывается склад, на который принимаются материалы.

В табличную часть документа  переносится информация из счет – фактуры поставщика. Здесь указывается наименование материала;  количество, цена за единицу, сумма без налога или с налогом, суммы налогов. Общая сумма вычисляется автоматически в зависимости от выбранного варианта расчета налогов.

Для заполнения табличной части  используется справочник «Материалы». Форма списка этого справочника выдается на экран при вводе в табличную часть новой строки (п. «Новая строка» меню «Действия). Если поступают материалы, инфляция о которых в справочнике отсутствует, то новый материал нужно сначала описать, открыв форму элемента справочника «Материала» (п. «Новый» меню «Действия»), а после сохранения нового элемента выбрать его в форме списка, дважды щелкнув мышью.

В реквизите «НДС» указывается  сумма НДС, подлежащая уплате поставщику по конкретному материалу. Она указывается в соответствии с документами поставщика.

При поступлении в организацию  материалов оформляется приходный  ордер по типовой межотраслевой  форме № М – 4. Чтобы его  сформировать и распечатать, нужно нажать на кнопку «Печать».

После заполнения экранной формы нужно  нажать кнопку «ОК». При проведении документа автоматически формируются  проводки.

По мере необходимости материалы  передаются в производство. Отпуск материалов со склада производится по требованию – накладной. Для этого в типовой конфигурации предусмотрен документ «Передача материалов в производство» (меню «Документы – учет материалов и готовой продукции – передача материалов в производство»).

В шапке документа указывается, с какого склада отпускаются материалы, и на какой счет списывается стоимость материалов при проведении документа.

Заполнение табличной части  требования – накладной может  выполняться двумя способами: обычным вводом новой строки, либо способом множественного подбора материалов непосредственно из справочника «Материалы» с использованием кнопки «Подбор».

В графе «Затребовано» указывается  количество затребованного материала, а в графе «Отпущено» - количество фактически отпущенного материала. Значение первой  графы используется для заполнения печатной формы, а второй – для формирования бухгалтерских проводок.

Кнопка «Печать» позволяет сформировать и распечатать документ «требование – накладная» по типовой форме М-11. Сохранение и проведение документа осуществляется после нажатия кнопки «ОК».

Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада. Для проведения ранее сохраненного документа «Передача материалов в производство» его следует найти в журнале «Учет материалов и готовой продукции», перейти в режиме редактирования (дважды щелкнуть мышью на документе), проверить правильность заполнения графы «Отпущено» и сохранить документ с проведением. При проведении будут сформированы проводки по кредиту счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом, указанным в шапке документа.

Для перемещения материалов из одного места хранения в другое используется так же документ «Перемещение материалов». В этом случае в экранной форме выбирается вид перемещение «Складское перемещение», указывается склад – источник и склад – приемник, наименование и количество перемещенных материалов.

Для отражения операций по отпуску  материалов на сторону в типовой  конфигурации предусмотрен документ, который называется «Отгрузка материалов на сторону».

В шапке документа необходимо указать следующие реквизиты: номер и дату оформления накладной; склад, с которого отпускаются материалы; покупатель и документ – основание расчетов.

Если продажа материалов подлежит обложению налогом с продаж, следует  включить флажок «Учитывать налог с продаж». Ставку налога можно установить в соседнем поле выбором значения из справочника «Ставка налога с продаж» (меню: справочники – налог – справочники налога с продаж).