Бюджет учета и отчетности

1.Учет расчетов  с поставщиками и подрядчиками.

Поставщики  и подрядчики – это организации, поставляющие сырьё, материалы и  другие товарно–материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и др.) и выполняющие разные работы (капитальный и текущий ремонт основных средств и др.). К поставщикам относят организации, осуществляющих поставку производственных ресурсов и товаров, выполнение работ и оказание услуг, а к подрядчикам – осуществляющих строительно–монтажные и ремонтные работы.

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляют после отгрузки им товарно–материальных ценностей, выполнения работ или  оказания услуг либо одновременно с  ними с согласия предприятия или  по его поручению. Без согласия организации в без акцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду, тепловую и электрическую энергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефонов, почтово–телеграфные услуги.

В настоящее время организации  сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги. В Положении о безналичных  расчётах в РФ предложена новая форма  расчётов, основанная на использовании  выписываемого поставщиком платёжного требования–поручения. Оно принимается банком покупателя к исполнению только при наличии средств на расчётном счёте покупателя и при его письменном согласии оплатить полностью или частично платёжное требование–поручение.

При этой форме расчётов поставщик на отгруженную продукцию оформляет платёжное требование–поручение и пересылает его плательщику, который, ознакомившись с ним, принимает решение об оплате. Приняв решение оплатить, плательщик подписывает его, скрепляет подписи печатью и сдаёт в свой банк. Банк плательщика списывает деньги с его расчётного счёта и переводит их в банк поставщика для зачисления на счёт поставщика.

Бухгалтерские записи списанных и  зачисленных сумм производятся на основании выписок банка с расчётного счёта.

Сумму НДС поставщики и подрядчики включают в счета на оплату и отражают у покупателя по дебету счёта 19 и кредиту счёта 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретённые ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражают по дебету счетов учёта затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции) и кредиту счёта 60.

Погашение задолженности перед  поставщиками отражают по дебету счёта 60 и кредиту счетов учёта денежных средств (50, 51, 52, 55) или кредитов банка (90, 92). Порядок бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчётов.

Под дебиторской задолженностью понимают задолженность организаций, работников и физических лиц данной организации (задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчётных лиц за выданные им под отчёт денежные суммы и др.). Организации и лица, которые являются должниками данной организации, называются дебиторами.

Кредиторской называют задолженность  данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. У предприятий систематически складываются расчётные отношения с покупателями и поставщиками, с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетными и другими платежами.  
       Средства, отвлекаемые в расчёты, отражаются в активе баланса в статьях: товары отгруженные и сданные работы по переданным в банк на  инкассо расчётным документам, сроки оплаты которых не наступили; товары отгруженные и сданные работы по расчётным документам, не оплаченным в срок покупателями и заказчиками, и по документам, не переданным в банк в установленный срок на инкассо в обеспечении ссуд; товары на ответственном хранении у покупателей ввиду отказа от акцепта, дебиторская задолженность.

В анализе важное место занимает анализ дебиторской и кредиторской задолженности, под которой подразумевается  не только задолженность поставщикам, но и кредиты, займы, расчёты с бюджетом и прочие пассивы. Большое значение имеет анализ задолженности в разрезе сроков погашения обязательств. Как правило, при этом задолженность делится на две большие группы: долгосрочную и краткосрочную.

Такое деление важно при анализе  ликвидности, главной целью которого является выявление способности предприятия погасить свои обязательства. Одним из главных инструментов анализа ликвидности является вычисление ряда коэффициентов ликвидности: абсолютной, быстрой, общей (коэффициент покрытия).

Деление дебиторской задолженности  на долгосрочную и краткосрочную, важно  при анализе активов предприятия  и их оборачиваемости. Удельный вес  оборотных активов предприятия (отношение  оборотных активов к общей  сумме активов) показывает, какую  долю своих активов предприятие использует в производственном обороте. Коэффициенты оборачиваемости (отношение определённых видов активов к выручке за период) показывают, сколько раз определённые виды активов прошли через производственный оборот.

Таким образом, чисто методологический вопрос деления задолженности на долгосрочную и краткосрочную, очень важен для анализа. Общепринятой границей между долгосрочной и краткосрочной задолженностью является срок погашения через один год. Ниже этого порога задолженность считается краткосрочной, выше – долгосрочной. Такое деление для целей составления бухгалтерской задолженности закреплено Положением о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ от 27.12.94 с последующими изменениями и дополнениями, а также рядом других нормативных актов Минфина Российской Федерации.

Для анализа долгосрочной задолженности  используется дисконтирование денежных потоков. Дисконтирование позволяет  учитывать временную стоимость  денежных средств, то есть возможность  их краткосрочного использования. Краткосрочные  текущие планы составляют без дисконтирования, то есть по номиналу, полагая, что искажением данных в этом случае можно пренебречь.

Анализируя просроченную задолженность  заказчиков, прежде всего определяют дату её возникновения. Далее определяется эффективность мер, принимаемых поставщиками для ускорения полученных средств.

При оценке просроченной задолженности  следует иметь в виду, что у  поставщика может числиться кредиторская задолженность своему покупателю –  плательщику (частично взыскание с  него платежа). На эту сумму нужно уменьшить размер задолженности.

При анализе прочей дебиторской  задолженности необходимо иметь  в виду, что относящиеся к ней  суммы учитываются на различных  статьях баланса. Анализируя прочую дебиторскую задолженность, следует  рассмотреть те суммы, которые относятся к задолженности за подотчётными лицами по выданным им денежным средствами. При анализе рассматривается давность аванса, выявляются случаи длительного разрыва во времени между получением аванса и их расходованием. Нормальной можно считать задолженность, по которой ещё не истёк срок представления отчётов о расходовании средств.

Задолженность рабочих и служащих за квартплату и коммунальные услуги анализируется путём выяснения  просроченных платежей и рассмотрения мер, принимаемых предприятием к их погашению.

В анализе прочих дебиторов находит  отражение своевременность платежей рабочих и служащих за товары, приобретённые  в кредит. Просроченная задолженность  обычно выделяется в балансе отдельной  статьёй. В пассиве баланса источником покрытия такой задолженности являются ссуды банка, полученных на оплату товаров и материалов, проданных в кредит. Если из–за несвоевременного  погашения рабочими и служащими кредита  из задолженность предприятию превышает имеющуюся  у предприятия ссуду банка, сумма превышенная рассматривается как дебиторская задолженность. Анализ дебиторской задолженности должен также показать, как осуществляются расчёты по возмещению материального ущерба, начисленного возникшими недостачами и хищением ценностей, в том числе и по искам, предъявленным по взысканию через суд, а также суммы, присуждённые судом, но не взысканные. При анализе выявляют, своевременно ли предъявляются документы в судебно–следственные органы для возмещения ущерба.

Состояние кредиторской задолженности  характеризует расчётные взаимоотношения с поставщиками, бюджетом, рабочими и служащими. При проверке сумм, относящимся к поставщикам акцептованным расчётным документам и неотфактурованным поставкам, следует иметь в виду, что их величина во многом зависит от равномерности и объёма поставок в конце отчётного периода, применяемых форм и порядка расчётов и т.д.

У ряда предприятий значительная часть  кредиторской задолженности относится  к просроченной задолженности поставщика.

При анализе причин финансовых затруднений рекомендуется детально рассмотреть факторы, оказавшие влияние на сохранение собственных оборотных средств, накопления сверхнормативных оборотных остатков товарно–материальных ценностей и возникновение дебиторской задолженности. Учет расчётов с поставщиками и подрядчиками осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129–ФЗ.

Методологические основы организации учета расчетов с  поставщиками разработаны в соответствии Гражданским кодексом РФ, принятым Государственной Думой 15.05.2001 г., Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ от 29.07.98 г., № 34н, Положением от 06.07.99 г., № 43н о бухгалтерском учете организации, ПБУ 4/99, Планом счетов бухгалтерского учета финансово–хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н; Положением по бухгалтерскому учету «Доходы организации», ПБУ 9/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н. (в ред. от 30.03.2001 г.); Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации», ПБУ 10/99, утвержденным приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 33н (в ред. От 30.03.2001 г.); Положением по бухгалтерскому учету от 09.11.98 № 60н «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), утвержденным Приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 9 декабря 1998 года. 

Бартерная операция является договором мены, действие которого регулируется Гражданским Кодексом РФ (2, гл. 31).

С 1 января 2002 года выручка  определяется в соответствии с п. 6.3 ПБУ 9/99.

Официальным документом, определяющим порядок учета товарообменных операций, является письмо Минфина  РФ от 30.10.92 г. №16–05/4 «О порядке отражения  в бухгалтерском учете товарообменных операций, или операций осуществляемых на бартерной основе».

Проверка по счетам расчетов должна осуществляться по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг); правильность оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности; полнота оприходования и списания полученных ценностей. При проверке следует обратить внимание на следующее: имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления; при наличии дебиторской и кредиторской задолженности необходимо установить дату возникновения и причину образования; имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности, принимаются ли меры к ее взысканию. При этом следует иметь в виду, что к важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы договора, полнота и своевременность исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне зависимости от срока договора. Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодексом РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, в соответствии с Гражданским кодексом РФ являются ничтожными. Установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы или оказанные услуги). Установлено также, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров (выполнения работ, оказания услуг). Суммы неистребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием–должником товаров (выполнения работ, оказания услуг) как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия–кредитора, за исключением случаев когда в его действиях отсутствует умысел; при поступлении товарно–материальных ценностей, на которые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), необходимо проверить, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков, и не числится ли стоимость этих ценностей как дебиторская задолженность;  
проводилась ли инвентаризация расчетов. Посмотреть ее результаты, а в необходимых случаях провести встречную проверку расчетов;  
полнота оприходования материальных ценностей; правильность установления цен на материальные ценности, соответствуют ли они ценам, указанным в договорах поставки; правильность списания затрат с кредита расчетов с дебиторами и кредиторами на себестоимость продукции (работ, услуг); (правильность списания задолженности с истекшим сроком исковой давности.  
           Согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по решению руководителя предприятия и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов, либо на результаты хозяйственной деятельности, если в период предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались или на уменьшение финансирования (фондов). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым исковая давность истекла, подлежат отнесению на результаты хозяйственной деятельности или на увеличение финансирования (фондов); правильность отражения операций при оплате векселями; предъявлялись ли претензии поставщикам и подрядчикам в случае несоответствия цен и тарифов, обусловленных договорами, а также при выявлении арифметических ошибок в счетах; при обнаружении несоответствия качества стандартам или техническим условиям; за недостачу груза в пути сверх норм естественной убыли; при проверке расчетов с подрядчиками следует установить: обеспечены ли объекты источником финансирования; имеется ли проектно–сметная документация на строящиеся объекты; нет ли приписок объемов выполненных работ; правильность ведения аналитического и синтетического учета по счетам 60 “Расчеты с дебиторами и кредиторами”; соответствие данных журналов–ордеров №6, 8 по этим счетам данным, указанным в главной книге и балансе; правильность составления бухгалтерских проводок по счетам расчетов.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и  комплектности и его документального  оформления регулируются действующими техническими условиями поставки, договорами купли–продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными  документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товаротранспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом–фактурой). Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д.

Товарно–транспортную  накладную выписывают при доставке товаров автомобильными транспортном. Товарно–транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно–транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Счет фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет–фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для оплаты поступающих  товаров может быть использован  счет, содержание которого аналогично счету–фактуре. Счет выписывается поставщиком  на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Оприходование поступивших товаров оформляется путем наложения штампа на сопроводительном документе: товарно–транспортной накладной, счете–фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество или качество поступивших товаров.