Бюджет учета и отчетности

Если товары получает материально–ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно–материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

Порядок приемки товаров  и ее документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительными документами (наличие или отсутствие) и т.д.

Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности, если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и  качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет–фактура, товарно–транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или  отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии).

При закупке товара или  его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата поставщику могут быть различными и оговариваются в договоре поставки.

После проверки, приемки  и таксировки, принятых от материально  ответственных лиц отчетов о  движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в «Журнале поступления товаров», бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.

Регистром для учета  расчетов с поставщиками и подрядчиками является журнал–ордер № 6, в котором  совмещается синтетический учет с аналитическим.

Журнал–ордер № 6 открывается  на первое число каждого месяца незаконченными расчетами:

1) по акцептованным  платежным документам, срок оплаты  которых не наступил, или просроченным  – материалы поступили (сальдо  на начало месяца по счету 60);

2) по акцептованным  платежным документам оплаченным  – материалы не поступили (справочно  – «За не прибывший груз»,  сальдо нет);

3) сальдо на начало  месяца по неотфактурованным  поставкам (материалы поступили,  а платежные документы для их оплаты не поступили).

Журнал–ордер ведется  линейно–позиционным способом, что  позволяет судить о состоянии  расчетов с каждым платежным документом каждого поставщика: акцепт и оплата платежных документов, фактическое  поступление материалов, неотфактурованные поставки, сумма материалов, находящихся в пути, расчет претензий за некачественную или неполную поставку и другое.

При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт, акт о приемке материалов, в которых определяется причина  недостачи, ее величина, как в количестве, так и в сумме, выносится решение о погашении возникшей недостачи. Это дает возможность предъявить претензию к виновной организации и составить ее расчет: стоимость недостающего имущества, транспортные и другие расходы. Сумма претензии относится на счет 76 субсчет “Расчеты по претензиям” и записывается в журнал–ордер № 6 по соответствующей позиции.

Излишне поступившие  материалы оформляются актами и  отражаются в журнале–ордере № 6 (как  неотфактурованные поставки) и ведомости № 7.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Первичные  документы, применяемые в бюджетной организации.

Статьей 4 Федерального закона от 21. 11. 1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) установлено, что сфера его действия распространяется на все организации, находящиеся на территории России, а также на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации. Следовательно, бюджетные учреждения обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом № 129-ФЗ.

Как следует из ст. 6 Закона № 129-ФЗ, ответственность за организацию  бухгалтерского учета в бюджетном  учреждении несет его руководитель. Он же своим приказом утверждает принятую учреждением учетную политику (п. 3 ст. 6 Закона № 129-ФЗ).

Некоторые специалисты  полагают, что организации, финансируемые  из бюджета, не должны составлять такого документа, как учетная политика, объясняя это тем, что нормы Положения  по бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации" ПБУ 1/98" (далее - ПБУ 1/98), утвержденного приказом Минфина России от 09. 12. 1998 № 60н, устанавливающие принципы формирования учетной политики для целей бухгалтерского учета, не распространяются на бюджетные учреждения. Однако, по мнению автора, такая точка зрения является ошибочной.

Да, действительно, бюджетники не обязаны применять нормы ПБУ 1/98. Единый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях  установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина  России от 10. 02. 2006 № 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (далее - Инструкция № 25н). Однако Инструкция № 25н, как и бухгалтерские стандарты, применяемые коммерческими организациями, допускает использование нескольких вариантов учета, например списание материальных запасов в учреждении может производиться либо по фактической стоимости каждой единицы, либо по средней фактической стоимости. Кроме того, Инструкция № 25н предусматривает ведение учета и по операциям кассового обслуживания бюджетов, и по операциям исполнения бюджета бюджетными учреждениями. Поэтому организации, финансируемые из бюджета, как и любые другие организации, должны составлять свою учетную политику, утверждаемую руководителем учреждения, тем более что это прямо предусмотрено Законом № 129-ФЗ.

Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются формы первичных учетных документов, применяемых в бюджетном учреждении, а также график документооборота и технология обработки учетной информации. Правила своего документооборота бюджетное учреждение определяет самостоятельно, при этом оно может воспользоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР 29. 07. 1983 № 105 (далее - Положение о документообороте).

В соответствии с п. 5. 1 указанного документа под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания (принятия к учету учреждением от других организаций), обработки и передачи в архив.

В соответствии с требованиями п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ любая хозяйственная операция, осуществляемая бюджетным учреждением, отражается в бюджетном учете на основании первичного бухгалтерского документа.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету  и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Напомним, что бухгалтерское  законодательство допускает использование  следующих первичных документов:

1) первичных бухгалтерских  документов, составленных по форме,  содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации. Как указано в п. 3 Инструкции № 25н, бюджетники используют формы первичных учетных документов, приведенных в приложении № 2 к Инструкции № 25н. Перечень рекомендуемых к использованию регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей содержится в приложении № 3 к Инструкции № 25н;

2) самостоятельно разработанных  учреждением форм первичных документов, в случае отсутствия типовой  унифицированной формы. Самостоятельно  разработанные формы первичных  бухгалтерских документов принимаются учреждением к учету при наличии следующих обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ):

 а) наименование  документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц.

Формы самостоятельно разработанных первичных бухгалтерских документов, как правило, оформляются в виде приложения к учетной политике учреждения.

Первичные учетные документы  составляются учреждением в момент совершения хозяйственной операции, если же это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.

За своевременность  и качественное оформление первичных  учетных документов, достоверность  информации, содержащейся в них, а  также передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском  учете отвечают лица, составившие и подписавшие указанные документы.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  документов, утверждает руководитель бюджетного учреждения по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

График документооборота разрабатывается непосредственно  главным бухгалтером учреждения и утверждается приказом руководителя. Этот документ может представлять собой либо схему движения документов, либо таблицу в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов и передаче их в архив с указанием исполнителей и сроков представления.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документообороте.

Все сотрудники учреждения, выступающие в соответствии с  графиком движения документов исполнителями, должны быть с ним ознакомлены. Как  правило, обязанности по представлению  документов закрепляются либо в должностной инструкции, либо сотруднику "под роспись" вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением сотрудниками графика документооборота осуществляет главный бухгалтер учреждения.

Принятые к учету  первичные документы проверяются  и систематизируются по датам  совершения операций, затем их данные накопительным способом отражаются в регистрах бюджетного учета.

Инструкцией № 25н предусмотрены  следующие регистры бюджетного учета:

1) Журнал операций  по счету "Касса";

2) Журнал операций  с безналичными денежными средствами;

3) Журнал операций  расчетов с подотчетными лицами;

4) Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

5) Журнал операций  расчетов с дебиторами по доходам;

6) Журнал операций  расчетов по оплате труда;

7) Журнал операций  по выбытию и перемещению нефинансовых  активов;

8) Журнал по прочим  операциям;

9) Главная книга.

Формы перечисленных  регистров бюджетного учета вместе с рекомендациями по их заполнению утверждены приказом Минфина России от 23. 09. 2005 № 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

Внесение записей в  перечисленные журналы операций осуществляется по мере совершения операций, причем сделать это нужно в срок не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Записи в журналах операций осуществляются как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.