Бухгалтерский учет и аудит подотчетных сумм и расчетов

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических  лиц в розничной торговле

 

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в  соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· номер кассового аппарата;

· номер и дату выдачи чека;

· стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную  стоимость (далее - НДС).

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в  натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

По мнению автора статьи «Учёт расчётов с подотчётными лицами»: «Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного чека со штампом «оплачено» без чека ККМ приниматься к учёту не должны».

Согласно Инструкции Государственной  налоговой службы РФ от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты НДС» (в редакции последующих изменений и дополнений) суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Исключение - приобретение горюче-смазочных  материалов (далее - ГСМ) за наличный расчёт по чекам автозаправочных станций (далее - АЗС), при этом НДС выделяется по расчётной ставке 18% от стоимости приобретённых материалов, а также некоторые командировочные расходы, которые будут рассмотрены далее.

В бухгалтерском учёте  организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной  торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71 - на сумму  оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 - на сумму  приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее - МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 - на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия  общепроизводственных, общехозяйственных  и прочих расходов.

Все подотчётные суммы  списываются бухгалтерией предприятия  на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы  документов.

При этом аудитором должны быть сопоставлены документы на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.

Аудитору важно обратить внимание на обоснованность записей  по кредиту счёта 71 в корреспонденции  со счетами учёта затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг) без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при её участии) и подтверждающих использование приобретённого в процессе собственного производства.

Такими дополнительными  документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых МБП, акты приёмки  выполненных сторонними организациями  работ (услуг) производственного характера  и т.п.

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два  раза в месяц некоторую сумму  на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих  право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом по предприятию.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана использования  автомобиля.

При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить  отчет о ранее приобретенном  топливе. Данные о приобретенном  за наличный расчет бензине заносятся  в лицевую карточку водителя с  указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается  в бухгалтерию вместе с путевым  листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

Очень часто на практике на небольших  предприятиях сотрудники, эксплуатирующие  автотранспортные средства, не требуют  или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная  операция сопровождается составлением внутреннего акта.

Составление внутренних актов для  списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для  включения этих расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:

· произвести их за счет чистой прибыли  предприятия;

· удержать с получивших деньги сотрудников  подоходный налог;

· удержать с полученной суммы % взносов в Пенсионный фонд РФ;

· начислить % взносов в Пенсионный фонд РФ.

При отражении в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ.

Выделение расчетным путем НДС  со стоимости ГСМ, приобретенных  за наличный расчет, производится и  в том случае, когда сумма НДС  в чеке АЗС не выделена.

Это, пожалуй, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС  не выделяется.

В случае изменения размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при  необходимости Государственной  налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

ПРИМЕР. В авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей  которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС  оплата 20 литров бензина АИ-92 по цене 29,10 рублей за один литр на сумму 582 рублей.

Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом:

1. расчетным путем выделяется сумма НДС

 582*18%=104,76 рублей.

2. расчетным путем исчисляется  стоимость топлива 

582-104,76=98,94 рублей.

В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом (см. табл.1.).

Таблица 1.

Бухгалтерские записи

Содержание операции	Сумма, руб.	Корреспондирующий счет (субсчёт)
Выдано под отчет водителю на приобретение топлива за наличный расчет	582	71	0
Оприходовано топливо в бак  автомобиля	98,94	10/3	1
Налог на добавленную стоимость, выделенный расчетным путем от стоимости  топлива	104,76	19	1

Так как сумма налога на добавленную  стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между  суммами налога, полученными от покупателей  за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные  работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята  к зачету.

Оформление и учет представительских  расходов

 

Как известно, удачно заключенная  сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) представительские расходы, связанные  с коммерческой деятельностью, - это  затраты предприятия по приему и  обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая  иностранных), прибывших для переговоров  с целью установления и поддержания  взаимовыгодного сотрудничества, а  также участников, прибывших на заседания  совета (правления) предприятия и  ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете  и фактические расходы, относимые  на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам.

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств  на представительство, их документального  оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

· Приказов Минфина РФ от 31.12.1999 N 110н, от 06.07.2001 нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:

· оплата питания (в сутки на одного человека) - до 470 рублей;

· оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным  приемом – до 630 рублей:

· буфетное обслуживание во время  переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 25 рублей;

· культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 125 рублей;

· бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации  в день) - до 23 рублей;

· оплата труда переводчика (по счетам организации - в час) - до 100 рублей;

· приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой – до 440 рублей:

· для руководителя делегации- 440 рублей;

· для членов делегации- 230 рублей.»

Разумеется, что при составлении  сметы для других организаций  указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные  организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные  законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет  определен круг лиц, занятых приемом  участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором  следует указывать наименование организации, представители которой  приглашены для переговоров; число  приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны  предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов  в театр, на выставку, в музей и  на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии  оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны  дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские  расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа  руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы  подтверждены документально, то такие  суммы не являются доходом физического  лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым  выступает по отношению к предприятию  как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном  законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию  товарного чека, счета, накладной  на отпуск товара, а также чека кассового  аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а  не со штампом) предприятия.