Бухгалтерский учет и аудит подотчетных сумм и расчетов

Исключением из вышеизложенного правила  могут служить расходы, которые  подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и  т.д.).

В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - выдано под отчёт  на представительские расходы;   Дебет 26 Кредит 71 - списаны представительские расходы по предъявленным документам.

Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, но в данном случае приобретения материальных ценностей (работ, услуг) производится у предприятий  розничной торговли, поэтому НДС  у покупателя к зачёту не принимается  и расчётным путём не выделяется (пункт 19 инструкции Государственной  налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» ).

Подтверждая документально произведённые  представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о  бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

Поэтому не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без  чека ККМ, счёт по проведению официального приёма и т.д.

В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению  в совокупный налогооблагаемый доход  работника на общих основаниях в  соответствии со статьями 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».

Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются  исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражаем на счёте 96

«Расходы будущих периодов»  и в последующих кварталах  данного финансового года производим списание суммы представительских  расходов - Дебет 26 Кредит 96 - в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам  годового баланса затраты по данной статье превышают установленный  норматив, фактическая прибыль для  целей налогообложения увеличивается  на величину такого превышения.

В соответствии с письмом ГНС  РФ от 27.10.98 № ШС-6-02/768 для целей  налогообложения к представительским  расходам относятся затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью  установления и поддержания взаимного  сотрудничества. Суммы налога на добавленную  стоимость, оплаченные по представительским  расходам, относимым на себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета  согласно п. 19 «в» Инструкции Госналогслужбы России от 11.10.95 № 39 « О порядке  начисления и уплаты налога на добавленную  стоимость».

Таким образом, аудитору необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено  «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены  командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены  за счет прибыли предприятия, следует  эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить взносы в Пенсионный фонд.

Рассмотренные ранее направления  расходования подотчётных сумм (закупка  ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ  за наличный расчёт) представитель  предприятия может осуществить  и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого  предприятия; они находятся под  пристальным вниманием налоговых  органов. Поэтому на командировочных  расходах следует остановиться подробнее.

При проверке командировочных расходов аудитор прежде всего должен обратить внимание на следующее:

имеются ли приказы (распоряжения) о  направлении работников в командировку и указывается ли цель командировки;

правильность возмещения командировочных  расходов (суточные, квартирные, стоимость  проезда);

имеется ли командировочное удостоверение  с отметками в месте пребывания в командировке;

правильность и своевременность  составления авансовых отчётов  по командировкам;

наличие оправдательных документов;

полнота и своевременность сдачи  в кассу остатка подотчётной  суммы;

правильно ли исчислен НДС с суммы  командировочных расходов в той  их части, где применяется расчётная  ставка;

правильность исчисления и удержания  подоходного налога с работников с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих  в штате предприятия;

правильность исчисления взносов  во внебюджетные фонды со стоимости  сверхнормативных суточных и других выплат, начисленных в пользу работника.

Отчётность подотчётных лиц

 

Для оформления и учёта служебного задания для направления в  командировку, а также отчёта о  его выполнении применяется унифицированная  форма № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчёт о его выполнении». Служебное задание подписывается  руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый  работник. Затем оно утверждается руководителем организации или  уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания  приказа (распоряжения) о направлении  в командировку по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение  составляется по форме №Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время  прибытия в пункт назначения и  убытия из него).

Работники в последующем должны не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения их из командировки представить авансовый отчёт  в бухгалтерию об израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный  расчёт по ним. Авансовый отчёт подаётся в установленной унифицированной  форме № АО-1 «Авансовый отчёт», проверяется  бухгалтерией и утверждается руководителем  организации. На основании данных, отражённых в авансовом отчёте, бухгалтерия  списывает с подотчётного лица, фактически израсходованные денежные средства.

При зарубежных командировках командировочное  удостоверение не оформляется. Время  фактического пребывания работника  в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о  пересечении государственной границы РФ.

Используя расчётные банковские карты, организации могут осуществлять операции по получению наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ, причём организации могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта (п. 2.6. Положения ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт». Общие правила документооборота при расчётах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление оправдательных документов на бумажном носителе (квитанций банкоматов - слипов). В частности, п. 3.3.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

· Расходы по проезду;

· Расходы по найму жилого помещения;

· Дополнительные расходы, связанные  с проживанием вне места постоянного  жительства (суточные);

· Иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

Для целей бухгалтерского учёта  все виды командировочных расходов для работника коммерческих организаций  не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере  фактических расходов при наличии  подтверждающих документов (проездные  билеты, квитанции об оплате за пользование  постельными принадлежностями в  поезде и т.д.). В соответствии с  ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом организации. Изменения, внесенные  с 1 января 2005г. в ст. 168 ТК РФ, дают возможность  коммерческим организациям возмещать  командировочные расходы своим  работникам в меньшем размере, чем  установленные Правительством РФ для  бюджетных учреждений нормы.

 

Заключение

В процессе своей финансово-хозяйственной  деятельности предприятия и организации  часто производят расчеты наличными  деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как  правило, выдаются под отчет. Поэтому  практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с  подотчетными лицами.

Правильно организованный бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств  и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.