Бухгалтерский учет расчетов с различными дебиторами и кредиторами

Если в течение 3 рабочих  дней ни работник не явился за зарплатой, кассир должен:

- в платежной ведомости  против фамилии лиц, которым  не произведены положенные выплаты,  поставить штамп или сделать  запись: "Депонировано";

- составить реестр депонированных  сумм;

- в платежной ведомости  сделать запись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию  суммах наличных денег, сверить  их с общим итогом по платежной  ведомости и скрепить надпись  своей подписью. Если наличные  деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости  нужно сделать запись: "Деньги  по ведомости выдавал _________" и поставить подпись лица, выдававшего  деньги. Нужно помнить, что согласно  Правилам выдача наличных денег  раздатчиком и кассиром по  одной ведомости запрещается;

- проставить на платежной  ведомости реквизиты расходного  кассового ордера или заполнить  расходный кассовый ордер на  отдельном бланке на общую  сумму выплаченных наличных денег  по платежной ведомости;

- записать фактически  выплаченную сумму наличных денег  в кассовую книгу.

Депонированные суммы  сдаются в банк. На сумму сдаваемых  наличных денег составляется один общий  расходный кассовый ордер.

Расходные кассовые ордера, и платежные ведомости должны быть заполнены бухгалтером (предпринимателем) чернилами или шариковой ручкой фиолетового, синего, черного цвета  или посредством технических  средств. Записи должны быть четкими, исправления  в них не допускаются. Кроме того, никто не отменял правило, согласно которому выдача расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей на руки лицам, получающим наличные деньги, запрещена. Естественно, выдача наличных денег по расходным ордерам должна производиться только в день их составления [8].

В случае депонирования заработной платы бухгалтеру нужно заполнить  реестр невыданной зарплаты (депонированных сумм).

Аналитический учет расчетов в части сумм своевременно не выданной заработной платы ведется в книге  учета депонированной зарплаты.

Книга учета депонированной зарплаты открывается на год. Для  каждого депонента отводится  в ней отдельная строка, в которой  указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма. В дальнейшем в этой строке в графе "Примечание" делается отметка о ее выдаче.

В бухгалтерском учете  депонирование заработной платы  отражается следующим образом:

ДЕБЕТ 70   КРЕДИТ 76 "Расчеты  по депонированным суммам"

– депонирована невыплаченная  заработная плата [26, c. 284].

Для получения депонированной заработной платы работник должен обратиться в бухгалтерию и, если потребуется, написать заявление с просьбой выплатить  ему зарплату, не полученную вовремя.

Выплачивая суммы по депоненту, бухгалтер оформляет расходный  кассовый ордер (в случае если нужно  выдать деньги нескольким лицам, то можно  составить платежную ведомость).

Зарплата, не востребованная работником, учитывается, пока не истечет  срок исковой давности. На сегодняшний  день этот срок равен 3 годам. Затем  невостребованная сумма списывается  на внереализационные доходы на основании  приказа руководителя предприятия. Перед тем, как списать дебиторскую  задолженность, нужно провести инвентаризацию  расчетов.

 

2.5 Совершенствование учета расчетов с дебиторами и кредиторами

 

Каждое предприятие заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся  ему платежей. Во-первых, получение  платежей от дебиторов является одним  из основных источников поступления  средств на предприятие. Во-вторых, наличие просроченной дебиторской  задолженности обуславливает недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты  заработной платы, уплаты налогов и  т.п. В-третьих, замораживание средств в дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала и, соответственно, уменьшению отдачи от его использования.

 Ускорить поступление  платежей позволяет внедрение  приемов управления дебиторской  задолженностью.

Процесс управления дебиторской  задолженностью включает:

1) контроль и анализ  расчетов с дебиторами по отсроченным  или просроченным задолженностям;

2) выбор приемов ускорения  поступления денежных средств  и уменьшения безнадежных долгов;

3) прогноз поступлений  денежных средств от дебиторов  на основе коэффициентов инкассации;

4) оценку возможности  факторинга, то есть продажи дебиторской  задолженности.

Наличие просроченной дебиторской  задолженности является крайне отрицательным моментом, поскольку она замедляет оборот капитала, ухудшает структуру баланса, а главное, увеличивается вероятность невозвращения такой задолженности. Отсюда логичным представляется вывод о необходимости определенных превентивных действий со стороны предприятия, направленных на недопущение увеличения указанного вида задолженности.

Управление дебиторской  задолженностью имеет важное значение, так как сокращение ее размера способствует пополнению оборотного капитала, повышению оборачиваемости. Учет реальных издержек и выгод от принимаемых кредитных решений может использоваться как инструмент расширения продаж и повышения оборачиваемости текущих активов.

Под управлением дебиторской  задолженностью понимается целая совокупность мероприятий:

1)  определение политики  предоставления кредита  и  инкассации для различных групп покупателей и видов продукции;

2)  анализ и ранжирование  покупателей  в зависимости от объемов закупок, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;

3)  контроль расчетов  с дебиторами по отсроченным или просроченным задолженностям;

4)  определение приемов  ускорения востребования долгов и уменьшения безнадежных долгов;

5) задание условий продажи,  обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

Для оптимального управления дебиторской задолженностью могут применяться следующие основные подходы:

• учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности;
• анализ задолженности по видам продукции для определения невыгодных с точки зрения инкассации товаров;
• оценка реальной стоимости существующей дебиторской задолженности и ее уменьшение на сумму безнадежных долгов;
• адекватный контроль отношения дебиторской и кредиторской задолженностей;
• определение конкретных размеров скидок при досрочной оплате;
• применение факторинга (продажи дебиторской задолженности).

Условия расчетов можно выбрать  таким образом, чтобы сделать  раннюю оплату более привлекательной  для покупателей.

Следующим аргументом в пользу предоставления скидок покупателям в случае досрочной  оплаты является тот факт, что предприятие  в данном случае получает возможность  сократить не только объем дебиторской  задолженности, но и объем финансирования, иначе говоря, объем необходимого капитала. Дело в том, что помимо собственно потерь от инфляции, возникающих  в связи с несвоевременностью расчетов с покупателями, предприятие-поставщик несет потери, связанные с необходимостью обслуживания долга, а также с упущенной выгодой возможного использования временно свободных денежных средств.

Если средний срок оплаты дебиторской  задолженности составляет 60 дней, а  предприятие предоставляет покупателям 2 %-ную скидку за оплату в срок не позднее 14 дней, то такая скидка для предприятия будет сопоставима с получением кредита по ставке 15,7 % [2 х 360 : (60 — 14)]. Если предприятие привлекает заемные средства под 24 % годовых, то такие условия будут для него выгодными.

В то же время для покупателя, размещающего средства в депозитах под 14 % годовых, такая скидка также будет привлекательной. Если покупатель будет заранее проинформирован  о том, какой выигрыш он получит  от досрочной оплаты, вполне вероятно, что результатом его решения  будет ускорение расчетов.

Отметим, что для предприятия  сокращение срока оплаты с 3 до 1 месяца в случае предоставления 3 %-ной скидки равносильно получению кредита  на 2 месяца по ставке 18 % годовых [3 х 360 : (90 - 30)].

Для покупателя такие условия должны быть сопоставлены с возможностью размещения временно свободных средств. При  альтернативной возможности размещения средств в депозитах под 14-16 % данный вариант (сокращение срока расчетов) является целесообразным.

Заключительным этапом анализа  оборачиваемости дебиторской задолженности  должна стать оценка соответствия условий  получения и оказания кредита. Как  было выяснено ранее, деятельность любого предприятия связана с приобретением  материалов, продукции, потреблением разного  рода услуг. Если расчеты за продукцию  или оказанные услуги производятся на условиях последующей оплаты, можно  говорить о получении предприятием кредита от своих поставщиков  и подрядчиков. Само предприятие  выступает кредитором своих покупателей  и заказчиков, а также поставщиков  в части выданных им авансов под  предстоящую поставку продукции. Поэтому  от того, насколько сроки предоставленного предприятию кредита соответствуют  общим условиям его производственной и финансовой деятельности (длительности нахождения материалов в запасах, периоду  их преобразования в готовую продукцию, сроку погашения дебиторской  задолженности), зависит финансовое благополучие предприятия.

Следует иметь в виду, что длительность периода погашения дебиторской  и кредиторской задолженности не может оцениваться равнозначно. Период от момента получения продукции (услуг) от поставщиков до перечисления им денежных средств должен сопоставляться с полным временем, необходимым для  однократного оборота средств на предприятии, т. е. длительностью операционного цикла.

С целью максимизации притока  денежных средств предприятие может разработать систему договоров с гибкими условиями сроков и форм оплаты, например:

• предоплата (например, наличие скидки);
• частичная предоплата (сочетает предоплату и продажу в кредит); 
• передача на реализацию (предприятие сохраняет право собственности на товары, пока не будет получена оплата за них);
• выставление промежуточного счета (эффективно при долгосрочных контрактах и обеспечивает регулярный приток денежных средств по мере выполнения отдельных этапов работы);
• банковская гарантия (предполагает, что банк  будет возмещать необходимую сумму в случае неисполнения дебитором своих обязательств);
• система гибкого ценообразования (используется для защиты предприятия от инфляционных убытков).

Подведем итоги.

Каждое предприятие, в  своей хозяйственной деятельности ведет расчеты с внешними и  внутренними контрагентами: поставщиками и покупателями, заказчиками и  подрядчиками, с налоговыми органами, с кредитными организациями, со своими работниками, прочим дебиторам и  кредиторам.

Дебиторская задолженность  всегда отвлекает средства из оборота, препятствует их эффективному использованию, следствием чего является напряженное финансовое состояние предприятия.

Кредиторская задолженность в  определенной мере полезна для предприятия, т.к. позволяет получить во временное  пользование денежные средства принадлежащие  другим организациям.

Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, их размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации. В целях управления дебиторской  и кредиторской задолженностью необходимо проводить их анализ. Анализ дебиторской  и кредиторской задолженности включает комплекс взаимосвязанных вопросов, относящихся к оценке финансового положения предприятия.

Можно выделить несколько  альтернативных вариантов отмеченных превентивных действий: вексель; факторинг; страхование; поручительство; гарантия; банковская гарантия; аккредитив.

Завершая организацию  учета расчетов с разными кредиторами  и дебиторами, разработаем конкретные меры по улучшению организации расчётов:

- меры, направленные на  укрепление договорной дисциплины;

- воздействие на неаккуратных  плательщиков путём применения  аккредитивных форм расчётов  или передачи неоплаченных ценностей  на ответственное хранение;