Бухгалтерский учет

В платежной  ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику  указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к  получению и расписка в получении  суммы.

Начисленные и  выплаченные суммы по расчетам в  межрасчетный период (т.е. по платежным ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом в графе "Сумма к выдаче" против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе "Выплаты в межрасчетный период".

Порядок оформления платежной ведомости аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной  ведомости.

Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько  функций (расчетного документа, платежного документа) и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости  для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике: дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инвалидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

Для расчета  среднего заработка при определении  сумм оплаты за отпуск, компенсации  при увольнении и в других случаях  в соответствии с действующим  законодательством применяется  записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Записка-расчет составляется на каждого работника  учреждения. В ней указываются  период, на который предоставляется  отпуск, количество расчетных дней основного и дополнительного отпуска, заработная плата по месяцам с указанием отработанных дней, заработная плата по видам источников, средний месячный и дневной заработок, сумма за отпуск за текущий и будущий месяцы, удержания из заработной платы и выплаченная заработная плата.

Сведения о  виде отпуска, дате начала и конца  отпуска, его продолжительности, периоде, за который предоставляется отпуск, заполняются на основании приказа. Номер записки-расчета соответствует  номеру приказа, являющемуся основанием для предоставления отпуска. Таблица "Заработная плата по месяцам" заполняется на основании карточки-справки. Данная таблица заполняется, если расчетный период при исчислении среднего заработка составляет 12 месяцев (например, оплата за время обучения на курсах повышения квалификации).

Синтетический учет расчетов по оплате труда и  стипендиям

Синтетический учет расчетов с работниками по заработной плате, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и другим выплатам, предусмотренным действующим  законодательством, расчетов со студентами, аспирантами и учащимися по стипендиям осуществляют на следующих аналитических счетах счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками":

030201000 "Расчеты  по заработной плате";

030202000 "Расчеты  по прочим выплатам";

030203000 "Расчеты по начислениям на оплату труда";

030204000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по оплате услуг связи";

030205000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по оплате транспортных услуг";

030206000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по оплате коммунальных услуг";

030207000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по оплате арендной платы за  пользование имуществом";

030208000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками  по оплате услуг по содержанию  имущества";

030209000 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";

030215000 "Расчеты  по пенсиям, пособиям и выплатам  по пенсионному, социальному и  медицинскому страхованию населения";

030216000 "Расчеты  по пособиям по социальной  помощи населению";

030217000 "Расчеты  по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";

030218000 "Расчеты  по прочим расходам".

Начисленные суммы  заработной платы, денежного довольствия, стипендий, пенсий и иных выплат, сумм оплаты труда лицам, не состоявшим в  штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, относят на уменьшение финансового результата текущей деятельности учреждения (счет 040101000) или увеличение затрат в объекты нефинансовых активов (счет 010600000). Начисленные работникам учреждений суммы указанных выплат отражаются по кредиту соответствующих счетов счета 030200000. Удержания из начисленных сумм и выплаты причитающихся сумм работникам учитывают по дебету соответствующих счетов счета 030200000.

Суммы начисленной  заработной платы отражаются по кредиту счета 030201730 "Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате" и дебету счетов 040101211 "Расходы по заработной плате", 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)", а суммы начисленных дополнительных выплат и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации - по дебету счетов 040101212 "Расходы по прочим выплатам", 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)" и кредиту счета 030202730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам".

Начисленные стипендии  отражаются по кредиту счета 030218730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам" и дебету счета 040101290 "Прочие расходы"; начисленные пенсии, пособия и иные социальные выплаты - по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030215730, 030216730, 030217730) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения" (040101261, 040101262, 040101263).

Суммы начисленных  пособий работникам по временной  нетрудоспособности, пособий по уходу  за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, санаторно-курортного обслуживания работников и членов их семей и  других выплат за счет средств государственного социального страхования отражаются по дебету счета 030302830 "Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации" и кредиту счета 030203730 "Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда"; суммы начисленных платежей в рамках обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - по дебету счета 030306830 "Уменьшение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" и кредиту счета 030203730 "Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда". Начисление оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражают по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204730-030209730, 030218730) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения" (040101221-040101226, 040101290), счета 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Удержания из оплаты труда и стипендий отражают по дебету счетов 030201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате", 030202830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам", 030203830 "Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда", 030218830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам" и кредиту счетов 030403730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда", 030301730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц".

Выдача заработной платы, в том числе лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030201830-030209830, 030215830-030218830) и кредиту счета 020104610 "Касса".

Остатки не выданной в срок заработной платы (задепонированных сумм) по истечении трех дней должны быть сданы в банк.

Учет расчетов с депонентами ведут в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, заполняемой по данным реестра депонированных сумм. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму, отметки о ее выдаче, номер платежной ведомости и расходного кассового ордера, номера дебитуемого и кредитуемого счетов. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату  депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру. В  реестре депонированных сумм указываются  наименование структурного подразделения; номер платежной ведомости; фамилия, имя, отчество лица, не получившего заработную плату, денежное довольствие или стипендию; табельный номер; бухгалтерская запись (дебет/кредит); сумма.

Суммы заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий, не полученные в установленный срок, учитываются на счете 030402000 "Расчеты с депонентами".

Суммы оплаты труда  и стипендий, не полученные в срок, отражаются по кредиту счета 030402730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" и дебету соответствующих  счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030201830-030203830, 030216830, 030218830).

Суммы выданной депонентской задолженности отражаются по дебету счета 030402830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" и кредиту счета 020104610 "Выбытия из кассы".

Аналитический учет расчетов по оплате труда и  стипендиям ведется в Журнале  операций расчетов по оплате труда; расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат - Журнале по прочим операциям либо в Карточке учета средств и расчетов.

Журнал операций расчетов по заработной плате, денежному  довольствию и стипендиям составляется в учреждениях и централизованных бухгалтериях на основании свода  расчетно-платежных ведомостей с  приложением первичных документов: табелей использования рабочего времени, выписок из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для штатных сотрудников); договоров и актов выполненных работ (для внештатных сотрудников).

Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной деятельности.

В графе "Наименование показателя" указывается начисленная  заработная плата, начисления на заработную плату и удержания из заработной платы.

К конце месяца итоговые суммы журнала переносятся в Главную книгу.

Журнал по прочим операциям может применяться  для операций по отражению сумм начисленной  за месяц амортизации, операций с  денежными документами, операций по движению средств на счетах аналитического учета счетов "Средства на счетах бюджетов" и "Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов".

Итоговые суммы  заносятся в Главную книг ежедневно (ежемесячно).

Карточка учета  средств и расчетов применяется  для аналитического учета бухгалтерских операций по движению денежных средств, находящихся на счетах учреждений, средств бюджетов, размещенных на депозитных счетах; расчетов с юридическими и физическими лицами; расчетов с поставщиками по выданным авансам, за поставленные материальные ценности, оказанные услуги; расчетов с дебиторами; расчетов с подотчетными лицами; расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей; расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат, переплат пенсий и пособий, возникших вследствие неправильного применения действующего законодательства о пенсиях и пособиях; расчетов по удержаниям из заработной платы и денежного довольствия, стипендий.

Карточка открывается  записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции.

Учет удержаний  из заработной платы

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного  работнику в счет заработной платы;

для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику  вследствие счетных ошибок, а также  сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простоев;

при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил  ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в  пользу юридических и физических лиц.

По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы работников могут быть произведены удержания: квартплата (по спискам, представленным ЖКО организациям); за содержание ребенка в ведомственных дошкольных учреждениях; за товары, купленные в кредит; подписная плата за периодические издания; членские профсоюзные взносы; перечисления сторонним организациям и в кассу взаимопомощи; перечисления в филиалы Сберегательного банка и др.