Документация и инвентаризация

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………….…….…3

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ……………...5

1.1. Сущность и значение документации……………………………...……..…5

1.2. Классификация документов……………………………………………...…8

1.3. Требования к документам. Правила и сроки хранения ..……...………...10

ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ……………...…15

2.1. Понятие, значение и виды инвентаризации……………..………………..15

2.2. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации...18

2.3. Отражение результатов инвентаризации в учете………………...…...….21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..24

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…….…………………...……..26

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основанием внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства.

При любой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы служат письменным свидетельством факта совершения хозяйственной операции либо права предприятия на ее совершение.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

Контрольные функции бухгалтерского учета в системе управления хозяйствующего субъекта предполагает выявление в возможно короткие сроки указанных отклонений, внесение в данные бухгалтерского учета и отчетности соответствующих коррективов, обусловленных результатами установленных отклонений и полностью соответствующим им.

Бухгалтерский учет может эффективно контролировать достоверность учетных данных о наличии имущества и реальность учетных данных о дебиторской и кредиторской задолженности с помощью инвентаризации.

Все выше сказанное подтверждает актуальность темы документация и инвентаризация.

Целью работы является исследование сущности документации и инвентаризации.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

- определено значение документов;

- дана классификация документов;

- определены требования к документам  и сроки их хранения;

- раскрыто значение и виды инвентаризации;

- охарактеризован порядок проведения, документальное оформление инвентаризации  и отражение ее на счетах.

Реферат содержит две главы, введение, заключение и список литературы.

Для написания работы использовались труды таких ученых как, Сигидов Ю.И., Щербакова В.И., Воронина Л.И. и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ

 

1.1. Сущность и значение документации

 

Характерной особенностью бухгалтерского учета является, как известно, непрерывное и сплошное отражение финансово-хозяйственной деятельности организаций, предприятий и учреждений. При этом обязательное условие учетных записей - обоснование их документами [6; стр. 6].

Совокупность документов, отражающих хозяйственные операции по месту и времени их совершения, называется бухгалтерской документацией.

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы представляют собой письменное доказательство выполнения хозяйственных операций или права на их выполнение. Они служат основанием для всех последующих учетных записей. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит, прежде всего, от качества документов, их точности и своевременного оформления [8; стр. 174].

Особенно большое значение имеют документы для организации и ведения предварительного, оперативного и последующего контроля за законностью хозяйственных операций и эффективностью хозяйственной деятельности, за соблюдением режима экономии [6; стр. 7].

Важную роль играют документы в проведении контроля за сохранностью имущества хозяйствующих субъектов.

Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств допустимы только на основании документов, оформленных в установленном порядке (это предотвращает возможность разного рода злоупотреблений).

Документы используют в качестве доказательств при спорах данного предприятия с другими лицами. Следовательно, они имеют юридическую силу как письменное свидетельство совершенных операций.

Документы используют для передачи распоряжений исполнителям, а также для подтверждения правильности выполнения этих распоряжений. Руководящие работники (руководитель, главный бухгалтер и др.) осуществляют предварительный контроль за целесообразностью и законностью хозяйственных операций при подписании документов, на основании которых будут отпущены товарно-материальные ценности, выданы денежные средства и т.п.

На основании документов ведут также и последующий контроль за операциями, главным образом путем проверки их бухгалтерами (при приемке отчетов) и ревизорами (при проведении документальных ревизий хозяйственной деятельности) [9; стр. 177].

В организациях, на предприятиях совершают самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления нужны различные по форме и содержанию документы. Одним из важнейших условий является наличие в документах тех сведений, которые, во-первых, позволят точно и полно установить содержание операции, место, время и условия ее совершения и, во-вторых, обеспечат документу доказательную силу. Эти показатели называются реквизитами документов.

Число и содержание реквизитов в документах определяются характером хозяйственной операции. Вместе с тем в каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа [8; стр. 176].

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» к ним относятся [1]:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование экономического субъекта, составившего документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

е) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

ж) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Помимо обязательных реквизитов организации могут включать в первичные документы дополнительные реквизиты, отражающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса организации.

К ним можно отнести [6; стр. 9]:

1) номер документа;

2) адрес организации;

3) печать;

4) другие дополнительные реквизиты.

С 2013 года в связи с принятием нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным  - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.  

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета [1].

 

1.2. Классификация документов

 

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Такая группировка называется классификацией документов. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам [8; стр. 177].

По месту составления первичные учетные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования-поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др. [5; стр. 148].

Внутренние документы создаются внутри организации. По назначению документы разделяются следующим образом:

- распорядительные (Приложение А);

- оправдательные (исполнительные) (Приложение Б);

- комбинированные (Приложение В);

- документы бухгалтерского исполнения (Приложение Г).

Распорядительные документы - документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на проведение инвентаризации) [5; стр.148].

Распорядительные документы требуют составления оправдательных, для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие к бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др. [8; стр.178].

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера и др.

По способу охвата фактов документы разделяются на разовые и накопительные [5; стр. 149].

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

По объему отраженных операций учетные документы разделяются на первичные (единичные) и сводные.

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.