Документация и инвентаризация

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций [9; стр. 197].

Согласно п. 2.3. Методических указаний отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными [3].

Инвентаризационная комиссия включает последние приходные или расходные документы, либо отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств.

Председатель комиссии визирует первичные документы. Материально-ответственное лицо дает расписку о том, что у него нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей (Приложение Д).

Натуральная и документальная проверка путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера определяет фактическое наличие имущества, причем эти процедуры осуществляются при обязательном участии материально ответственного лица. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи инвентаризации (Приложение Д), которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименование проверяемых ценностей и обязательств, их количество указывают в описях в единицах измерения принятых в учете. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. Они должны прочеркиваться. Исправления, произведенные в описях, должны быть оговорены всеми членами комиссии [8; стр. 194].

Таксировочный. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверки цены, таксировки и подсчета итого за подписями лиц производивших проверку (Приложение Д). Опись подписываю все члены комиссии и материально ответственное лицо. В конце описи материально ответственное лицо дает расписку об отсутствии претензий к членам комиссии [9; стр. 198].

Сравнительно-аналитический. Оформленные инвентаризационные описи и акт описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными фактического учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость (Приложение Е). В ней указывают фактическое наличие средств по данным организации, наличие средств по учтенным данным и результаты сравнения [8; стр. 200].

Заключительный. Результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности. Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ, выявленные в ходе инвентаризации расхождения, отражаются в следующем порядке. Излишек приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Недостача относится на материально ответственное лицо [2].

Перед началом инвентаризации члены комиссии должны убедиться в том, что все документы по инвентаризируемым объектам учета обработаны, сгруппированы и записаны на счетах бухгалтерского учета, а в учетных регистрах исчислены необходимые сальдо, которые подлежат инвентаризации.

Данные о фактическом наличии имущества сличают с данными аналитического учета, выявленные при этом результаты инвентаризации (расхождения между ними) оформляются в специальных документах - сличительных ведомостях типовой формы.

Для оформления результатов инвентаризации комиссией используются унифицированные формы документации: №ИНВ-3 «Инвентаризационная   опись   товарно-материальных   ценностей; №ИНВ-15 «Акт инвентаризации денежных средств»; №ИНВ «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками прочими дебиторами и кредиторами»; №ИНВ-18 «Сличительная ведомость инвентаризации основных средств»; №ИНВ-19 «Сличительная   ведомость   инвентаризации   товарно-материальны ценностей»; №ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» и др. [8; стр. 198].

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

По всем фактам расхождения учетных и инвентаризационных данных материально ответственное лицо должно представить комиссии объяснения.

Результаты инвентаризации должны быть оформлены бухгалтерскими проводками в том месяце, когда закончилась инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете [9; стр.202].

 

2.3. Отражение результатов инвентаризации в учете

 

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке [2]:

а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации:

Дебет счетов 10 «Материалы», 11 «Молодняк и животные откорме», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и т.п.;

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетных и казенных учреждений списываются и отражаются в учете в порядке, установленном Министерством финансов Российской Федерации:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счетов 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 11 «Товары» и т.п.;

Дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если недостачи отсутствуют, применение норм естественной убыли на установленные наименования ценностей не допускается.

Размер потерь в пределах норм естественной убыли, когда вычислена фактическая недостача, определяется после зачета недостачи ценностей их излишками по пересортице [8; стр. 205].

Списание недостающих товарно-материальных ценностей по планово-учетным ценам [8; стр. 206]:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счетов 10 «Материалы», 11 «Молодняк и животные на откорме», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и т.п.;

В начет на виновное лицо по планово-учетным ценам:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

В начет на виновное лицо на разницу между рыночной ценой и планово-учетной ценой:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов»;

Удержание стоимости недостающих материально-производственных запасов по рыночным ценам из заработной платы виновного:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

Внесение виновным стоимости недостающих материально-производственных запасов наличными в кассу организации:

Дебет счета 50 «Касса»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

На сумму разницы между стоимостью материально-производственных запасов по рыночным ценам и планово-учетным ценам:

Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов»

Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если вина материально ответственных лиц не установлена 
или судебные органы отказали в возмещении ущерба с указанных 
лиц, то убытки от недостачи имущества, равно как и его порчи, 
списываются на финансовые результаты организации [8; стр. 207]:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счетов 10 «Материалы», 11 «Молодняк и животные на откорме», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса» и т.п., затем:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Потери материальных ценностей в результате чрезвычайных событий (стихийных бедствий и т.п.) списываются на счет 99 «Прибыли и убытки» [8; стр. 207]:

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки»

Кредит счета 10 «Материалы», 50 «Касса» и т.п.

Результаты инвентаризации отражаются в текущем учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и представляет собой сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета.

Документы имеют огромное значение в деятельности организаций.

Каждый документ содержит определенный набор показателей – реквизитов, которые устанавливаются ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ.

Во всех организациях обращается огромное количество различных документов.

Чтобы облегчить изучение и применение документов, их группируют по определенным признакам. Документы классифицируют по назначению, месту составления, по степени обобщения (охвата) хозяйственных операций и другим признакам.

Все документы составляются в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ. После составления документы подвергаются проверке по существу, арифметической проверке и обработке. После чего они подшиваются в папки и передаются в архив бухгалтерии.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Неразрывным с документацией элементом метода бухгалтерского учета является инвентаризация, которая проводиться для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая проверяет фактическое наличие имущества и записывает их в инвентаризационные описи, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.

Оформленные инвентаризационные описи и акт описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными фактического учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. Затем результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

1. Федеральный закон  «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (в ред. от 23.07.2013г.).
2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №34н (в ред. от 24.12.2010г. №186н).
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13 июня 1995г. №49 (в ред. от 08.11.2010г №142н).
4. Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета: учебник. - М.: Проспект, 2012. – 240с. – ISBN 978-5-392-03283-9.
5. Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие / Л.И. Воронина. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – 448с. – ISBN 978-5-699-40189-5.
6. Жуков В.Н. Основы бухгалтерского учета: учебное пособие. Стандарт третьего поколения. – СПб.: Питер, 2013. – 336с. – ISBN 978-5-496-00060-4.
7. Г.Ю. Касьянова. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под ред. Г.Ю. Касьяновой – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: АБАК, 2012. – 800с. – ISBN 978-5-9748-0273-7.
8. Сигидов Ю.И. Теория бухгалтерского учета: учебное пособие / Ю.И. Сигидов, А.И. Трубилин. – М.: Рид Групп, 2011. – 464с. – ISBN 978-5-4252-0225-3.
9. Щербакова В.И. Теория бухгалтерского учета: учебник. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2010. – 352с. - ISBN  978-5-8199-0229-5.