Документация и инвентаризация

Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

В отличие от накопительных документов сводные составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, в то время как накопительные - первичный документ, составляемый постепенно.

По содержанию хозяйственных операций учетные документы разделяются на: материальные, денежные и расчетные [5; стр. 149].

Материальные документы - документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования-поручения, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.) [8; стр. 179].

 

1.3. Требования к документам. Правила и сроки хранения

 

Согласно Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации к составлению документов предъявляются следующие требования [2]:

1. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

2. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

4. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля  и упорядочения обработки данных  о хозяйственных операциях на  основе первичных учетных документов  составляются сводные учетные  документы.

7. Первичные и сводные  учетные документы могут составляться  на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами  дознания, предварительного следствия  и прокуратуры, судами, налоговыми  инспекциями и органами внутренних  дел на основании их постановлений  в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции [2].

Оформленные документы направляются в бухгалтерию организации, где подвергаются обработке.

В течение отчетного года первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Это, как правило, пронумерованные папки укомплектованные документами, расположенными в хронологическом порядке, переплетенные. Отдельные виды документ (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери злоупотреблений.

Документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером [6; стр. 37].

Бланки строгой отчетности подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании отчетного года документы передаются в общий архив.

Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет [8; стр.187].

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Главная книга и основные бухгалтерские регистры (журналы-ордера, ведомости) хранятся 10 лет, документы по оплате труда - до 75 лет.

По истечении сроков хранения документы уничтожают [8; стр. 187].

Сохранность бухгалтерских документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Ответственность за организацию хранения несет руководитель организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, Налоговыми органами на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае пропажи или гибели первичных документов независимо от причины утраты они должны быть восстановлены [6; стр. 38].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

 

2.1. Понятие, значение и виды инвентаризации

 

Одним из важных требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, является реальность (правдивость) его показателей. Отвечая этому требованию, данные бухгалтерского учета должны полностью соответствовать действительности. Количество поступивших или выданных ценностей -материалов, денежных средств, готовой продукции и др., отражаемое в учете, должно совпадать с тем их количеством, которое на самом деле получено или выдано, а остатки этих ценностей по данным учета - с теми остатками, которые реально находятся в местах их хранения. Между тем данные учета иногда расходятся с действительностью [8; стр. 190].

Это может происходить по следующим причинам [9; стр. 194]:

1) Естественные причины - изменение веса или качества средств, вследствие изменений температуры или влажности воздуха, порчи их грызунами, насекомыми, микробами и др., потери при хранении и транспортировке, называемые привесом, усушкой, распылом, раструской и т.п.

2) Неточности при приеме или отпуске средств - промеры, просчеты, провесы, в результате чего фиксируется другое количество или качество (размер, сорт) средств. Замена средств одного сорта (качества) другим называется пересортицей.

3) Ошибки в учете - это описки в первичных документах, арифметические ошибки в подсчетах, неправильное отражение документальных данных на счетах и т.п.

4) Злоупотребления - хищения, обвесы или обмеры - при приеме или отпуске материальных ценностей, обсчеты - при выдаче денег и др., а также прямое присвоение средств.

Все эти факты не могут быть выявлены в момент их возникновения - они не поддаются учету, так как не охватываются документацией. Они устанавливаются лишь периодическими сверками фактических остатков средств с данными учета.

Такая сверка дает возможность дополнять и уточнять учетные данные, а также бороться с разного рода злоупотреблениями. Фактические остатки выявляются специальными переписями, которые называют инвентаризациями [9; стр. 195].

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [2].

Инвентаризация - это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов для их сопоставления с данными бухгалтерского учета.

Роль инвентаризации в учете очень высока. Ее проведение позволяет:

- обеспечить полноту и достоверность данных учета;

- повысить  ответственность материально ответственных лиц и сохранность вверенных им ценностей;

- установить естественную убыль, потери, порчу ценностей;

- выявить условия хранения ценностей;

- обеспечить сохранность имеющейся собственности.

Основные цели инвентаризации [5; стр. 160]:

1. выявление фактического наличия имущества;
2. сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3. проверка полноты отражения в учете обязательств.

Согласно раздела 2 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно [1]:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности;

- при смене материально  ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или порчи  имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или  ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств дополнили этот список еще одним пунктом - при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводиться при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) [3].

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

В зависимости от сроков проведения различают плановые и внеплановые (внезапные) инвентаризации.

Плановые инвентаризации проводятся согласно утвержденному графику в заранее намеченные сроки. Внеплановые (внезапные) инвентаризации могут проводиться по распоряжению руководителя организации или вышестоящих органов.

В зависимости от объема проверки инвентаризации подразделяются на полные, частичные и выборочные.

Полная инвентаризация охватывает все виды имущества организации и источников его образования без исключения. Полная инвентаризация проводится, как правило, один раз в год перед составлением годовой отчетности.

Частичная инвентаризация охватывает часть имущества или расчетов. Например, возможна инвентаризация денежных средств, расчетов с бюджетом и т.п.

Выборочная  инвентаризация   охватывает   инвентаризацию имущества, находящегося в материальной ответственности у отдельных материально-ответственных лиц.

По периодичности проведения инвентаризации бывают текущие и перманентные (постоянные, непрерывные).

Наконец, по перечню решаемых вопросов различают комплексные и тематические инвентаризации [8; стр. 192].

Руководитель организации может установить номенклатуру производственных запасов (например, наиболее дефицитных), инвентаризация проводится ежеквартально.

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств. Этой процедуре подлежит как имущество, принадлежащее организации и поставленное на баланс, так и не принадлежащее ей и учитываемое за балансом. К последнему относятся арендованные основные средства, товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материалы, принятые и переработку (давальческое сырье и проч.).

Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц [8; стр. 193].

 

2.2. Порядок проведения и документальное оформление инвентаризации

 

Процесс инвентаризации можно разделюсь на ряд этапов.

Подготовительный, на данном этапе на основе приказа руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (Приложение А). В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).