Документация и инвентаризация

- наименование документа;

- код формы;

- дату составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственных операций;

- измерители хозяйственных операций (количество, сумма);

- должность лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции, и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку,  включая случай создания документов  с применением вычислительной техники.

При необходимости могут  быть включены дополнительные реквизиты.

Поступившие в бухгалтерию  документы до записи в учетные  регистры или передачи на машинно-счетную  установку подвергаются бухгалтерской  обработке, которая проводится в  три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции;

определяется, имела ли место  данная операция вообще и в том  объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной  проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка - это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных  показателей.

Таксировка  документов - выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету  и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

После записи кассовых документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение, которое оформляется  приложением к каждому документу  штампа «получено» или «погашено». Такое гашение документов следует  проводить для предотвращения злоупотреблений  путем вторичного использования уже проведенных документов.

Все документы после окончательной  бухгалтерской обработки подшиваются  в папки  и  передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность  и  удобство хранения; документы переплетаются в папки  последовательно в порядке нумерации  журнальных статей помесячно. Документы  бухгалтерского учета хранятся не менее 5-ти лет.

 

        Понятие, виды  и  сроки проведения  инвентаризации.

 

Достоверность данных бухгалтерского учета  и  отчетности организации  обеспечивается  инвентаризацией  имущества  и  финансовых обязательств, в ходе которой проверяется  и  документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.

 Инвентаризация  - это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.

На практике различают  несколько видов  инвентаризации.

Частичная  инвентаризация  проводится один раз в год для  каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации  и, как правило, не мешающий процессу производства.

Периодическая  инвентаризация  осуществляется в конкретные сроки  в зависимости от вида  и  характера имущества.

Полная  инвентаризация  - это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых  и  следственных органов.

Выборочная  инвентаризация  имеет место в организациях с  большой номенклатурой ценностей  в местах их хранения  и  переработки, а также на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных видов материалов  и  т. д.

 

Количество  инвентаризаций  в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества  и  обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются  организацией, кроме случаев, когда  проведение  инвентаризации  обязательно.

Проведение  инвентаризации  обязательно:

при передаче имущества в  аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной  или муниципальной унитарной организации;

перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности, кроме  имущества,  инвентаризация  которого проводилась не ранее  1  октября отчетного года;

при смене материально  ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений  или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае пожара, стихийных  бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

 

 Инвентаризации  подлежат  все имущество  и  виды  финансовых обязательств.  Инвентаризация  проводится поэтапно  и  в следующие сроки:

по основным средствам - один раз в три года, а по библиотечным фондам - один раз в пять лет;

по капитальным вложениям - один раз в год, но не ранее  1  декабря отчетного года;

по незавершенному производству  и  полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью  и  материалам - не ранее  1  октября отчетного года;

 Инвентаризация  денежных  средств в кассе, на расчетных  и  валютных счетах, кредитов, займов  и  т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на  1 -е число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков  и  других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги  и денежные документы.

 Инвентаризация  денежных  средств, находящихся в банках  на расчетном (текущем), валютном  и  специальных счетах, производится  путем сверки остатков сумм, числящихся  на соответствующих счетах, по  данным бухгалтерии организации  с данными выписок банка.

 

     Этапы  и  отражение результатов  инвентаризации  в учете

 

В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя    организации    для    проведения     инвентаризации     назначается    инвентаризационная комиссия (включая  главного бухгалтера). Проведению  инвентаризации  предшествует определенная подготовительная работа; материально ответственные  лица приводят в порядок имеющиеся  в наличии ценности, сдают в  бухгалтерию все документы о  поступлении или выдаче ценностей; работники учета заканчивают  обработку документов по движению имущества  и  финансовых обязательств, делают записи в учетных регистрах, определяют остатки ценностей по счетам материально ответственных лиц.

Работу по проведению  инвентаризации  целесообразно разделить на три этапа.

Первый - предварительная работа председателя инвентаризационной комиссии: изучаются объекты, подлежащие  инвентаризации ; организуется пломбирование мест хранения материальных ценностей; проверяется правильность весоизмерительных приборов.

 

Второй - члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы  и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации . Они должны быть ознакомлены с инструкцией о порядке проведения  инвентаризации , а также получить необходимые бланки для ее проведения.

Материально ответственные  лица сдают в бухгалтерию к  началу  инвентаризации  последний  отчет о движении материальных ценностей  с приложением всех документов, дают подписку о том, что все документы  на поступившие  и  выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию  и  что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет. Как правило,  инвентаризацию  проводят в присутствии материально ответственного лица (без него - в случае его смерти, болезни  и  т. д.).

 Инвентаризацию  проводят  в порядке расположения материальных  ценностей по месту хранения  и  по каждому материально  ответственному лицу в отдельности.

Результаты проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи заполняются чернилами  или химическим карандашом четко  и  ясно, не допускаются незаполненные  строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления  можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи  подписываются всеми членами  инвентаризационной комиссии, а также  материально ответственным лицом. Перед подписью материально ответственное  лицо должно дать письменную справку  следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в  натуре в моем присутствии  и  внесены в опись, в связи с  чем, претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные  в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Материально ответственное  лицо имеет право при необходимости  оспаривать результаты  инвентаризации. С этой целью пишется заявление с приложением соответствующих документов на имя председателя инвентаризационной комиссии не позднее следующего дня после завершения  инвентаризации.

По окончании  инвентаризации  могут осуществляться контрольные  проверки правильности ее проведения. Результаты этих проверок оформляются  актом  и  регистрируются в книге  контрольных проверок правильности проведения  инвентаризации.

 

Третий - выявление результатов  инвентаризации   и  отражение  их в учете. В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют  с остатками, показанными в учете,  и  составляют ведомость учета  результатов, выявленных  инвентаризацией. Она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

По окончании проверки инвентаризационная комиссия составляет протокол (акт), отмечая в нем свои решения  и  предложения, который  утверждается руководителем организации. Затем определяется порядок регулирования  выявленных разниц между данными  инвентаризации   и  учета.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства  и  другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию  и  зачислению на финансовые результаты организации  с последующим установлением  причин возникновения излишка  и  виновных лиц.

Недостачу имущества  и  его порчу в пределах нормы  естественной убыли относят на затраты  на производство или расходы на продажу. Такой порядок применяется только при выявлении фактических недостач.

Если конкретные виновники  недостачи не установлены, то разницы  рассматриваются как недостача  сверх норм убыли  и  списываются  на финансовые результаты - у коммерческой организации или увеличение расходов - у некоммерческой организации.

Предложения о регулировании  выявленных при  инвентаризации  расхождений фактического наличия  запасов  и  данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное  решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты  инвентаризации  должны быть отражены в учете в  течение 10 дней после ее проведения.

Таким образом,  инвентаризация  - важнейший инструмент определения соответствия фактического наличия имущества и обязательств данным бухгалтерского учета; она выполняет функцию контроля за сохранностью основных средств, товарно-материальных  и денежных средств, выявляет внутрихозяйственные резервы с целью последующего их использования  и  дает информационный материал, необходимый для принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Собирательно-распределительные  счета, их характеристики

 

Собирательно-распределительные   счета  используются для первичного накопления затрат и последующего  их  распределения по объектам учета. На данных счетах учитывают затраты, которые:

- нельзя прямо отнести  на себестоимость конкретного вида продукции;

- нельзя отнести к общим  затратам предприятия или конкретного  вида продукции в одном отчетном периоде.

 Собирательно-распределительным   счетом, на котором осуществляется учет затрат, которые себестоимость конкретного вида продукции нельзя прямо отнести на, является счет 91 "Общепроизводственные затраты", в дебете которого учитываются затраты по управлению и обслуживанию производства. В конце месяца из кредита счета 91 осуществляется списание общепроизводственных затрат на отдельные объекты калькулирования в дебет счета 23 "Производство" согласно определенному на предприятии порядку.