Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Для регистрации хозяйственных  операций необходимо применять установленные типовые формы документов. Необходимо предусмотреть блокировку несанкционированного доступа в банк данных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность  содержащихся в документах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.

 

Экономическое и правовое значение бухгалтерских документов и их роль в бухгалтерском учете.

Отличительной особенностью бухгалтерского учета является сплошная и непрерывная регистрация совершаемых хозяйственных операций на основании надлежаще оформленных документов.

Документация – это  одна из основных частей метода бухгалтерского учета и в хозяйстве имеет  огромное значение. Она служит для наблюдения и контроля за хозяйственной деятельностью предприятия в процессе выполнения плана и является начальной стадией учетной работы. Документы являются носителями экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственных операций в учете.

В организации и оперативном  руководстве деятельностью предприятия  документы выступают в форме  требований-накладных, кассовых ордеров, нарядов, актов и др., с их помощь. Даются распоряжения на совершение хозяйственных  операций (например, оприходование, выдачу материальных ценностей, денежных средств, выполнение определенных работ и пр.); они служат также подтверждением осуществленных операций.

Важная роль принадлежит  документам при предварительном, текущем  и последующем контроле за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятий (руководитель предприятия, главный бухгалтер и др.) при подписании документа, на основании которого должна совершаться та или иная хозяйственная операция. Ставя свои подписи на соответствующем документе, эти лица несут ответственность за хозяйственную целесообразность и законность использования хозяйственных средств, совершения операций.

Последующий контроль осуществляется работниками бухгалтерии при обработке главным образом исполнительных документов с целью установления законности, правильности и хозяйственной целесообразности совершенных операций, а также с целью обеспечения правильности оформления самих документов, их соответствия осуществленным операциям.

Особое значение документы приобретают для обеспечения контроля за сохранностью собственности. Посредством документов учитывают состояние и движение хозяйственных средств, использование их на всех участках деятельности. Прием и отпуск материальных ценностей и денежных средств только на основании правильно оформленных документов предупреждают злоупотребления со стороны материально ответственных лиц. Практика показывает, что недостачи, растраты и бесхозяйственность, разные злоупотребления чаще всего бывают там, где неудовлетворительно поставлен учет, отсутствует надлежащая требовательность к правильному и своевременному оформлению документов.

Представляя собой, письменные свидетельства осуществления хозяйственных операций, документы имеют доказательную силу и поэтому используются при рассмотрении в судебных органах хозяйственных споров с разными предприятиями и лицами. Судебные органы признают за документами юридическую силу в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены.

Документы используются при анализе хозяйственной деятельности предприятия, для финансового контроля и документальных ревизий, осуществляемых вышестоящей организацией, органами Министерства финансов РБ с целью проверки законности операций и соблюдения финансовой дисциплины, борьбы с хищениями. Документальные ревизии – один из способов последующего контроля.

Велико значение документов и в деле укрепления хозяйственного расчета. В процессе оформления и  учетной обработки документов осуществляют контроль за соблюдением платежной, расчетной и кредитной дисциплины, предотвращают излишества в расходовании материальных, денежных и трудовых ресурсов, способствуют выполнению планов отдельными производственными подразделениями (цехами, бригадами, фермами и пр.) и предприятием в целом.

 

Классификация документов.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

- назначению;

- последовательности (времени) составления;

- способу использования или степени охвата хозяйственных 
операций;

- количеству позиций (строк);

- месту составления;

- форме;

- способу заполнения;

- воспроизведению информации;

- срокам хранения.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации (износа) основных средств и износа МБП, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.

По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.

По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.

В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые — при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.

По месту  составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.

Осуществление единого  методологического руководства  учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях.

Создание унифицированных  документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, на пишущих машинках, персональных ЭВМ.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник — это оформленный  и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Представленная классификация  документов является основой формирования системы первичного учета на предприятии. 
                                                   

 

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

 

ОПРАВДАТЕЛЬНЫЕ

 

КОМБИНИРОВАННЫЕ

 

РАЗОВЫЕ

 

НАКОПИТЕЛЬНЫЕ

 

ПЕРВИЧНЫЕ

 

СВОДНЫЕ

 

ОДНОСТРОЧНЫЕ

 

МНОГОСТРОЧНЫЕ

 

внутренние

 

ВНЕШНИЕ

 

УНИФИЦИРОВАННЫЕ(ТИПОВЫЕ)

 

СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ

 

ОФОРМЛЯЕМЫЕ ВРУЧНУЮ

 

ОФОРМЛЯЕМЫЕ НА ПИШУЩИХ МАШИНКАХ

 

ОФОРМЛЯЕМЫЕ НА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ЭВМ

 

ПОДЛИННИКИ (ОРИГИНАЛЫ)

 

КОПИИ

 

ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ

 

ТЕКУЩЕГО СРОКА  ХРАНЕНИЯ

 

ПОСТОЯННОГО ЗРАНЕНИЯ

 

2.4. Прием, проверка первичных документов и их обработка. Документооборот.

Порядок заполнения первичных  документов и сроки сдачи их в  бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями материально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию  документы проверяют по форме  и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает внимание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, неоговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для кассовых, банковских, недопустимы любые исправления).