Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также  за правильность его составления  несут ответственность лица, подписавшие документ (кладовщик, мастер, продавец и т. д.). Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным липам для дооформления (переоформления), либо (если в ходе проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления) оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка  первичных документов. Она объединяет такие приемы, как:

группировку документов — деление их на пачки по тем  или 
иным признакам: объектам учета, времени совершения операций, 
виду операций (на поступление и на отпуск материальных ценностей) и т.д.;

расценку приведенных  в документах трудовых или натуральных  величин — таксировку документов (например, в документах, 
которыми оформлена передача материалов со склада предприятия 
в производственный цех, проставляют цены и умножают их на количество отпущенных материалов);

контировку осуществляют путем проставления на каждом документе  корреспондирующих счетов - бухгалтерских  проводок.

Информация из обработанных первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность предприятия. До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят переплетенными, в виде книг. Выдача документов из архива производится только с разрешения главного бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов прикладываются их копии. Для каждого вида документов законодательно установлены свои сроки хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны храниться не менее 3 лет; акты документальных ревизий, проверок государственных органов, главные книги - не менее 5 лет; лицевые счета работников по заработной плате — не менее 5 лет и т. д. По истечении этих сроков наиболее важные документы передаются для хранения в специальные государственные архивы; остальные — как утильсырье реализуются специальной заготовительной организации.

Текущий и последующий  ее контроль, но и что очень важно, — предварительный. Документооборот  в условиях применения ПЭВМ позволяет  расширить возможности использования  учетной информации и обеспечить их надлежащую сохранность.

Обеспечение сохранности  документов и отчетности, а также  документооборота возложено на руководителя предприятия.

Оптимизация организации  учета на предприятии, наряду с прочими, включает такие направления, как:

* ускорение документооборота;

* унификацию и стандартизацию документов

* применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов.

Для рациональной организации  учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота

Документооборот - движение каждого первичного документа от места выписки (или поступления на предприятие) через все стадии его приемки и бухгалтерской обработки до сдачи в архив.

 

Рис. Документооборот предприятия

 

С целью рациональной организации бухгалтерского учета  на предприятии должен разрабатываться  план-график документооборота, который утверждается руководителем предприятия и является обязательным для всех работников, связанных с оформлением документов. В плане-графике указываются: назначение каждой формы документа, сроки сдачи в бухгалтерию, обработки их в бухгалтерии, записи в учетные регистры и др., т.е. план-график документооборота предусматривает необходимый порядок движение документов и равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.

Правильная организация  документооборота имеет большое значение для всей бухгалтерской работы. Преобладающая часть документов на предприятиях составляется в подразделениях (цехах, участках) и лица, оформляющие документы, иногда не имеют достаточной специальной подготовки. Поэтому важную роль играет инструктаж работников о порядке составления и прохождения документов. План-график документооборота составляет главный бухгалтер и контроль за его выполнением также возлагается на главного бухгалтера.

Согласно Закону о  бухгалтерском учете и отчетности, а также инструкциям архивных фондов, ответственность за организацию документооборота на предприятии возложена на главного бухгалтера. В соответствии с учетной политикой предприятия он разрабатывает график документооборота, который является обязательным к исполнению всеми подразделениями и службами. В графике указываются порядок и сроки сдачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и исполнители. Нарушение графика документооборота на любом этапе неизбежно приводит к снижению качества управления, текущего и последующего контроля, аналитической и планово-экономической работы. Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия. Унификация форм первичных документов проводится Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, другими министерствами и ведомствами и имеет огромное значение как для экономики республики, так и для экономики конкретного предприятия. Она позволяет снизить затраты на изготовление документов; упрощает их оформление; облегчает применение средств вычислительной техники. Стандартизация - централизованное установление одинаковых размеров бланков однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить расход бумаги; упростить обработку и хранение документов.

 

2.5. Порядок хранения документов.

После составления бухгалтерской  отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определено специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения. Так, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, лицевые счета работников — 75 лет, кассовые и банковские документы, а также наряды, табели, акты — 3 года и т.д.

Документы постоянного  хранения передаются в ведомственные и государственные архивы (годовые балансы и отчеты, главная книга, лицевые счета рабочих и служащих, паспорта зданий, сооружений, оборудования).

В случаях реорганизации  или ликвидации предприятия государственной формы собственности ее документы переходят к правопреемнику, а если его нет — документы сдаются на государственное хранение. При ликвидации или банкротстве хозяйствующих субъектов негосударственной формы собственности сохранность их документов должна быть обеспечена органом, зарегистрировавшим их устав.

Изъятие документов у  хозяйствующего субъекта может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

С разрешения и в присутствии  представителей органов, производящих изъятие, главный бухгалтер (или другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Обеспечение сохранности  документов и отчетности, а также  документооборота возложено на руководителя предприятия.

 

2.6. Основные направления совершенствования первичного учета.

 

3. ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В хозяйстве СПК "Белоушский" бухгалтерский учет организован в соответствии с законом  Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности".

Анализируя характеристику хозяйства можно сказать, что  оно является убыточным. По структуре  земельных угодий видно, что площадь  в 2003 г. уменьшилась по сравнению с предыдущим. Урожайность сельскохозяйственных культур имеет тенденцию уменьшения. Уменьшился уровень произведенной валовой продукции, что говорит об ухудшении деятельности.

В СПК "Белоушский" плохо организован первичный учет, т.е. не ведутся многие документа и не заполняются учетные регистры. Применяется журнально-ордерная форма учета. В дальнейшем планируется автоматизировать учет, т.е. приобрести оргтехнику и соответствующие бухгалтерские программы, которые снизят уровень затрат по ведению бухгалтерского учета, а также снизится возможность появления ошибок в учете. 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Папковская П.Я. "Курс теории бухгалтерского учета"  
   Мн.: ООО "Информпресс", 2003 г., 131-143 стр.
2. Левкович О.А., Бурцева И.Н., Акулич Ю.И. "Бухгалтерский учет" 
   Мн.: "Амалфея", 2003 г., 69-73 стр.
3. Стражев В.И., Латыпова О.В. «Теория бухгалтерского учета»

      Мн.: "Вышэйшая школа", 2003 г., 128-134 стр.

4. Михалкевич А.П. "Бухгалтерский учет на сельскохозяйственных предприятиях" 
   Мн.: ООО "Меркаванне", 1994 г.
5. Стражева Н.С., Стражев А.В. "Бухгалтерский учет " Издание 10-е переработанное и дополненное. 
   Мн.: "Книжный дом", 2004 г., 24-27 стр.
6. Грабов Н.Н. «Теория бухгалтерского учета»

Москва: «Финансы», 1972 г., 138-139 стр.