Документальное оформление поступления товаров

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Для проведения инвентаризации создается  инвентаризационная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Документ о составе комиссии (приказ) регистрируется в книге контроля, за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтер и другие специалисты.  Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проверка фактического наличия  товаров производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Фактическое количество товаров при  инвентаризации определяют путем подсчета. При этом руководитель организации создает условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия товаров в установленные сроки, обеспечивает комиссию грузчиками для перемещения товаров.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18. 08. 1998 г. № 88.

Распоряжение о проведении инвентаризации оформляется на бланке «Приказ о проведении инвентаризации» (форма ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в журнале контроля, за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Сведения о фактическом  наличии товаров записываются в описи по форме ИНВ-3 «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей».

Каждая из описей составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за хранение. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

Все товары заносятся  в опись отдельно по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т. д.). Товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете.   

Инвентаризационные ведомости  заполняются как с использование ПК, так и ручным способом. Вручную они заполняются чернилами и шариковой ручкой четко, без помарок и подчисток. На каждой странице указываются прописью число порядковых номеров товаров и общие итоговые показатели количества и стоимости.

Не допускается оставлять  незаполненные строки. Незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Ведомости подписываются  всеми членами комиссии и материально ответственными лицами. В конце ведомости материально-ответственные лица дают расписку о проведении комиссией проверки товаров в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в ведомости товаров на ответственное хранение.

Если проверяют фактическое  наличие товаров при смене  материально ответственного лица, то лицо, принимающее и сдающее товар, расписывается в соответствующих строках ведомости.

По результатам проверки фактического наличия товаров составляются сличительные ведомости по форме ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов товарно-материальных ценностей».

В сличительных ведомостях отражаются только те товары, по которым были выявлены отклонения от учетных данных. В ведомостях показывают расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Излишки или недостачи отражаются в тех ценах, в которых ведется учет товаров (покупных).

Установленные недостачи  или излишки в бухгалтерском  учете отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация.

Выявленные недостачи  товаров отражаются в бухгалтерском  учете следующими записями:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

К-т 41 «Товары».

Торговая наценка по товарам выбывшим в результате потери или порчи в организациях розничной  торговли, учитывающих товары по продажной  стоимости, сторнируется:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

К-т 42 «Торговая  наценка».

Списание недостачи товаров в пределах норм естественной убыли:

Д-т 44 «Расходы на продажу»,

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Списание недостачи  товаров сверх норм естественной убыли за счет виновного лица:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

На сумму разницы  между ценой недостающих ценностей, взыскиваемой с виновных лиц, и их стоимостью, по которой они числятся в учете:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

К-т 98 «Доходы  будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию  с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей».

Удержание недостачи  с виновного лица:

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

К-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

В случаях, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, убытки от недостачи товаров списываются на финансовые результаты:

Д-т 91 «Прочие  доходы и расходы»,

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

 

5. Учет завеса тары

Товары при приемке  их от поставщиков приходуются в чистом весе. При оприходовании некоторых товаров чистый вес (нетто) определяется путем вычитания из общего веса товара (брутто) веса тары по маркировке. После высвобождения тары из-под товара ее взвешивают; если фактический вес тары больше веса этой тары, указанного в маркировке, возникает разница в весе товара, которая называется завесом тары. Завес тары может возникать вследствие впитывания в нее товара и по другим причинам.

Завес тары оформляется  специальным актом. При этом на таре делается отметка (краской, химическим карандашом, чернилами) с указанием номера и даты акта о завесе, чтобы предотвратить повторное актирование одной и той же тары.

При списании завеса тары за счет поставщика ему должны быть направлены претензия и акт выявления завеса тары. В остальных случаях завес тары списывают на виновных лиц, что отражается записью:

Дт 73 – 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”

Km 41 “Товары”.

Акт на завес тары составляется в срок, предусмотренный договором  с поставщиком, но не позднее 10 дней после ее освобождения. Если тара из – под влажных товаров (повидло, варенье и т. Д.), акт составляется немедленно после ее освобождения. Несмываемой краской на таре делается отметка об актировании завеса, указываются дата и номер акта.

Выявленная при инвентаризации недостача товаров вследствие завеса тары списывается с материально  ответственных лиц при условии, что недостающая сумма превышает  естественную убыль (при наличии  норм).

Акты на завес рыбы и рыбопродуктов (кроме икры) не составляются. Завес тары по этим товарам списывается за счет дополнительной скидки, предоставленной поставщиком.

Завес тары списывают  в зависимости от условий договора с поставщиком. При списании за счет поставщика ему направляют претензионное  письмо вместе с экземпляром акта о завесе тары.

Если предъявить претензию  поставщику невозможно, потери товаров  от завеса тары относят на виновных лиц. Лишь в исключительных случаях (когда установить виновных нельзя) потери от завеса тары могут быть списаны  за счет торговой организации.

По некоторым товарам  поставщики могут предоставлять  магазинам специальную скидку на завес тары. При поступлении товаров эту скидку записывают на кредит счета 42 “Торговая наценка” (на аналитический счет “Скидка на завес тары”). По таким товарам акты на завес тары не составляют и претензии поставщикам не предъявляют, а фактический завес тары списывают за счет предоставленной скидки.

Завес тары за счет скидки списывают только в том случае, если при инвентаризации будет выявлена недостача товаров сверх норм естественной убыли. Первоначально списывают сумму полученной скидки на завес тары (за вычетом скидки, относящейся к остатку затаренных товаров), а затем в соответствующей сумме естественную убыль.

После решения руководителя организации о порядке списания завеса тары на стоимость товаров по покупным ценам кредитуется счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” и дебетуются счета: 76 – 2 “Расчеты по претензиям” – при списании за счет поставщика; 42 “Торговая наценка” (аналитический счет “Скидка на завес тары”) – при списании за счет специальной скидки.

Если товары учитывают  по продажным ценам, то одновременно на сумму торговой надбавки, относящейся  к завесу тары, делается запись:

Дт 98 – 5 “Разница между покупной и оценочной стоимостью”

Km 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

При списании потерь от завеса тары за счет виновного лица на стоимость  товаров по учетным ценам делается запись:

Дт 73 – 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”

Km 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Следует отметить, что  для предотвращения повторных завесов  тару, имеющую разницу между фактической  массой и маркировочной, помечают.

 

6. Учет залоговых операций

Залоговые операции –  это операции банков, ломбардов по предоставлению ссуд под залог.

Предоставленный залог  в обеспечение выданного займа (ссуды) кредитор признает в своем  балансе, а также признает в пассиве  обязательство вернуть залог  после прекращения договора займа. Если по условиям договора займа кредитор не может свободно продавать или перезакладывать залог в связи с договорным правом должника в любой день выкупить залог путем предоставления другого обеспечения, то кредитор не признает данный залог в своем учете и отчетности.

Признание залога кредитором отражается в учете следующим  образом:

Получены в залог  ценные бумаги с обязательством вернуть  их после прекращения договора: 
Дебет счета – Ценные бумаги, полученные в залог

Кредит счета –  Обязательства по возврату ценных бумаг

Выдана ссуда, обеспеченная залогом (ценными бумагами)

Дебет счета – Дебиторская задолженность по займам (ссудам)

Кредит счета –  Расчётный счет в банке

Получатель займа под  залог (должник) обязан отразить залог  отдельно от других финансовых активов, не обремененных залоговыми обязательствами. На счетах бухгалтерского учета операция получения займа (ссуды) под залог будет отражена следующим образом:

Получен заем под обеспечение  ценными бумагами:

Дебет счёта – Расчетный  счет в банке

Кредит счета –  Задолженность по займам (ссудам) полученным

Отражаются ценные бумаги, переданные в залог под обеспечение займа:

Дебет счёта – Ценные бумаги в залоге

Кредит счета –  Ценные бумаги

 

7. Показатели отчетности торговой организации

 

Бухгалтерская отчетность торговых организаций включает:

• бухгалтерский баланс (форма №1);
• отчет о прибылях и убытках (форма № 2);
• отчет об изменениях капитала (форма № 3);
• отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• пояснительную записку, аудиторское заключение (если данная организация в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту);
• отчет о целевом использовании полученных средств (форма№6).

Бухгалтерская отчетность представляется в налоговый орган  вместе с сопроводительным письмом.

Обязательные реквизиты, заполняемые при представлении бухгалтерской отчетности:

• наименование составляющей части;
• отчетная дата или отчетный период, за который составлена бухгалтерская отчетность;
• полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• вид деятельности (который признается основным в соответствии с требованиями нормативных документов Госкомстата России);
• организационно-правовая форма/форма собственности (указывается организационно-правовая форма согласно Классификатору организационно-правовых форм хозяйствующих субъектов (КОПФ) и код собственности по Классификатору форм собственности (ОКФС);
• единица измерения (формат представления числовых показателей: тыс. руб., млн руб.);
• адрес (полный почтовый адрес организации);
• дата утверждения (установленная дата для годовой бухгалтерской отчетности (для промежуточной отчетности этот реквизит не заполняется);
• дата отправки/принятия (дата почтового отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности).