Документальное оформление

Первый метод является одним из самых ранних, он применяется  с использованием оборотных ведомостей. Его суть состоит в том, что  в бухгалтерии ведут карточки количественно - суммового учета, которые  открывают на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов и вкоторых отражают движение материалов (приход и расход), а на складе учет движения материалов осуществляют только в количественном выражении. В карточках ежемесячно подписывают обороты за месяц  и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерии  ежемесячно составляют оборотные ведомости  по материалам отдельно по каждому  складу (подразделению) и подсчитывают итоговые суммы по каждой странице, группам материалов в разрезе  синтетических счетов и субсчетов  и общий итог по складу (подразделению). На основании оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость  в целом по организации. Отдельно учитывается движение и остатки  ТЗР.

Сводные оборотные ведомости  сверяют с данными синтетического учета материалов и данными карточек складского учета.

Возможен и другой вариант  учета, при котором все приходные  и расходные документы, поступившие  в бухгалтерию, группируют в разрезе  номенклатурных номеров, а в конце  месяца подсчитанные на основе документов итоговые данные о поступлении и  расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости. Эти ведомости составляют в натуральном  и денежном выражении по каждому  складу отдельно в разрезе соответствующих  синтетических счетов и субсчетов.

 

1.5 Учет расчетов с поставщиками.

  Производственные запасы  материалов в основном пополняются  за счет поставок от предприятий-поставщиков. 

 Поставщик на отгруженные  материалы выписывает расчетные  документы и передает их покупателю  для оплаты. Эти документы поступают  в отдел снабжения (маркетинга), где их проверяют на соответствие  с договором, регистрируют в  книге поступления грузов и  дают акцепт. Затем они передаются  в бухгалтерию для учета и  оплаты. С этого  момента у  предприятия возникают расчеты  с поставщиком. По мере поступления  материала на склад, выписываются  приходные документы, которые  передаются по реестру в бухгалтерию.  Бухгалтерия подбирает документы  склада к расчетным документам  поставщика и производит запись  в Ж-О № 6. Для учета расчетов  с поставщиками используют счета: 60; 61; 63.

Счет № 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Обороты по Дебету:

1.     Оплата документов  поставщика:

-         К 51 – с р/с;

-         К 55/1 – с   аккредитивного  счета;

-         К 55/2 – чеком из лимитированной  чековой книжки;

-         К 90; 92 –  ссуды банка

-         К 62; 76 – в счет взаимных  расчетов;

-         К 61 – зачет ранее уплаченного  аванса.

Кредит 60 счета:

         НС – задолженность  предприятия  по неоплаченным счетам и неотфактурованным  поставкам.

Обороты по К-ту:

1.     Д 10; 12; 41;15 – акцепт платежных документов  за отгруженные материальные  ценности.

2.     Д 20; 23; 25;26 – акцепт платежных документов  за потребленную энергию, воду.

3.     Д 46; 43 –  акцепт платежных документов  за доставку готовой продукции.

4.     Д 08 – акцепт  платежных документов на отгруженные  ОС.

5.     Д 19 – сумма  НДС по документам поставщика.

6.     Д 63 – сумма  претензий к поставщику за  недостачу материалов (фактическая  себестоимость + НДС).

 

 

2 ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ

2.1 Учет неотфактурованных  поставок

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие  в организацию, на которые отсутствуют  расчетные документы (счет, платежное  требование и другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).

Такие поставки принимаются  на склад с составлением акта о  приемке материалов не менее чем  в двух экземплярах. Оприходование  неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр  акта направляется поставщику.

Неотфактурованные поставки приходуют по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов).

При этом материальные запасы приходуются и учитываются в  аналитическом и синтетическом  бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем после представления годовой бухгалтерской отчетности году, то:

а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;

б) величина налога на НДС  принимается к бухгалтерскому учету  в общем порядке;

в) уточняются расчеты с  поставщиками, причем суммы сложившейся  разницы между учетной стоимостью по оприходованным материальным запасам  и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором  поступили расчетные документы;

г) уменьшение стоимости  материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту  счетов финансовых результатов ( как  прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

 

д) уменьшение стоимости  материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как  убытки прошлых лет, выявленная в  отчетном году);

2.2 Учет материалов на  складе и в бухгалтерии

Материальные ценности поступают  в организации то поставщиков  на основании заключенных договоров  поставки. Поставщики материальных ценностей  одновременно с отгрузкой продукции  направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные  и др.) Полученные ценности сдаются  на склад уполномоченным лицом или  представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом  на сопроводительных документах. С  заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации сего согласия и с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет. То заведующий складом выписывает приходные ордера  на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанных в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

 

Материалы могут поступать  в организацию и от подотчетных  лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные  за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему  складом, который приходует их, выписывая  приходные ордера в общеустановленном  порядке. При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных при приобретении материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы(ф. № М-17)(Приложение Ж). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера. Запись в карточках делается заведующим складом на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения. Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета. Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу(ведомость), которая ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетов, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью  складского учета осуществляется в  бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных  документов, записей движения материалов в карточках складского учета  и их остатков в сальдовой книге. Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально ответственным лицам (складом) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в  бухгалтерию первичные документы  проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем таксируются(оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги  реестров документов (по приходу и  расходу) отражаются по синтетическим  счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании  месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых  оборотных ведомостей по каждому  складу. Правильность ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета с показателями групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения. Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским, или сальдовым.

 

 

2.3 Учет резервов под  снижение стоимости материальных  ценностей

 

Резервы под снижение стоимости материальных ценностей создают, как правило, перед составлением годового баланса в том случае, когда текущая рыночная стоимость оказывается ниже фактической себестоимости материалов, сложившейся по учетным данным организации. Исходя из принципа осмотрительности, который требует оценки вероятной суммы денежных средств, которую организация может получить при продаже запасов, бухгалтерские отчетные данные формируют следующим образом. Материалы приводят в балансе в оценке по текущей рыночной стоимости, т.е. более низкой, чем оценка, в которой они значатся в бухгалтерском учете. Одновременно в отчете о прибылях и убытках (форма №2) признают убыток от снижения стоимости запасов. При этом делают запись:

Д  91     К  14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»-

отражено образование  резервов под снижение стоимости  материальных ценностей.

 При этом в бухгалтерском  балансе стоимость материальных  ценностей, по которым создан  резерв под снижение стоимости,  отражается за минусом этих  резервов. В пассиве баланса сумма  сальдо этого счета отдельно  не фиксируется.

 В начале следующего  года резервированную сумму восстанавливают:

 Д  14     К91

Таким образом, сальдо на счете 14 представляет собой разность между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью материалов только на конец отчетного года. При закрытии этого счета предполагают, что все переходящие остатки материалов будут полностью использованы в течение следующего отчетного периода. Величина резерва определяется как снижение учетной стоимости материальных ценностей (сырья, материалов, товаров и т.п.) по сравнению с их текущей рыночной стоимостью на конец года. В следующем отчетном периоде по мере списания материальных ценностей, по которым ранее были созданы соответствующие резервы, а также при повышении их текущей рыночной стоимости зарезервированная сумма восстанавливается.

 

2.4 Учет материалов на  забалансовых счетах

 

Материалы, принятые организацией на ответственное хранение, учитываются  на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное  хранение».

 На ответственное хранение  принимаются материальные ценности:

- ошибочно адресованные  данной организации;

- готовая продукция, оплаченная  и принятая покупателем (заказчиком) на месте у поставщика (продавца), но временное оставленная у  него покупателем 9заказчиком) на  ответственное хранение, когда задержка  отгрузки продукции вызвана техническими  и иными уважительными причинами;

- от оплаты, которых организация  отказалась ввиду порчи, поломки,  низкого качества, несоответствия  стандартам, техническими условиями,  условиями договора и т.д.;

- в других случаях,  когда находящиеся в организации  материальные ценности ей не  принадлежат.

 Давальческие материалы  учитываются на забалансовом  счете 003 «Материалы, принятые в  переработку».

Давальческие материалы  – это материалы, принятые организацией о заказчика для переработки (обработки), выполнения иных работ или изготовления продукции без оплаты стоимости  принятых материалов и с обязательством полного возвращения переработанных материалов, сдачи выполненных работ  и изготовленной продукции.

На забалансовом счете 004 «Товары, принятые на комиссию» организация-комиссионер  учитывает товары, принятые ею от физических и юридических лиц (комитета) для  продажи. Такие товары учитываются  в ценах, указанных в приемо-сдаточных  актах, включая НДС (т.е. по ценам, согласованным  с комитетом).

Комиссионер по мере продажи (отпуска) товара покупателю списывает  его стоимость с указанного забалансового  счета.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО  УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ  ЗАПАСОВ