Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

- на документы  бухгалтерского оформления, предназначенные  исключительно для целей бухгалтерского  учета, конкретизирующие или поясняющие  отражение в бухгалтерском учете  тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Кроме того, по объему отраженных операций документы подразделяются:

- на первичные  документы, содержащие информацию  об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые  ордера, накладные и др.);

- на сводные  документы, предназначенные для  обобщения информации о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной деятельности и др.).

По количеству отраженных в них операций документы  подразделяются:

- на разовые  документы, составляющиеся отдельно  по каждой операции (например, накладная  на отпуск материалов);

- на накопительные  документы, отражающие несколько  операций за определенный период (например, лимитно - заборная карта).

По числу  учитываемых позиций документы бывают:

- однострочными,  содержащими одну учетную позицию;

- многострочными, содержащими две и более учетные  позиции (например, платежная ведомость).

По месту  составления (по отношению к организации) документы классифицируются:

- на внутренние документы, составленные в самой организации ее сотрудниками для оформления внутренних хозяйственных операций (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств и т.д.);

- на внешние  документы, составленные контрагентами  организации, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими партнерами по бизнесу (например, платежные поручения, накладные на получение товарно - материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные и т.д.).

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются:

- на материальные  документы, служащие для оформления  операций по движению товарно  - материальных ценностей (например, акт (накладная) приемки - передачи  основных средств, акт о приемке  материалов);

- на денежные документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации (платежное поручение, приходный кассовый ордер и др.);

- на расчетные  документы, используемые для оформления  расчетных взаимоотношений организации со своими партнерами по внешним обязательствам (счет, счет - фактура и др.).

По способу  заполнения документы могут быть заполненными вручную или с помощью  компьютера.

В отдельную  группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы  аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы - ордера, бухгалтерские книги и т.д.).

Для быстрого поиска необходимого документа в бухгалтерии  формируется номенклатура дел.

Каждый полученный документ подшивается после обработки  в папку - дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:

Индекс дела    (номера на папках)	Наименование  дела (заголовок)	Количество  дел в папке	Номер   папки по  перечню	Срок    хранения	Примечания

 

Индекс дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера (например 005 - бухгалтерия) и номера по порядку  в бухгалтерии. Графа "Количество дел" заполняется в конце года. В графе "Примечания" указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (с указанием сроков хранения), либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

1.4. Организация  документооборота

В процессе осуществления  хозяйственной деятельности организация  имеет дело со многими первичными документами.

Документооборот - это система, оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Для целей бухгалтерского учета понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском  учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105, согласно которому под документооборотом следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработку и передачу в архив.

Порядок их обработки  и движения в организации с  момента их создания или получения до сдачи в архив осуществляется на основании утвержденного в организации документооборота. Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой организацией учетной политики.

Для рациональной организации документооборота в организации должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота.

Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но значительно усложняет работу сотрудников бухгалтерии.

На начальном этапе  работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает  круг лиц, которые обращаются с первичными документами (менеджеры по продажам, коммерческие агенты и др.).

В официальном  порядке до их сведения доводятся  правила оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию (нередко  на практике это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов - фактур составляет несколько месяцев).

В связи с  этим целесообразно составить соответствующий  приказ руководителя, в котором установить ответственность за непредставление  или несвоевременное представление  документов в бухгалтерию (выговор, лишение премии и др.).

Своим распоряжением  по бухгалтерии главный бухгалтер  обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном  порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Графиком устанавливается  рациональный документооборот, то есть предусматривается оптимальное  число структурных подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в структурном подразделении организации.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком, который по каждому документу  должен содержать следующие разделы:

• наименование документа;
• порядок создания документа, включающий количество экземпляров, ответственных за выписку, оформление и исполнение документа и срок исполнения документа;
• порядок проверки документа с указанием ответственных за проверку, тех, кто представляет, порядок представления и срок представления;
• порядок обработки документа с указанием исполнителей и срока исполнения;
• порядок передачи документа в архив с указанием исполнителей и срока передачи.

Работники организации (руководители структурных подразделений, подотчетные лица, работники бухгалтерии  и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере  их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому  исполнителю вручается выписка  из графика. В выписке перечисляются  документы, относящиеся к сфере  деятельности исполнителя, сроки их представления и структурные  подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы, таблицы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке  документов в каждом подразделении  предприятия, а также всеми исполнителями  с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и  доброкачественное создание документов, их своевременную передачу для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, которые создали и подписали документы.

Соблюдение  исполнителями графика документооборота контролируется главным бухгалтером  организации.

Требования  главного бухгалтера в части порядка  оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех структурных подразделений и служб организации.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

2. Документация  и документооборот на предприятии ЗАО «Восток»

2.1. Краткая характеристика  предприятия

ЗАО «Восток» осуществляет следующие виды деятельности:

• коммерческая, комиссионная, торговая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;
• организация  оптовой и розничной торговли, оказание услуг по приобретению и реализации товаров;
• оказание транспортных услуг;
• благотворительная деятельность.

Основным видом деятельности ЗАО «Восток» является торговля продовольственными и непродовольственными товарами.

Миссия компании: «Выявление спроса и потребностей рынка, а также  профессиональное и качественное удовлетворение запросов  потребителей всех групп населения».

Основные экономические показатели ЗАО «Восток» за 2004 – 2005 гг. представлены в табл. 1.

Таблица 1

Экономические показатели ЗАО «Восток» за 2004 – 2005 гг.

Показатели	2004г.	2005г.	Отклонения
			+,-	%
Объем товарооборота, тыс.руб.	20111	25173	5062	+25,2
Издержки обращения, тыс.руб.	4193,1	4825,7	632,6	+15,1
Уровень издержек обращения, %	20,85	19,17	-1,68	-8,1
Среднесписочная численность  работников, чел.	22	25	3	+13,6
Производительность труда, тыс.руб/чел	914,1	1006,9	92,8	+10,2
Однодневный объем товарооборота, тыс.руб.	56	70	14	+25,0
Прибыль до налогообложения, тыс.руб.	2770	4224	1454	+52,5
Налог на прибыль, тыс.руб.	665	1014	349	+52,5
Чистая прибыль, тыс.руб.	2105	3210	1105	+52,5
Рентабельность продаж, %	10,5	12,8	2,3	+21,9
Фонд оплаты труда, тыс.руб.	1632,6	1980,4	347,8	+21,3
Среднемесячная заработная плата, руб.	6184	6601	417	+6,7
Среднегодовая стоимость  основных средств, тыс.руб.	1358	1365	7	+0,5
Фондоотдача, руб.	14,8	18,4	3,6	+24,3
Среднегодовая величина оборотных средств, тыс.руб.	4230	4510	280	+6,6
Оборачиваемость оборотных  средств, обороты	4,8	5,6	0,8	+16,7
Торговая площадь, м2	35	35	0	0,0
Товарооборот на 1м2, тыс.руб.	574,6	719,2	144,6	+25,2

 

Рис.1. Динамика экономических показателей ЗАО «Восток» за 2004 – 2005 гг.

Как показывают данные табл. 1, объем товарооборота  в 2005г. вырос на 5062 тыс.руб. или на 25,2 %. С ростом товарооборота выросла  производительность труда на 92,8 тыс.руб./чел. Однодневный товарооборот предприятия увеличился на 14 тыс.руб. Издержки обращения растут медленнее, чем товарооборот предприятия. За счет этого уровень издержек обращения сократился по сравнению с 2004г. на 8,1 %. По итогам 2004 года была получена чистая прибыль в размере 2105 тыс.руб. В 2005г. чистая прибыль выросла на 52,5 %. Рентабельность продаж выросла с 10,5 % до 12,8 %. В 2005г. предприятие уплатило налог на прибыль на 349 тыс.руб. больше, чем в 2004г. Численность персонала торгового предприятия увеличилась на 3 человека, вырос фонд оплаты труда на 347,8 тыс.руб. и среднемесячная заработная плата на 417 руб. Среднегодовая стоимость основных средств в 2005г. увеличилась на 7 тыс.руб. В связи с тем, что темп роста выручки от реализации опережает темп роста стоимости основных средств, фондоотдача в 2005г. увеличилась на 24,3 %. Среднегодовая стоимость оборотных средств выросла в 205г. на 280 тыс.руб. по сравнению с 2004г. Положительным моментом является ускорение оборачиваемости оборотных средств на 0,8 оборота в год. Торговая площадь предприятия не изменилась - 35 м², а вот товарооборот на 1 м² вырос на 144,6 тыс.руб.

2.2. Порядок документооборота  на предприятии. Виды унифицированных первичных документов, применяемых на предприятии

Эффективный и  прозрачный документооборот во многом является залогом успешной работы организации. Для каждого документа в бухгалтерском учете ЗАО «Восток» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);
• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;