Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Порядок документооборота в организации установлен приказом № 7 от 10.01.2005г. (табл.2).

Таблица 2

Приказ, устанавливающий  порядок документооборота на предприятии

Закрытое акционерное  общество «Восток» Приказ № 7 г. Москва                                                                                      10 января 2005 г. Приказываю: 1. В целях  обеспечения своевременной и  эффективной работы структурных подразделений ЗАО «Восток» и рациональной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику документооборота: - коммерческий  директор - до 5-го числа каждого  месяца сдает генеральному директору отчет об объемах, количестве поставок товарно - материальных ценностей, аккуратности расчетов покупателей - оптовых фирм; - руководитель  службы безопасности - до 3-го числа  каждого месяца сдает отчет  коммерческому директору о состоянии  дел кредитуемых торговых фирм, о количестве положительных кредитных историй и положительных заключений на выдачу товарного кредита; - менеджеры  по продажам - до 3-го числа каждого  месяца сдают отчеты коммерческому  директору о параметрах кредитования  в рамках товарного кредита - лимиты по объемам, сроки кредитования, нормы процентов в день в разрезе розничных магазинов; - коммерческие  агенты - до 3-го числа каждого  месяца сдают отчеты руководителю  службы безопасности о количестве  заявок, переданных менеджерам по  продажам, на предоставление товарного кредита, с указанием суммы заявки по каждому розничному магазину; - менеджер по  кадрам - до 5-го числа каждого  месяца представляет для утверждения  генеральному директору трудовые  контракты с новыми сотрудниками  и их должностные инструкции, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности материально - ответственных лиц; 1-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени; до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца; - главный бухгалтер  - до 10-го числа каждого месяца  составляет для генерального  директора сводки, содержащие данные  о прибыли, полученной за месяц,  сумме затрат и налогах; до 28-го числа первого месяца квартала сдает бухгалтерские балансы в налоговую инспекцию после обработки полученных данных из отчетов сотрудников, предварительно ознакомив с ними генерального директора. 2. Все вышеперечисленные  отчеты сдаются в строгом соответствии  с формами, утвержденными в соответствующих приложениях к приказу по учетной политике ЗАО «Восток». Ответственность за разработку форм несут уполномоченные лица. Контроль за разработку форм возлагается на главного бухгалтера. 3. За несвоевременную  сдачу отчетов ответственность возлагается на виновных лиц (вплоть до увольнения). 4. Контроль за  исполнением графика документооборота  возлагается на главного бухгалтера. Генеральный директор ЗАО «Восток» ________________________

 

Каждому исполнителю  вручают выписку из графика документооборота. В выписке перечисляют документы, которые оформляет исполнитель, сроки составления и представления документов в другие подразделения организации. Работники организации создают и представляют документы в соответствии с полученным графиком.

Например, выписка  из графика документооборота для продавца ЗАО «Восток» может выглядеть так (табл. 3):

 

 

Таблица 3

Выписка из графика документооборота для продавца ЗАО «Восток»

Наименование  документа

Создание документа

Проверка документа

Обработка

Кол-во    экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок      исполнения

Ответственный за проверку

Кто      представляет

Порядок     представления

Срок      представления

Кто       исполняет

Срок     исполнения

Расходно-     приходная     накладная     ТОРГ-14

Два: 1-й -   склад        2-й -        продавцу

Кладовщик

Зав. складом

Кладовщик

При           отпуске       товара        в начале      рабочего      дня и сдаче         выручки и     непроданного  товара в      конце         рабочего дня

Бухгалтер       мелкорозничной  торговли

Продавец

При сдаче      товара и       денежной       выручки

Ежедневно но по окончании   рабочего дня

Бухгалтер       мелкорозничной  торговли

1 раз в     3 дня при   обработке   товарного   отчета

Товарный      журнал        ТОРГ-23

Один

Продавец

Зав. складом

Продавец

Ежедневно

Кладовщик

Продавец

По окончании   рабочего дня

Ежедневно

Бухгалтер       мелкорозничной  торговли

1-го        числа       каждого     месяца      в 9.00

 

 

 

 

 

 

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, наличных денежных расчетов при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин, по учету  торговых операций при продаже товаров в кредит, по учету торговых операций в комиссионной торговле утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Для учета торговых операций в ЗАО «Восток» применяются следующие унифицированные формы (табл.4):

Таблица 4

Унифицированные формы по учету торговых операций в ЗАО «Восток»

№ формы	Наименование
ТОРГ-1	Акт о приемке товаров
ТОРГ-2	Акт об установленном расхождении  по количеству и  качеству при приемке  товарно-материальных ценностей
ТОРГ-3	Акт об установленном расхождении  по количеству и   качеству при  приемке импортных товаров
ТОРГ-6	Акт о завесе тары
ТОРГ-7	Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары
ТОРГ-8	Заказ - отборочный лист
ТОРГ-9	Упаковочный ярлык
ТОРГ-10	Спецификация
ТОРГ-11	Товарный ярлык
ТОРГ-12	Товарная накладная
ТОРГ-13	Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
ТОРГ-14	Расходно-приходная накладная для  мелкорозничной торговли
ТОРГ-15	Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей
ТОРГ-16	Акт о списании товаров
ТОРГ-17	Приходный групповой отвес
ТОРГ-18	Журнал учета товаров на складе
ТОРГ-19	Расходный отвес (спецификация)
ТОРГ-20	Акт о подработке, подсортировке, перетаривании  товаров
ТОРГ-21	Акт о переработке (сортировке) плодоовощной продукции
ТОРГ-22	Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц
ТОРГ-23	Товарный журнал работника мелкорозничной торговли
ТОРГ-26	Заказ
ТОРГ-27	Журнал учета выполнения заказов покупателей
ТОРГ-28	Карточка количественно-стоимостного учета
ТОРГ-29	Товарный отчет
ТОРГ-30	Отчет по таре
ТОРГ-31	Сопроводительный реестр сдачи документов

2.3. Пути улучшения организации документооборота на предприятии

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Внедрение корпоративных  информационных систем дает возможность  решить часть проблем бюджетного документооборота. Например, некоторые системы бюджетирования (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillar) позволяют создать систему взаимосвязанных бюджетов, формировать и хранить различные версии таких бюджетов, а также указывать их статусы (например, "сформирован", "согласован", "утвержден").

Тем не менее  нужно помнить, что системы бюджетирования, бухгалтерские системы и даже ERP-системы позволяют работать преимущественно  со структурированными данными, то есть с информацией, которая может  создаваться и храниться в  табличной форме. По данным исследования Fulcrum Research, в общем объеме бизнес-информации структурированные данные составляют всего 20%, остальные же 80% - тексты документов, электронная переписка, протоколы встреч и переговоров и т. п. - являются неструктурированными. Зачастую без изучения неструктурированных данных невозможно оценить контекст, в котором существует структурированная информация. Сбор, хранение и обработка такой информации осуществляются с помощью систем электронного документооборота или, как называют наиболее мощные из них, систем управления информационным содержанием компании.

Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов. Она обеспечивает создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Возможности систем электронного документооборота [6] :

1. Централизованное  управление документами. Независимо  от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

2. Поддержка  жизненного цикла документов. Каждый  документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

3. Коллективная  работа над документами. С помощью  системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество  версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

4. Обеспечение  конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

5. Маршрутизация  документов. Если при отсутствии  системы электронного документооборота  сотрудник, участвующий в формировании  того или иного документа, обязан  четко знать, кому этот документ  должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации  сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации  пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

6. Интеграция  с другими системами. Для обеспечения  целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.