Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

Документы из всех систем, которые логически связаны  с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример:

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

- маркетинговые  исследования рынка (как собственные,  так и полученные из внешних  источников), необходимые при формировании  бюджета продаж;

- договоры с  контрагентами (поставщиками и  покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

- нормативно-справочная  документация, необходимая при формировании  планов производства и бюджетов  нормативных материальных затрат;

- дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

- протоколы  совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и  как бы "выпадают" из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости  может открыть и просмотреть  любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе. Личный опыт

7. Управление  доступом. Существует несколько  вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Так, сотрудник может иметь права на:

- полный контроль  документа; 

- создание новых  версий документа, но не редактирование;

- аннотирование  документа; 

- просмотр документа и т. д.

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых российскими предприятиями в  качестве системы документооборота, является "связка" программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то, что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством электронного документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка  систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является "конструктором для программистов", и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания "Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "БОСС-Референт" ("АйТи").

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании - пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Основные отличия  западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается  в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются  несколько программ для различных  целей. Например, в Documentum есть отдельные  продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, "БОСС-Референт"), ориентированы на коллективную работу с информацией.  
 
Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долл. США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долл. США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных  программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долл. США за одно рабочее  место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долл. США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Приоритетным  направлением автоматизации чаще всего  являются процессы, связанные с согласованием  документов, например процесс составления  и реализации бюджетов. Но многие компании начинают автоматизацию документооборота с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Внедрение системы  документооборота принципиально не отличается от внедрения любой другой автоматизированной системы, поэтому остановимся только на отличительных особенностях этого проекта.

1. Создание корпоративного  хранилища. Внедрение системы  автоматизации управления документами  всегда предполагает создание  корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

2. Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

3. Необходимость  фиксации результатов. В ходе  внедрения системы электронного  документооборота повышенное внимание  необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к  тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить  время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Подведем итоги  курсовой работы:

Документация - это способ оформления хозяйственных  операций с помощью документов в  момент их совершения.

Документирование  хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основанием  для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом  следует понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработку  и передачу в архив.

Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.

Для каждого  документа в бухгалтерском учете  ЗАО «Восток» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки; 

3) проверка принятых  документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка  документа в бухгалтерии; 

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Недостатком организации  документооборота в ЗАО «Восток» является то, что сотрудники предприятия  тратят очень много времени на поиск необходимых данных или  воссоздание документов, уже существующих.

Для устранения указанных недостатков на предприятии  рекомендуется внедрить систему  электронного документооборота. Система  электронного документооборота обеспечивает создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Список литературы

1. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»
2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»
3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.
5. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. – 2004. - № 44.
6. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2004. - №№ 7-8.
7. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Уче<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" text-decoration: