Документооборот при расчете с поставщиками и покупателями

Отказ в оплате чека должен быть удовлетворен одним из следующих  трех способов:

- нотариусом в форме  протеста или составления акта;

- указанием на чеке  отметки плательщика об отказе  оплатить;

- указанием на чеке  даты инкассирующего банка и  отметке о том, что чек своевременно  выставлен и не оплачен.

2. Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

2.1 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

К поставщикам и подрядчикам  относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также выполняющие  разные работы (капитальный, текущий  ремонт основных средств и др.) и  оказывающие различные виды услуг. [1]

Расчеты с поставщиками и  подрядчиками осуществляются после  отгрузки ими товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ними с  согласия организации. Поставщикам  и подрядчикам может быть выдан  в соответствии с хозяйственным  договором аванс. [23]

Организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги.

Для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками предназначен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Все операции, связанные  с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы, оказанные услуги отражаются на данном, счете независимо от времени оплаты. [23]

На этом счете учитываются  расчеты:

за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т. п., а  также по доставке или переработке  материальных ценностей, расчетные  документы на которые акцептованы  и подлежат оплате через банк;

за товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые  расчетные документы от поставщиков  или подрядчиков не поступили (так  называемые неотфактурованные поставки);

за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке (когда фактическое количество поступивших  ценностей превышает количество, указанное в расчетных документах поставщиков);

за услуги по перевозкам, в том числе по недоборам и  переборам тарифа (фрахта);

за все виды услуг связи;

генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора строительного подряда;

генерального подрядчика со своими субподрядчиками при выполнении договора на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических  работ (НИОКР).

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используют следующие  документы: (Приложение )

- накладная, оформляемая  при отгрузке товара; на ее  основании производят оприходование (постановку на учет) товарно-материальных ценностей, она содержит их основные характеристики; [11]

- товарно-транспортная накладная  (предназначена для учета движения  товарно-материальных ценностей  и расчетов за их перевозки  автотранспортом, унифицированная  форма ТТН № 1-Т, утверждена  постановлением Госкомстата России  от 28 ноября 1997 г. № 78, состоит  из 2-х разделов – товарного  и транспортного. Первый заполняет отправитель или получатель, а второй – организация, осуществляющая доставку.). [8]

- счет — документ, выписываемый  поставщиком до поставки товарно-материальных  ценностей или исполнителем работ  заказчику; является уведомлением, за что и в какой сумме  должна быть произведена оплата;

- счет-фактура — документ, выписываемый поставщиком для  правильного расчета и платежа  налога на добавленную стоимость;

- доверенность применяется для оформления права отдельного лица выступать в качестве доверенного для получения материальных ценностей;

- акт о приемке материалов — документ, составляемый при поступлении материальных ценностей, если обнаруживается недостача или они не соответствуют требуемым качественным параметрам; является основанием для предъявления претензий к поставщику;

- коммерческий акт (составляется, если недостача произошла в  пути следования).

При поступлении ценностей  на склад сельскохозяйственной организации  кладовщиком на расчетных документах делается отметка или выписывается накладная внутрихозяйственного назначения. В агросервисных организациях составляется приходный ордер. [11]

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных  сумм налога к вычету или возмещению. Он должен быть составлен в соответствии с требованиями Налогового кодекса  РФ (п. 5 ст. 169, глава 21)и постановления  Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об  утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах на добавленную  стоимость». [5]

Он содержит в себе обязательные реквизиты: порядковый номер и дата выписки, наименование, адрес, ИНН налогоплательщика  и покупателя, наименование и адрес  грузоотправителя и грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, наименование поставляемых товаров, описание выполненный работ и оказанных услуг, количество поставляемых по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения, цена за единицу измерения по договору без учета налога, стоимость товаров, имущественных прав за все количество поставляемых по счету-фактуре товаров, переданных имущественных прав без налога, сумма акцизов по подакцизным товарам, налоговая ставка, сумма налога, предъявляемая покупателя товаров, имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок, стоимость всего количества поставляемых по счету-фактуре товаров, переданных имущественных прав с учетом суммы налога, страна происхождения товаров, таможенной декларации.

Организация-поставщик выписывает счет-фактуру на стоимость товара, определенную исходя из цены с учетом транспортных расходов. [13]

Согласно п. ст. 169 НК РФ счет-фактура  подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными лицами, уполномоченными на то. [16]

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» является активно-пассивным. Дебетовое сальдо означает сумму  авансов (предоплаты), выданных поставщикам  и подрядчикам.

Кредитовое сальдо по счету 60 свидетельствует о суммах задолженности  организации поставщикам и подрядчикам  по неоплаченным расчетным документам и неотфактурованным поставкам. Оборот по дебету счета показывает суммы оплат, списаний и зачетов за товарно-материальные ценности, работы и услуги в отчетном месяце. Оборот по кредиту счета отражает стоимость полученных от поставщиков товарно-материальных ценностей, выполненных подрядчиками работ и оказанных услуг за отчетный месяц.

По кредиту счета 60 отражают стоимость принимаемых к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей, работ, услуг. [11]

На счете 60 задолженность  отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим  товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором счет 60 кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»). [23]

Без согласия организации  в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду электроэнергию, почтово-телеграфные услуги и др.

Учет расчетов с подрядными организациями. На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитывают также расчеты за выполненные работы подрядными строительными организациями. Как правило, расчету между заказчиком и подрядчиком за выполненные работы при иногородних расчетах производятся преимущественно по акцептной форме путем платежных требований, при одногородних – преимущественно платежными поручениями. Расчеты между субподрядами и генеральными подрядными организациями за выполненные работы производятся по акцептной форме путем предъявления субподрядчиками платежных требований к расчетным счетам генеральных подрядных организаций. На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведут также учет расчетов за выполненные работы и оказанные услуги с организациями, обслуживающими сельскохозяйственные предприятия, например, с ремонтно-техническими предприятиями. [20]

Аналитический учет по счету 60 ведется, по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и  подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: поставщикам; по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты, которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставкам; авансам выданным; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам с просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др. [23]

Обособленно на счете 60 ведется учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность. [20]

Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах и  порядке плановых платежей ведется  в ведомости № 5, данные которой  в конце месяца включают общими итогами  по корреспондирующим счетам в журнал-ордер  № 6.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская отчетность ведется на счете 60 обособленно. [23]

Синтетический учет расчетов с поставщиками ведут в журнале-ордере № 6-АПК и «Реестре операций по расчетам с поставщиками» (приложение к журналу ордеру № 6-АПК). В этом журнале синтетический учет сочетается с аналитическим. Журнал-ордер № 6-АПК является комбинированным регистром, где осуществляется аналитический и синтетический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для каждого из них отводится одна строка, в которой фиксируется начальное сальдо, начисление кредиторской задолженности и ее погашение, конечное сальдо. После подведения итогов по журналу-ордеру № 6-АПК и их сверки с другими регистрами полученный кредитовый оборот переносят в Главную книгу. [11]

Журнал-ордер № 6-АПК по счету 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» открывается на квартал, полугодие или год с использование  вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками ведут  раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер. Для удобства сверки расчетов эти  регистры предпочтительнее открывать  на год.

На основании поступивших  первичных документов в реестрах в течение месяца делают записи в  хронологическом порядке, т.е. по каждому  поставщику накапливают суммы расчетных  операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др.[20]

2.2 Учет расчетов  с покупателями и заказчиками

В настоящее время в  бухгалтерском учете при отгрузке продукции покупателям возникает дебиторская задолженность, которая отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Первичными документами  по учету расчетов с покупателями и заказчиками являются: (Приложение )

- товарно-транспортные накладные;  их выписывают при отправке  сельскохозяйственной продукции  за пределы организации;

- акт приема-сдачи выполненных  работ;

- приемные квитанции (по  видам реализуемой продукции); используются  при реализации сельскохозяйственной  продукции заготовительным организациям;

- счета-фактуры. [11]

Документами, на основании  которых возникают расчетные  взаимоотношения между сельскохозяйственными  и заготовительными организациями, являются приемные квитанции. [14]

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» активно-пассивный. Кредитовое сальдо по нему означает, что деньги перечислены покупателем на расчетный счет сельскохозяйственной организации, а товар еще не получен. Дебетовое сальдо возникает, когда товар отгружен, но не оплачен. По дебету счета отражают суммы, на которые предъявлены расчетные документы, по кредиту — суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов).

К счету 62 могут быть открыты следующие субсчета:

1. «Расчеты по государственным контрактам»;
2. «Расчеты с заготовительными и перерабатывающими организациями АПК»;
3. «Расчеты по векселям полученным»;
3. «Расчеты по авансам полученным»;
4. «Расчеты по внутригрупповым взаимосвязанным организациям»;
5. «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками». [11]

На субсчете 62.1 ведут учет расчетов с государственными органами за проданную продукцию и скот при выполнении государственных  заказов через уполномоченные органы (по мере признания дохода).

На субсчете 62.2 отражают расчеты с покупателями и заказчиками по заключенным договорам за проданную сельскохозяйственную продукцию, животных, услуги по их доставке.

На субсчете 62.3 показывают задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченную полученными векселями.

Субсчет 62.4 используется, если в заключенном договоре предусмотрена  предоплата за реализуемую продукцию, поставку материально-производственных запасов, выполнение работ по мере готовности.

На субсчете 62.5 отражается информация о расчетах между взаимосвязанными организациями (в рамках холдингов, финансово-промышленных групп и др.) за проданную продукцию, животных, выполненные работы и оказанные услуги.

На субсчете 62.6 отражают расчеты за продукцию или товары с покупателями, которые не указаны  в предыдущих субсчетах (детские  сады, школы, население, индивидуальные предприниматели без образования  юридического лица), с сельскохозяйственными  организациями за оказанные услуги по переработке давальческого сырья  и работы вспомогательных производств, за поставки в порядке мелкооптовой продажи. [11]

У покупателя могут быть еще и транспортно-заготовительные  расходы, которые включаются в фактическую себестоимость приобретенных материальных ценностей и отражаются в составе материальных затрат. Организация должна выбрать и закрепить в своей учетной политике метод учета транспортных расходов. [12]