Документооборот при расчете с поставщиками и покупателями

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, при  расчетах плановыми платежами —  по каждому покупателю и заказчику. Должна обеспечиваться возможность получения данных о задолженности, обеспеченной векселями, срок поступления средств по которым не наступил; дисконтированными векселями (учтенными в банках); векселями, по которым денежные средства не поступили в срок; по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; по неоплаченным в срок расчетным документам; по авансам полученным

Для ведения аналитического учета по субсчетам счета 62 предназначена  ведомость № 38-АПК. Это оборотная ведомость, в которой записываются по каждой позиции аналитического учета дебетовый и кредитовый остаток на начало месяца или года, обороты по дебету или кредиту в корреспонденции с соответствующими счетами.[23] Все расчеты сельскохозяйственных предприятий с заготовительными организациями строятся на основании заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия поставки продукции, порядок оплаты и т.п. Документами по возникновению расчетных взаимоотношений с заготовительными организациями являются приемные квитанции, формы которых различны в зависимости от вида реализуемой продукции. В приемных квитанциях указывают, какая продукция принята и в каком количестве, причитающаяся оплата и т.п. Приемные квитанции являются основанием для записей в учетные регистры по расчетам с заготовительными организациями.[20] Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками ведется в журнале-ордере № 11-АПК отдельно по каждой организации и каналу реализации. В нем записывают в конце месяца результаты по счету 62 и сверяют их с данными ведомости № 38-АПК. После сверки оборот по кредиту счета 62 переносят в Главную книгу.[23]

2.3 Учет расчетов  по авансам и векселям

Вексель — это вид ценной бумаги, представляющий собой письменное долговое обязательство, составленное в закрепленной законом форме  и дающее его владельцу безусловное  право требовать по наступлению  конца срока с лица, выдавшего  или акцептовавшего обязательства, уплаты оговоренной в нем денежной суммы.

Из данного определения  следует, что, во-первых, вексель - это документ, удостоверяющий имущественное право векселедержателя на получение указанной в нем денежной суммы. Во-вторых, этот документ должен быть составлен с соблюдением установленной формы и обязательных реквизитов.

В-третьих, осуществление  имущественного права по векселю  возможно только при его предъявлении.

В-четвертых, предметом вексельного  обязательства могут быть только деньги.

В-пятых, вексель - это безусловное денежное обязательство, т.к. приказ его оплатить и принятие обязательства по оплате, не могут быть ограничены никакими условиями.

В-шестых, в соответствии с ГК РФ вексель выступает ценной бумагой, на которую распространяются основные положения по их обращению. В соответствии с Федеральным законом от 22.04.96 г. № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» вексель не отнесен к числу эмиссионных ценных бумаг.

Вместе с тем, когда речь идет о бухгалтерском учете и налогообложении операций с векселями, различают «товарные» и «финансовые» векселя.

Товарные (расчетные) Векселя— векселя, используемые для расчетов между предприятиями, применяемые в реальных хозяйственных сделках, представляющие отношения коммерческого кредита.

Финансовые векселя —  векселя, приобретенные с целью  извлечения прибыли от роста его  рыночной стоимости или получения  процента. Применение финансовых векселей представляет собой отношение денежного  займа.

В официальных документах разделение векселей на «финансовые» и «товарные» впервые использовано в Указе Президента РФ от 19.10.93 г. № 1662 «Об улучшении расчетов в  хозяйстве и повышении ответственности  за их своевременное проведение». [11]

Учет расчетов векселями  у получателей. В настоящее время учет расчетов с использованием векселей рекомендуется осуществлять по упрощенной схеме на тех же счетах, на которых отражаются расчеты без использования векселей. Выделение расчетов с использованием векселей осуществляется в аналитическом учете.

Выданные векселя под  приобретение товарно-материальных ценностей  отражают по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  или других подобных счетов. На этих счетах задолженность, обеспеченная векселем, числится до момента ее погашения. По мере погашения задолженности по векселям она списывается в дебет счета 60 с кредита счетов по учету денежных средств (50, 51, 52 и др.). Векселя с просроченным сроком оплаты отражаются в аналитическом учете отдельно. [1]

При выдаче векселей, предусматривающих  выплату процентов за пользование  полученным товаром без его оплаты в течение определенного периода, сумму уплачиваемых процентов относят  на увеличение операционных расходов. При этом если начисленные проценты будут оплачены в текущем отчетном периоде, то они отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Учет векселей у поставщика. Организации, получившие векселя от покупателей, учитывают полученные векселя на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Векселя полученные». Счет 62 дебетуется на указанные в векселях суммы с кредита счетов учета продажи готовой продукции (90) или другого вида имущества (91).

Оплаченные векселя отражаются по дебету счетов учета денежных средств  и кредиту счета 62.

В соответствии с ПБУ 9/99 (п. 6.2) при продаже продукции (работ, услуг) на условиях коммерческого кредита, предоставляемого в виде отсрочки и  рассрочки оплаты, выручка принимается  к бухгалтерскому учету в полной сумме дебиторской задолженности.

Это нововведение означает, что с 1 января 2000 г. (с момента  ввода ПБУ 9/99 в действие) сумма  процентов по векселю должна отражаться в составе выручки от продажи  продукции (работ, услуг). [1]

С начала 2008 г. изменился  порядок вычета НДС в ситуациях, когда покупатель отдает поставщику не деньги, а собственный вексель. Теперь можно не ждать полгашения векселя и применять вычет, как только компания примет купленные товары, работы или услуги к учету. [4]

Следует отметить, что инструкцией  к новому Плану счетов (по счету 62) предусмотрено осуществлять учет процента по векселю на счете 91 «Прочие доходы и расходы». При погашении задолженности  по полученному векселю на общую  сумму задолженности рекомендовано  дебетовать счета учета денежных средств (51, 52 и др.) и кредитовать счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и счет 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).

Не оплаченные в срок векселя  считаются отказными.

Номинальную сумму отказного  векселя с процентами списывают  со счета 62, субсчет «Векселя полученные»  в дебет счета 76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами», субсчет 76—2 «Расчеты по претензиям».

До наступления срока  оплаты по векселю организация-векселедержатель может получить в банках ссуды  под вексель. Полученные кредиты отражают по кредиту счетов 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и дебету счетов учета денежных средств (50, 51, 52 и др.) в фактически полученных суммах. При этом задолженность по расчетам с покупателями, обеспеченная векселями, продолжает учитываться по счетам дебиторской задолженности (62 и др.).

При невыполнении векселедателем или другим плательщиком долговых обязательств организация-векселедержатель обязана  возвратить полученные в результате дисконтирования векселей денежные средства банкам. Перечисленные средства списываются с кредита денежных счетов в дебет счета 66 или 67. Просроченные обязательства по векселям остаются на счетах учета дебиторской задолженности. [1]

Задаток – это сумма, передаваемая продавцу в счет платежей, которые  покупатель должен по договору (ст. 380 ГК РФ). [10]

Аванс – денежная сумма  или другая имущественная ценность, передаваемая в счет предстоящих  платежей и предшествующая передаче материальных ценностей, выполнению работ, оказанию услуг. Аванс является особой формой кредита, пополняющей величину оборотных средств поставщиков. [22]

Учет выданных авансов  осуществляется обособленно в отдельных  регистрах аналитического учета  с целью получения информации о расчетах с конкретными поставщиками и контроля за их состояниями. Суммы выданных авансов перечисляются по платежному поручению с расчетного или других счетов в банках. Эти операции оформляются бухгалтерской записью: Дебит 60,а Кредит 50, 51, 52, 55.

Перечисленные авансы поставщикам  и подрядчикам учитываются по дебету этого счета до тех пор, пока не будут полностью выполнены  и документально оформлены поставка материально-производственных запасов  или объем предусмотренных договором  работ и услуг. За полученные товары и выполненные работы, подтвержденные документально, возникает задолженность  перед поставщиками или подрядчиками, которая уменьшается на сумму  ранее выданных авансов.

При невыполнении договора поставки неиспользованные средства авансов  возвращаются поставщиком на расчетный  счет покупателя. Такая операция оформляется  платежным поручением, в котором  обязательно должно быть указано  основание (номер и дата платежного поручения, по которому зафиксировано  получение аванса, а также договора). Возврат поставщиком неиспользованной суммы авансов оформляется бухгалтерской  записью: Дебет 50, 51, 52, 55, а Кредит 60. [23]

2.4 Создание и  использование резерва по сомнительным  долгам

В настоящее время организации  могут создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями  и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. [1]

Резерв можно создавать  в конце любого отчетного периода  по налогу на прибыль, а так же в конце года. Для этого необходимо провести инвентаризацию дебиторской задолженности. [6]

Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, не погашенная в установленные договором  сроки и не обеспеченная соответствующими гарантиями.

Величина резерва определяется по каждому сомнительному долгу  в зависимости от финансового  состояния организации-должника и  оценки вероятности погашения ею долга. [1]

Просроченную задолженность  можно включать в резерв, в зависимости  от срока ее возникновения. Это прописано  в п. 4 ст. 266 НК РФ. Дни отсчитывают  с даты оплаты, указанной в договоре:

- если срок более 90 календарных дней, то включаем в резерв всю сумму задолженности;

- если срок от 45 – 90 календарных дней, то в резерв  надо включить 50% от суммы задолженности;

- если срок менее 45 календарных дней, то задолженность  в резерв не включается.

Резерв не может быть больше 10 процентов от выручки за тот  же отчетный или налоговый период. [2]

На сумму создаваемых  резервов сомнительных долгов дебетуют счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуют счет 63 «Резервы по сомнительным Долгам». Списание невостребованных долгов, признанных сомнительными, отражают по дебету счета 63 с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Списанные долги  должны учитываться в течение  пяти лет на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

По окончании отчетного  года суммы резервов сомнительных долгов, созданные в предыдущем отчетном году и не использованные в отчетном периоде, присоединяются к прибыли  отчетного года и записываются в  дебет счета 63 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Дебиторская задолженность, по которой созданы резервы сомнительных долгов, отражаются в балансе в  оценке нетто, т. е. за вычетом сумм указанных  резервов. Вследствие этого в бухгалтерском балансе сумма резервов сомнительных долгов отдельно не отражается. [1]

Один из способов избежания убытков при возникновении сомнительного и безнадежного долга – его продажа. Нередко организации продают долги банку сразу после их возникновения, заключая договор факторинга. Но можно продавать не сам долг, а лишь уступить право его истребования другому лицу. Такая сделка производится в рамках договора цессии. [15]

2.5 Инвентаризация  расчетов и раскрытие информации  о расчетах в бухгалтерской  отчетности

Основными целями инвентаризации являются выявление наличия дебиторской  задолженности организации для  сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения  в учете кредиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями заключается в  проверке обоснованности сумм на счетах бухгалтерского учета.

Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведения инвентаризации расчетов в первую очередь с поставщиками и покупателями. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике.

При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы, по которым  истек срок исковой давности. Для  этого необходимо сверить учетные  данные счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками» с данными  актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по соглашению сторон акт Светки составляется организацией или контрагентов: поставщиком, покупателем, арендатором и др.), т.е. с каждым дебитором и кредитором.

Форма акта сверки взаиморасчетов не является унифицированным первичным  документом, поэтому организации  должны их разрабатывать самостоятельно и утверждать в учетной политике. При разработке формы акта организация должна определить, будет ли каждый акт относиться к сверке взаиморасчетов по одному договору или же в акте, возможно, объединить расчеты по нескольким договорам с контрагентов.

Форма акта сверки взаиморасчетов представлена в приложении.