Докуметтооборот

Содержание

Введение……………………………………………………………………….3

1. Документооборот на предприятии…………………………………………4

2. Организация контроля исполнения бухгалтерских документов…………6

3. Формирование и оформление дел бухгалтерии…………………………15

4.Организация подготовки дел (документов) к передаче в архив

предприятия…………………………………………………………………..23

Список использованной литератры…………………………………………26

2

Введение

          Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

3

1. Документооборот на предприятии

          Документ является основным способом предоставления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. 
Тема делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием  зависит от того, на сколько разумно  организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.
Ведь вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. 
Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.
Современное делопроизводство включает:
-обеспечение своевременного и правильного создания документов;
-организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и

4

«документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.
Цель курсовой работы – рассмотреть документооборот предприятия и внедрение автоматизации документооборота. 
Объектом исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области».
Предметом изучение является документооборот на данном предприятии.
 

5

2. Организация контроля исполнения бухгалтерских документов

     Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.  Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации. Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы. Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение). Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии. 

6

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:
- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;
- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления,

утверждения и пересмотра. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям .Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. Отправляемые предприятием документы называют исходящими. 

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде

7

случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».
После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату. 
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: онисоздаются и обеспечива­ют целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.
К внутренним, прежде всего, относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и

др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами: использование в

8

справочно-информационной работе и определение сроков хранения.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов. Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.  
Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. Многие виды управленческих документов отдела обязаны предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы и комплексных документальных ревизиях. Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, что, в свою очередь, также ведет к увеличению производительности труда. Исполнительская дисциплина повышается благодаря следующим факторам:

Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%.

9

  2. Организация контроля исполнения бухгалтерских документов

      Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.  Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.  Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов». Технологию ведения контроля за сроками исполнения доку­ментов можно разбить на следующие процедуры: 
•фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации); 
•проверка своевременного доведения документа до исполнителя; 
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков

10

исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»); 
• напоминание исполнителям и руководителям подразделе­ний о наличии неисполненных документов и поручений; 
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов; 
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли­ны по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.  С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе. 
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан. 
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повто­ряющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков ис­полнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения

11

(несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. 
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль. Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков —докладывает об этом руководителю. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, на­помнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля. 
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая