Докуметтооборот

22

4. Организация подготовки дел (документов) к передаче в архив предприятия.

     В архив организации передаются все дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере­дача дел производится только по описям и в соответствии с со­ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают­ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен­ной службы

учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. 
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов; •описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела; 
•историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; •справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены). Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. 
                                                                       23

                                                        Заключение
Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел. 
 Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятель­ности, помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель). 
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: 
раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка; 
расположение документов внутри дел в определенной последовательности; 
оформление дел. 
Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок — только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и об­ложка заведенного дела. 
В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях фор­мирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно

24

исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел. Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов — наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении. 
 

25

Список использованной литературы

1. Паневчик В.В.Делопроизводство. – Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. – 2004. 
2. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Минск: ТетраСистемс, 2003. 
3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. – Минск: Книжный Дом, 2004. 
4. Давыдова Э. Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 – 35. 
5. Давыдова Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 – 26.

6. Сухачева, Ю. В., Ермуханова А.У. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства. [Текст] // Делопроизводство, 2006. - № 3. – с. 40 – 46.
7. Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с – ISBN 978-5-365-00912-7
8.Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – 240с – ISBN 978-5-91584-006-4

9. Санкина Л.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н. В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с. 

26