Характеристика должностного и численного состава работников службы ДОУ

      Содержание 

Приложение ……………………..……………………………………………....39

 

       Введение 

      Весь  процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженного делопроизводства трудно построить эффективное управление.

      Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

      Несмотря  на то, что документационное обеспечение (делопроизводство) - достаточно консервативная область деятельности, в настоящее  время мы являемся свидетелями весьма серьезных изменений, которые происходят в документационном обеспечении. Эти изменения вызваны рядом факторов, среди которых наиболее значимыми являются:

      изменение законодательства в сфере информации и документации;

      изменение технологии создания, обработки, хранения и использования документов (применение в процессах управления документами компьютерной техники, автоматизация делопроизводственных процессов, внедрение и применение систем электронного документооборота и электронных документов);

      изменения в организации управленческих процессов, которые могут быть вызваны различными причинами - как изменением организационно-правовой формы организации или ее подведомственности, так и внедрением системы менеджмента качества в соответствии со стандартами СМК, или иными причинами.

      Естественно, что эти изменения отражаются на организации деятельности служб  ДОУ и выражаются в том числе  в требованиях, предъявляемых к  должностному и численному составу  работников службы ДОУ.

      Актуальность  темы данного исследования определяется тем, что эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления.

      Важным  вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы ДОУ, ее должностного и численного состава.

      При формировании службы делопроизводства должны обеспечиваться ее четкое построение и нормативная загрузка работников службы, так как недостаточное  количество работников приводит к их перегрузке, к задержке исполнения документов (волокита), а излишнее количество ложится тяжелым финансовым грузом на организацию, способствует пренебрежительному отношению работников к своим обязанностям.

      Цель  данного исследования – дать характеристику должностного и численного состава работников службы ДОУ.

      Для достижения цели потребовалось решить следующие задачи:

1. Рассмотреть организацию службы документационного обеспечения управления.
2. Охарактеризовать структуру и должностной состав службы ДОУ.
3. Выявить особенности определения численного состава службы ДОУ.

 
 

 

       Раздел 1. Теоретическая  часть

      Глава 1. Характеристика должностного и численного состава службы документационного обеспечения управления

      1.1. Организация службы  документационного  обеспечения управления 

      Основное  назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению  фирмы.

      Служба  ДОУ предприятия должна обеспечивать¹:

• единый порядок документирования и организации работы с документами;
• внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
• разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;
• проектирование бланков организационно-распорядительных документов;
• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
• экспедиционную обработку и доставку документов;
• своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;
• регистрацию документов и их учет;
• создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;
• выпуск распорядительных документов руководства предприятия;
• контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;
• подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;
• разработку номенклатуры дел предприятия;
• контроль за работой с документами в структурных подразделениях, правильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;
• оперативное и архивное хранение документов;
• организацию работы архива предприятия;
• организацию работы по обращениям граждан;
• секретарское обслуживание руководства предприятия;
• рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;
• разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;
• повышение квалификации делопроизводственного персонала.

      Службе  ДОУ предоставляется право:

• проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;
• запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;
• привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
• возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
• вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
• разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.

      Служба  ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

      В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии².

      Но  сегодня вместо канцелярий создаются  отделы документационного обеспечения  управления (ОДОУ), более приспособленные  для работы с применением вычислительной и организационной техники.

      На  малых предприятиях с небольшим  объемом документооборота целесообразно  вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению  секретарю руководителя или другому  специально назначенному лицу.

      Построение  службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и  структуры предприятия, численности  его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

      В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

      В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

      Работа  службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем  предприятия.

      В положение рекомендуется включать следующие разделы³:

      1. Общие положения.

      2. Цели и задачи.

      3. Функции.

      4. Права.

      5. Ответственность.

      6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

      Структура службы ДОУ закрепляется в организационной  схеме.

      Каждое  государственное предприятие разрабатывает  Инструкцию по документационному обеспечению  управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

      Инструкцию  следует создавать на основе соответствующих  межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

      Положения Инструкции могут дополняться и  детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах  и других методических документах.

      Деятельность  работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.

      Должностные инструкции работникам службы ДОУ разрабатывает  и подписывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности)⁴.

      Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:

      составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки  текста, диктофоны, авторучки и др.);

      копирования и оперативного размножения документов;

      обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели  документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

      хранения  документов и их транспортирования  между служебными помещениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);

      административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).

      Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами и пособиями. 

 

       1.2. Характеристика структуры и должностного состава службы ДОУ 

      Структура службы документационного обеспечения  управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с  документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями⁵:

• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

      В крупной организации с большим  объемом документооборота могут  существовать все вышеперечисленные  подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

      В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций  в одном подразделении или  вместо структурных подразделений  выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь⁶.