Компьютеризация бухгалтерского учета

2.11.   Другие средства компьютеризации бухгалтерского учета.

Помимо рассмотренных выше программных  средств, на российском рынке САБУ имеется  еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых  по конкретным заказам или в расчете  на малый тираж и последующее  сопровождение специалистами фирмы-производителя. Cетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит  из модулей "Центральная бухгалтерия", "Торговый дом", "Касса", "Зарплата" и "Основные средства". Главным  здесь является модуль "Центральная  бухгалтерия", куда поступает информация, введенная в других системах. Особого  внимания заслуживает ПО "Торговый дом", сочетающее в себе бухгалтерские  и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются  ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для  менеджеров составляются ведомости, необходимые  для управления товарооборотом и  проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается  от момента подготовки контракта  на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных  расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров. Система DiasoftBALANCE компании "Диасофт", представляющая собой универсальный программный  комплекс, позволяет совмещать автоматизацию  бухгалтерского учета с комплексной  автоматизацией банка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании (при помощи пакета DiasoftINSURANCE). В рассматриваемую  САБУ встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы  обработки первичной информации, например правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным САБУ, после чего с помощью арифметических и логических операций, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета. Принцип работы САБУ корпорации "Парус" прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов. САБУ "Парус" полностью совместима с новыми программными продуктами корпорации, предназначенными для автоматизации деятельности страховых фирм^[4].

Среди других разработок можно отметить САБУ компаний "Звезда", "Информатик", "ИНФИН", "Новый Атлант", "Цефей", имеющих определенную долю на российском рынке, но не представляющих интереса для самостоятельного анализа. Таким  образом, большинство САБУ третьего поколения по своей идеологии - интегрированные  продукты, функциональные возможности  которых выходят за рамки задач  автоматизации бухгалтерии. Наблюдается  четкая связь между автоматизацией бухгалтерского учета и торговли (САБУ компаний "1С", "АйТи", "Омега", R-Style Software Lab), банковской деятельности ("Диасофт", "Инфософт", "Омега", R-Style Software Lab), страхования ("Диасофт", "Парус"), гостиничного дела ("Омега").

3.  Практическая технология эффективной автоматизации бухучета.

3.1 Эффективная  автоматизация бухгалтерского учета

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое  автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая  постановка вопроса кажется несколько  надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет  ведется на компьютере. Вот такое  заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение  бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения  является повышение эффективности  и улучшение качества ведения  бухучета на предприятии. Это может  выражаться в:

1. Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №№№60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась^[2].
2. Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких.
3. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
4. Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
5. Повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.
6. Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.

Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она  не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание  компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация  встречается часто, происходит это  потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер  и все тут", а процесс внедрения  программы в их понимании состоит  в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия  псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена  текущей работой, сейчас, "при  компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все  или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для  чего, завести в компьютер. Руководство  тоже не понимает для чего потрачены  немалые деньги на компьютеры, программы  и внедрение, когда в бухгалтерии  как был "завал", так и остался.

Таким образом, можно сказать, что  автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение  об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипом  является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и  к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть  работы берет на себя компьютер, который  и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип  является ошибочным. Дело в том, что  количество необходимых в бухгалтерии  бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных  документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных  документов не зависит от того, автоматизирован  бухучет или нет, оно зависит  от объема хозопераций в организации. Таким образом автоматизация  бухучета не уменьшает числа необходимых  в бухгалтерии бухгалтеров.

3.2 Отражение поступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия»

Рассмотрим, каким образом в  типовой конфигурации отражается поступление  товаров на конкретном примере.

1 ноября 2001 г по накладной 9487 от фабрики «Сигма» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154 руб. и брюки мужские серые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговой организации. Для отражения в учете хозяйственных операций оприходования товаров предназначен документ «Поступление товара». Его форма заполняется на основании складских документов оприходования и сопроводительных документов поставщика в следующем порядке^[3].

Сначала в шапке документа указывается  поставщик (фабрика «Сигма»), сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором  из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее можно ввести непосредственно  в процессе работы с документом.

Затем заполняется табличная часть, в которой перечисляются ассортимент  товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой  «Подбор» в этом случае достаточно выбрать товар из справочника  «Номенклатура» и указать его  количество. Остальные графы табличной  части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организацию  прежде не поступал. В этом случае новую  товарную позицию необходимо описать  в справочнике «Номенклатура», форма  списка которого открывается при  заполнении табличной части. Ассортимент  товаров может составлять тысячи позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя  товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейти в  режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система  могла правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите  «Тип» указывается ее классификационный  признак. В нашем примере «брюки детские» - это товар^[1].

В реквизите «Наименование» указывается  краткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов- фактур) указывается  в многострочном поле «Полное  наименование, краткая характеристика».

В реквизите «Вид» указывается  вид деятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажа верхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитического учета по субконто «Виды  деятельности», где на счете 46 «Реализация  продукции (работ, услуг)» программа  отразит операции по продаже товаров  с помощью документов типовой  конфигурации.

Реквизит «Единица измерения» заполняется  выбором из одноименного справочника.

Важную роль в описании товарной позиции играет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, как  следует учитывать товар, - на балансе или за балансом. Между типом товара и счетом для учета товаров имеется связь, указанная на рис. 1.

Поскольку по условиям примера  «брюки детские» переходят в собственность  торговой организации, то тип товара – «Собственный».

Значение реквизитов «Учетная (покупная) цена» и «Оптовая цена без налогов» носит сервисный характер и используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление и отпуск товаров.

При заполнении реквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

- ставка НДС указывается применительно  к продаже этого товара по  схеме оптовой торговли –20%

• если товар входит в перечень товаров, стоимость которых при определенных условиях является объектом обложения налогом с продаж, то обязательно указывается ставка налога.

После заполнения всех необходимых  реквизитов информации о товаре, продолжается заполнение табличной части документа «Поступление товаров».

После того, как в табличной части  будет отражена вся информация обо  всех поступивших товарах, документ сохраняется и проводится. При  этом автоматически будут сформированы проводки (рис. 2)