Корпоративный секретарь

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение            3

 

1. Функции, полномочия  и организация работы корпоративного  секретаря 4

 

2. Проблема подбора квалифицированных  кадров     7

 

3. Назначение и освобождение  от должности корпоративного  секретаря  13

 

Заключение            15

 

Список литературы          16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Повышение роли корпоративного секретаря

Новый для российских открытых акционерных обществ институт корпоративного секретаря хорошо известен во многих странах, причем не только в  высокоразвитых. Конкуренция в сфере привлечения иностранных инвестиций побудила правительства Индии, Малайзии, Таиланда, Филиппин и других государств с формирующимися рынками проделать весьма значительную работу по усовершенствованию систем корпоративного управления и введению должности корпоративного секретаря в публичных компаниях.

 

Корпоративный секретарь - это сотрудник, поддерживающий регулярное продуктивное общение между собственниками акционерного общества, его топ-менеджментом и советом директоров. Развивая взаимодействие сторон так называемого корпоративного треугольника, он выступает гарантом соблюдения должностными лицами компании и ее органами управления тех процедурных требований, которые обеспечивают реализацию законных прав и интересов акционеров. Отсутствие же столь нужного взаимодействия зачастую приводит к печальным последствиям: общество втягивается в корпоративные конфликты и сталкивается с необходимостью выплачивать штрафы, а его руководители привлекаются к административной и уголовной ответственности. Все это влечет за собой падение котировок акций, утрату репутации и даже банкротство компании. Недавние скандалы, связанные с Enron, WorldCom, Dynergy, Kmart, Adelphia и т.д., убедительно подтверждают эту простую истину.

 

 

 

1. Назначение, функции и организация работы корпоративного секретаря.

 

Назначение  корпоративного секретаря - это ответственное  решение. Оно повлияет как на имидж  компании в глазах контрагентов, конкурентов  и акционеров, и повлечет полное или частичное перераспределение обязанностей внутри общества. Стоит сразу отметить, что возможность назначения корпоративного секретаря должна быть предусмотрена уставом общества с указанием на способ назначения и на орган, перед которым он будет ответственен за исполнение принятых решений.

 

Функции корпоративного секретаря

 

Функции корпоративного секретаря в Законе об АО не предусмотрены. Его полномочия подробно раскрыты в  Кодексе корпоративного поведения.

 Секретарь  общества играет важную роль  в организации общего собрания  акционеров. В этом отношении  секретарь:

- готовит список  лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании акционеров  или поручает составление этого  списка регистратору общества;

- уведомляет  всех лиц, имеющих право участвовать  в общем собрании акционеров;

- готовит и  рассылает бюллетени для голосования акционерам, имеющим право участвовать в общем собрании акционеров;

- готовит и  обеспечивает неограниченный доступ  к материалам, которые должны  быть представлены на общем  собрании;

- заверяет и  распространяет копии материалов, которые должны быть представлены акционерам во время общего собрания;

- отвечает на  процедурные вопросы во время  общего собрания акционеров;

- собирает заполненные  бюллетени для голосования и  передает их счетной комиссии;

- информирует  акционеров о результатах голосования на собрании.

 Секретарь  общества играет важную роль  в содействии членам совета  директоров в получении информации, которая им необходима для  принятия обоснованных решений.

 Секретарь  общества разъясняет членам совета  директоров законодательные и  иные нормативные акты, относящиеся к корпоративному управлению. Вместе с тем он не должен давать юридических консультаций по вопросам, которые не входят в круг его обязанностей.

 Секретарь  общества организует заседания  совета директоров. В его функции  входит извещение о заседаниях совета всех его членов. Кодекс рекомендует, чтобы секретарь общества подписывал и вел протоколы заседаний совета директоров.

 Определенные  функции возлагаются на корпоративного  секретаря в сфере защиты прав  акционеров. Секретарь следит за тем, чтобы общество надлежащим образом рассматривало обращения акционеров и направляет запросы акционеров в органы управления. Кроме того, его обязанностью является учет корпоративных конфликтов, в том числе и конфликтов, связанных с ведением реестра акционеров.

 Секретарь  общества выполняет функции, связанные  с раскрытием информации, а именно: обеспечивает хранение документов  общества; обеспечивает неограниченный  доступ акционеров к информации  в соответствии с законом; удостоверяет  выдаваемые акционерам копии документов.

В случае отсутствия сведений в уставе необходимо предварительно внести изменения, после чего принять  в отношении новой позиции  должностную инструкцию. В зависимости  от целей общества, следует определить, кем будет назначаться данное лицо, каковы его полномочия, права и обязанности. Рассмотрим основные варианты назначения и то, каким образом это повлияет на деятельность внутри общества и к каким внешним последствиям это может привести.

 

Первый  вариант - это прямое подчинение одному из членов Совета Директоров. Преимущества очевидны: единоначалие, четкость принимаемых решений, возможность быстрого реагирования на изменения конъюнктуры рынка и потребностей руководства, акционеров. Негативной стороной является возможность чрезмерной концентрации полномочий в одних руках, а также возможность сговора директора и корпоративного секретаря для реализации личных интересов за счет общества. Единственным средством решения этой проблемы будет отстранение Директора. Но это может повлечь большой скандал и подрыв доверия к обществу. Такой вариант следует применять в компаниях, у которых ближайшая и единственная цель - выйти из кризиса, и в которых нет ненадлежащих учтенных активов.

 

Второй  вариант - когда решение о назначении корпоративного секретаря и его выборы осуществляются самими акционерами общества на собрании. По своей сути этот вариант - полная противоположность первому. Положительной стороной является возможность наиболее полного участия акционеров в управлении, т.к. секретарь будет подчиняться их решениям, выступать связующим звеном с остальными органами управления общества. Но при наличии акционеров с пакетом акций, позволяющим оказывать воздействие на деятельность корпоративного секретаря и общества в целом, решения, принятые под «давлением», могут отрицательно отразиться на деятельности общества.

 

Негативным  образом на деятельности общества может  сказаться отсутствие четкого контроля над деятельностью секретаря  в промежутках между собраниями акционеров. В такой ситуации возможно развитие авторитарного управления в обществе, в котором секретарь и его аппарат будут оказывать давление на остальные корпоративные органы общества, или, наоборот, возникновение анархии, пересечение компетенций и, как следствие, полная нежизнеспособность и бесполезность такого института. Так, например, действия секретаря могут повлиять на политику в отношении информации, подлежащей раскрытию: при отсутствии контроля вероятность раскрытия инсайдерской информации возрастает.

 

Все документы, в которых находится охраняемая законом и внутренними актами информация, могут благополучно оказаться у конкурентов. Такая «утечка» может быть использована с перспективой на недружественное поглощение. В этой связи самым безопасным и эффективным вариантом будет назначение корпоративного секретаря Советом Директоров и его подчинение Совету Директоров как коллегиальному органу.

 

Данный тип  подчинения позволяет сохранить  баланс между интересами как управления, так и акционеров. Отсутствие жесткой  подчиненности позволяет больше оставлять на усмотрение самого секретаря. Конечно, при отсутствии единой позиции в Совете Директоров исполнение может затянуться, но, как показывает мировая практика, - это самый действенный вариант управления . Функции и организация работы корпоративного секретаря Чтобы избежать возникновения конфликтных ситуаций, необходимо указать в должностной инструкции корпоративного секретаря права, обязанности и его место в иерархии общества.

 

Весь перечень вопросов, которые рекомендованы Кодексом к ведению корпоративного секретаря, можно разделить на следующие основные функции: информационная, контрольная, организационная. Все действия корпоративного секретаря должны совершаться в рамках предоставленных ему полномочий и облекаться в надлежащую правовую форму. Он должен самостоятельно следить за этим. В данной ситуации встает вопрос квалификации нанимаемых кадров. Обратимся к нему позже. Многие не придают надлежащего значения такому документу как должностная инструкция и просто переписывают в нее положения Кодекса. Но когда возникают вопросы о надлежащем уведомлении акционеров о собрании, к чьему ведению отнесено решение вопросов по раскрытию информации, кого привлекать к ответственности за разглашение коммерческой тайны, - всегда приходится обращаться к локальным нормативным актам общества, регулирующим права и обязанности сотрудников. Все это можно вывести, только учитывая положения должностной инструкции .

 

В подтверждение своих  слов приведем одно из решений Верховного Суда в отношении прав и обязанностей корпоративного секретаря. В рассматриваемом деле акционер обжаловал действия общества о том, что его требование о проведении внеочередного собрания акционеров не было рассмотрено, чем были нарушены его права. Акционер направил свое требование по почте в адрес корпоративного секретаря. Ответственным за переписку по должностной инструкции был секретарь, но правил о принятии им решения о назначении внеочередного собрания акционеров в инструкции не содержалось. Верховный Суд указал, что если такое полномочие прямо не закреплено в инструкции, то следует обратиться к общим правилам, установленным в законодательстве .

 

На основании пункта 2.1 Положения и норм Федерального закона «Об акционерных обществах» в  отношении Совета Директоров требование о проведении внеочередного собрания должно быть вручено под роспись лицу - единоличному исполнительному органу или иному лицу, уполномоченному принимать корреспонденцию такого рода. Верховный Суд пришел к выводу о том, что имело место ненадлежащее уведомление общества с требованием о проведении внеочередного собрания, и, как следствие, права акционера не были нарушены.

 

Перечислим основные права  и обязанности в рамках каждой из функций: Информационная - уведомление  акционеров о проведении собрания и  ведение переписки с акционерами, доведение до сведения Совета Директоров о поступивших письмах от акционеров с просьбой провести внеочередное собрание, раскрытие информации (предоставление копий, соблюдение требований законодательства в отношении охраняемой информации). Организационная – подготовка материалов для общего собрания акционеров, соблюдение процедур регистрации участников, организация заседаний Совета Директоров, ведение протокола собраний акционеров и Совета Директоров, разрешение конфликтов. Контрольная - подготовка списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, взаимодействие с регистратором, проверка внутренних нормативных актов на предмет соответствия законодательству, контроль в отношении раскрываемой информации, хранение и учет документов. Аппарат корпоративного секретаря Создание аппарата корпоративного секретаря также является факультативным. Аппарат секретаря следует вводить только при наличии значительного числа акционеров. В такой ситуации рекомендуется назначить до трех секретарей, один из которых подотчетен Совету Директоров и является руководителем двух других.

 

Не стоит забывать об определении  компетенции, чтобы избежать ситуаций, в которых происходит их пересечение, и, как следствие, невозможность  контроля исполнения решений. Обычно чем  больше аппарат, тем труднее его контролировать. Необходим баланс между нагрузкой и количеством сотрудников. Работа каждого секретаря организуется с учетом целей и задач общества в рамках осуществляемой хозяйственной деятельности общества и результатов, которых руководство стремится достичь. Слаженная работа нескольких секретарей в итоге повышает скорость и качество взаимодействия как между участниками самого общества, так и с государственными органами, участниками рынка и потенциальными инвесторами.

 

2. Проблема подбора  квалифицированных кадров.

 

Идея внедрения института  корпоративных секретарей появилась  сравнительно недавно, но сейчас уже  есть лица с необходимой подготовкой, готовые предоставить свои услуги. Законодатель не предусмотрел каких-либо вариантов самоорганизации для них, но некоторые из них сами создают объединения со своими правилами и нормами профессиональной этики. Если ваша компания нуждается в корпоративном секретаре, но не имеет подходящего сотрудника, то можно обратиться к этому ресурсу. Также возможен вариант, когда сотрудника отправляют на курсы повышения квалификации, а затем осуществляют перевод на данную должность в соответствии с нормами трудового права.