Метод бухгалтерского учета: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

Отражение хозяйственных  операций в системе счетов осуществляется при помощи двойной записи, сущность которой заключается во взаимосвязанном  отражении различных явлений, вызываемых хозяйственными операциями. Такой способ записей раскрывает их экономическое содержание, позволяя глубже изучать хозяйственную деятельность организации [13, С. 134].

Контроль за всей совокупностью  объектов в бухгалтерском учете  производится путем сопоставления  хозяйственных средств с источниками  их образования, так называемого балансового обобщения.

Балансовое обобщение  характеризуется равенством общей  суммы видов средств и суммы  источников их образования, которое  сохраняется постоянно. Балансовое обобщение позволяет осуществлять строгий контроль за наличием и использованием средств любого хозяйствующего субъекта.

Результаты хозяйственной  деятельности, а также конкретизация  отдельных показателей баланса  содержатся в отчетности. бухгалтерская  отчетность – единая система информации о финансовом положении хозяйствующего субъекта за определенное время. К отчетности как элементу бухгалтерского учета предъявляется целый ряд требований. К ним относятся [4]:

- достоверность – отчетность  должна содержать достоверные  данные об имущественном и  финансовом положении организации;

- целостность – она должна охватывать все без исключения хозяйственные операции, в том числе в ее филиалах и представительствах;

- сопоставимость – соблюдение  постоянства в содержании и  формах отчетности;

- последовательность –  сравнение данных отчетного периода  с предыдущими;

- отчетный период –  период, за который должна составляться  отчетность;

- оформление  –  отчетность  должна  быть  составлена  на  русском языке и в

валюте Российской Федерации, подписана руководителем  организации и главным бухгалтером.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Роль отдельных элементов метода  бухгалтерского учета в решении  задач, стоящих перед бухгалтерским  учетом

 

2.1 Документация  и правила оформления хозяйственных  операций

 

Для сплошного  и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо, прежде всего, фиксировать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. Documentum – поучительный пример, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения  хозяйственной операции, право на его совершение [9, С. 229].

Документация  служит основанием для последующих  бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций.

Документы имеют  правовое значение, они используются в качестве доказательств при спорах между участниками сделки. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы имеют  контрольное значение, так как  дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок хозяйственно-финансовой деятельности. именно документы являются основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению и содержать определенные показатели, которые характеризуют те или  иные хозяйственные операции. Такие  показатели называются реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. В число обязательных реквизитов включают следующие: наименование документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции и т.д. При оформлении документов должны быть заполнены все реквизиты.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документе. Наименование показателей и их количество в документах определяется, как правило, содержанием хозяйственной операции, для отражения которой предназначен конкретный документ. Реквизиты бывают основными (обязательными) и дополнительными.  В число обязательных включают следующие реквизиты: наименование документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции и т.д. Обязательные реквизиты определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу.

Дополнительные реквизиты  включаются в документ в зависимости от характера операции и технологии обработки данных, представленных в документах.

При оформлении документов должны быть заполнены все реквизиты. Если некоторые реквизиты не подлежат заполнению, то свободное место должно быть прочеркнуто.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность и целесообразность тех или иных операций. Все записи в документах должны быть сделаны чернилами, шариковой ручкой или с помощью вычислительной техники.

Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, или если это почему-то невозможно, - непосредственно по окончании операции.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Для отражения  хозяйственных операций используется большое количество разнообразных  документов. Для правильного применения документов их принято группировать, то есть составлять сводные учетные  документы, которые классифицируются по однородным признакам. В приложении А приведена классификация документов по различным признакам [13, С. 226].

 

2.2 Инвентаризация  имущества и обязательств, как  один из элементов метода бухгалтерского  учета

 

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Чтобы   обеспечить   контроль   за   сохранностью  хозяйственных средств  и

для полного  соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется такой элемент метода бухгалтерского учета как инвентаризация. Этот элемент предполагает установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т.д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Инвентаризация (от лат. inventarium) [9, С. 324] является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [6].

В соответствии с этим документом для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности организации обязаны  проводить инвентаризацию имущества  и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и  т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности (кроме  имущества, инвентаризация которого  проводилась не ранее 1 октября  отчетного года). Инвентаризация  основных средств может проводиться  один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально ответственных лиц;

-   при выявлении  фактов хищения, злоупотребления  или порчи имущества;

-  в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

-  при реорганизации  или ликвидации организации;

- при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

- в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации. [8, С. 55]

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества  приходуется по рыночной стоимости  на дату проведения инвентаризации и  соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов  у некоммерческой организации;

б) недостача  имущества и его порча в  пределах норм естественной убыли относятся  на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Основными целями инвентаризации являются [6]:

- проверка правильности  данных текущего учета и выявления допущенных ошибок;

- отражение неучтенных  хозяйственных и финансовых операций;

- контроль сохранности  имущества;

- контроль за  полнотой и своевременностью  расчетов по хозяйственным договорам  и обязательствам, по уплате налогов  и сборов;

- проверка условий и порядка хранения товаров;

- выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

- проверка соблюдения  принципа материальной ответственности;

- проверка состояния  учета и организация движения  товарных запасов;

-   проверка   отражения   всех   хозяйственных   операций   в   документах и в

бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом  причин, основными из которых являются следующие:

- выявление возможных  ошибок в учете, которые могут  привести к серьезным материальным  потерям – штрафам за сокрытие прибыли;

- изменение физических  свойств товарно-материальных ценностей.  Некоторые материальные ценности  в результате естественной убыли  меняют свои физические свойства  или просто приходят в негодность. Указанные нормы утверждаются  Приказами соответствующих Министерств: сельского хозяйства (приложение Б) [14, С. 276], Промышленности, науки и технологий РФ. С помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально;

- стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.;

- кражи, злоупотребления;

- недоверие к  материально ответственному лицу;

- проведение  ревизий, аудиторских проверок;

- при смене  бригадира при бригадной материальной  ответственности;

- по требованию  судебно-следственных органов.

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.