Метод бухгалтерского учета: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально  ответственному лицу.

Для   проведения   инвентаризации    в    организации    создается    постоянно

действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (приложение В).

Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для  признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные  лица дают расписки о том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на имущество  сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие  на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом  наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации  не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества  при инвентаризации определяют путем  обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации  должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка фактического наличия  имущества производится при обязательном участии материально ответственных  лиц, при этом составляются инвентаризационные описи.

Описи подписывают все  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно Методическим указаниям [6] либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.

 

2.3 Понятие о  счетах и двойной записи

 

Бухгалтерский баланс обобщенно  отражает состав и источники средств  организации. В нем показаны результаты хозяйственных процессов, но не сами процессы. Однако для управления и  контроля необходима информация не только о состоянии хозяйственных средств  и источников их образования на определенную дату, но и об их движении, о самих хозяйственных процессах.

Контроль за движением хозяйственных средств  и их источников ведут при помощи одного из элементов метода бухгалтерского учета – бухгалтерских счетов и двойной записи.

Счета бухгалтерского учета  – способ группировки и текущего отражения и контроля за состоянием и движением хозяйственных средств  и источников их формирования,   а   также хозяйственных   процессов   и  результатов  хозяйственной

деятельности [13, С. 165].

В соответствии с делением бухгалтерского баланса  на актив и пассив различают активные и пассивные счета бухгалтерского учета. Активные счета предназначены  для учета состояния и движения хозяйственных средств. Пассивные  – для учета состояния и  движения источников хозяйственных средств. Схематично счет можно представить в виде двухсторонней таблицы, левая сторона которой «Дебет», а правая «Кредит» (от лат. Debet – должен, credit – верит). В приложении Г приведены схемы активных и пассивных счетов [13, С. 167].

Если сложить  суммы всех операций, записанные на сторонах счета, то получатся обороты  счета. При подсчетах оборотов начальное  сальдо не учитывается.

Конечное сальдо по счету определяют, прибавляя к  начальному сальдо оборот той же стороны  счета и вычитая из полученного итога оборот противоположной стороны:

Сальдо конечное активного счета рассчитывается по формуле (2.1):

Ск = Сн + Од – Ок                                                       (2.1)

Сальдо конечное пассивного счета рассчитывается по формуле (2.2):

Ск = Сн – Од + Ок                                                       (2.2)

 

где Ск – сальдо конечное счета;

       Сн – сальдо начальное счета;

       Од – оборот по дебету;

       Ок  - оборот по кредиту.

Например:  на  начало  отчетного  периода в кассе организации остаток денег

составлял 285 рублей. За отчетный период в кассу поступило  из различных источников  (выручка  от продаж, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т.д.)  218500 рублей. Общая сумма расхода составила  217900 рублей (на заработную плату, на командировочные расходы и т.д.).   Таким образом, остаток денежных средств на конец периода составит 885 рублей:

Ск = 285 + 218500 – 217900 = 885 рублей.

Кроме активных и пассивных счетов в бухгалтерском  учете имеются счета, на которых одновременно отражаются и хозяйственные средства и их источники. Такие счета называются активно-пассивными. К этой группе счетов относятся, прежде всего, счета расчетов, например счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если поставщик поставляет материальные ценности, которые требуют последующей оплаты, то формируется кредиторская задолженность – счет пассивный. Если же поставщику выдается аванс или осуществляется предоплата, то формируется дебиторская задолженность – счет активный.

В отношении таких счетов обязательно должен вестись аналитический учет, который дает информацию о состоянии расчетов с каждым дебитором и кредитором. Сальдо по таким счетам дается в развернутом виде [12, С. 563].

Все хозяйственные  операции отражаются на счетах бухгалтерского учета по правилу двойной записи.

Двойной записью  называется взаимосвязанное отражение  изменений объектов бухгалтерского учета в дебете и кредите счетов в одной и той же сумме [13, С. 170].

Двойная запись имеет контрольное значение. Сумма  дебетовых оборотов по всем синтетическим счетам за отчетный период должна быть равна сумме кредитовых оборотов счетов за этот же период. Чтобы отразить каждую операцию на счетах бухгалтерского учета, надо сделать записи в двух счетах.

Например: в отчетном периоде с материального склада были отпущены  в основное производство материалы на сумму 52000 рублей. И с основного производства на склад поступила готовая продукция на сумму 48000 рублей.

Чтобы   отразить  эти   две  операции  на   счетах  бухгалтерского  учета,  надо

сделать   записи   на   счетах.   Первая   операция   затрагивает  два  объекта  учета и,

следовательно, должна быть записана на двух счетах: «Материалы»  и «Основное производство».

Оба этих счета  являются активными, так как на них  учитываются хозяйственные средства – материальные ценности. Поэтому  счет, на котором происходит увеличение хозяйственных средств, будет записан в дебете, а счет, на котором наблюдается уменьшение хозяйственных средств, в кредите:

Дебет «Основное  производство»      Кредит «Материалы» - 52000 рублей.

По второй операции также затронуты два объекта  учета, согласно которым изготовленная из полученных в производство материалов на склад сдана готовая продукция, при этом произошло уменьшение материальных ценностей в производстве:

Дебет «Готовая продукция»   Кредит «Основное  производство» - 48000 руб.

В системе счетов это будет выглядеть следующим  образом:

    «Материалы»          «Основное производство»         «Готовая продукция»

Дт                     Кт                      Дт           Кт                  Дт                                         Кт

            1. 52000                     52000     2. 48000                       48000

 

 

Таким образом, операции отражены на счетах способом двойной записи, то есть одновременной записи одной и той же суммы в дебете одного счета и кредите другого. В бухгалтерском учете кроме двойной записи существует и одинарная запись (только по дебету или только по кредиту), открывающаяся на забалансовых счетах и учитывающаяся за балансом.

Запись на счетах бухгалтерского учета производят на основании документов, поэтому все принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке. Один из ее этапов – запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе.

Взаимосвязь, возникающая между счетами при отражении хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов, а сами счета – корреспондирующими.

Бухгалтерская проводка – это запись, указывающая  наименование дебетуемого и кредитуемого счетов и сумму отраженной хозяйственной операции.

Бухгалтерские проводки бывают простые и сложные [13, С. 174].

Простая  бухгалтерская  проводка  –  это  запись  хозяйственной  операции  по

дебету одного и кредиту другого счета. Сложная  бухгалтерская проводка – это  запись по дебету нескольких счетов и кредиту одного счета или по дебету одного и кредиту нескольких счетов. Однако суммы по дебету и кредиту должны быть равны.

Счета, на которых  хозяйственные средства, их источники  и процессы отражаются в обобщенном виде, называются синтетическими (от греч. Synthesis – соединение, сочетание). Учет, осуществляемый на синтетических счетах, называется синтетическим. Он ведется только в денежном выражении.

Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а также контроля за сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетического учета, недостаточно. Например, необходимо владеть информацией не только об общей сумме задолженности по платежам в бюджет, но и о том, по каким именно налогам образовалась задолженность. Поэтому помимо данных синтетических счетов используют данные аналитического учета, с помощью которого получают более детальные данные по каждому отдельному виду хозяйственных средств, их источников и процессов.

Аналитические счета открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому виду хозяйственных средств, их источников и процессов отдельно. Между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем:

- остатки и обороты синтетического счета должны быть равны остаткам и оборотам всех аналитических счетов, открытых в дополнение к своего синтетического счета;

-  каждую хозяйственную  операцию, записанную по дебету  или по кредиту синтетического  счета, отражают в той же сумме соответственно на дебете или кредите нескольких аналитических счетов, открытых в дополнение своего синтетического счета. [10, С. 98]

Не  все  синтетические  счета  требуют  ведения  аналитического учета. Счета,

которые не требуют  такого учета, называют простыми.

Для   удобства   работы   с   бухгалтерскими   счетами,   которых   достаточно

большое количество, используют прием классификации.

Классификация счетов бухгалтерского учета – это  группировка их по экономически однородным объектам учета, целям и способам отражения этих объектов на счетах.

Классификация необходима для группировки счетов по наиболее существенным признакам: по экономическому содержанию, по назначению и структуре.  Классификация счетов по экономическому содержанию  представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 –  Классификация счетов по экономическому содержанию [13, С. 184]

Группы счетов	Виды (подгруппы) счетов
Счета для учета хозяйственных  средств	Счета для учета основных средств
	Счета для учета нематериальных активов
	Счета для учета оборотных средств
Счета для учета источников хозяйственных средств	Счета для учета собственных  средств
	Счета для учета привлеченных (заемных) средств
Счета для учета хозяйственных  процессов	Счета для учета процесса снабжения
	Счета для учета процесса производства
	Счета для учета процесса реализации