Методика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Письмо Минфина РФ №15н  от 04.03.02 (с изм. от 02.08.04). Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран при расчетах с подотчетными лицами.

1.3. Реформирование бухгалтерского учета в России в соответствии с международными стандартами

 

Система бухгалтерского учета, существовавшая в условиях планируемой  экономики, была обусловлена общественным характером собственности и потребностями  государственного управления экономикой. [10, стр.201] Главным потребителем информации, формирующейся в системе бухгалтерского учета, выступает государство в лице отраслевых министерств и ведомств и планирующих, статистических и финансовых органов. Действовавшая система государственного финансового контроля решала задачи выявления отклонений от предписанных моделей хозяйственного поведения организаций. Изменение системы общественных отношений, а также гражданско-правовой среды предопределило необходимость адекватной трансформации бухгалтерского учета. Идеология такой трансформации сформулирована в Программе реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности МСФО.

Программа провозглашает  главной целью реформирования системы  бухгалтерского учета приведение национальной системы бухгалтерского учета в  соответствие с требованиями рыночной экономики и международными стандартами  финансовой отчетности.

В этой связи основными  задачами реформы являются следующее:

- сформировать систему стандартов учета и отчетности, обеспечивающих полезной информацией пользователей, в первую очередь инвесторов;

- обеспечить увязку реформы бухгалтерского учета в России с основными тенденциями гармонизации стандартов на международном уровне;

- оказать методическую помощь организациям в понимании и внедрении реформированной модели бухгалтерского учета.

В результате реформирования будут созданы приемлемые условия  последовательного, полезного, рационального  и успешного выполнения системой бухгалтерского учета присущих ей функций  в конкретной экономической среде. Будет обеспечен непротиворечивость российской системы бухгалтерского учета общепризнанным в мире подходам к ведению бухгалтерского учета, сформирована модель сосуществования  и взаимодействие системы налогообложения  и системы бухгалтерского учета  введены процедуры корректировки  бухгалтерской отчетности связи  с инфляцией, пересмотрены допустимые способы оценки имущества и обязательств, созданы механизмы обеспечения  открытости (публичности) бухгалтерской  отчетности.

Программа реформирования бухгалтерского учета определяет, что в реформированной  системе целью нормативного регулирования  учета будет обеспечение доступа  всем заинтересованным пользователям  к информации, представляющей объективную  картину финансового положения  и результата деятельности хозяйственных  субъектов. Действующее законодательство относит нормативное регулирование  бухгалтерского учета к компетенции  Правительства РФ, которое по традиции делегирует эту функцию Министерству финансов РФ.

 

 

 

 

 

2. Методика бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

2.1. Документальное оформление учета операции с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

 

С подотчетными лицами заключаются  договоры о полной материальной ответственности, что предполагает возможность полного  взыскания нанесенного ущерба с  подотчетных лиц. [16, стр.196] Трудовое законодательство предоставляет право руководителю организации на принятие соответствующего решения (посредством издания соответствующего приказа или распоряжения). Очевидно, что работники, привлекаемые к ответственности, далеко не всегда согласны либо с суммой взыскания, либо с самим его фактом.

Выдача наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (Приложение 1), которые должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером. При выдачи денег по расходным кассовым ордером отдельным лицам необходим документ,  удостоверяющий личность, о чем делается отметку в расходных кассовых ордерах. Лицо, получившее деньги по расходному кассовому ордеру дало расписку с указанием полученной суммы.

Суммы, выданные под отчет, списываются на основании представленного  авансового отчета (Приложение 2). [11, стр.28] Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне  формы подотчетное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное  удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним и нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются  целевое расходование средств, наличие  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а  также на оборотной стороне формы  указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые  дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В настоящее время многие предприятия выдают своим работникам денежные средства взаем на безвозмездной  основе. [17, стр.439] Для этого заключается договор займа.

В соответствии со ст. 807 ГК РФ по договору займа (Приложение 3) одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Той же статьей предусмотрено, что договор займа считается  заключенным с момента передачи денег или других вещей. Правовое значение данного положения состоит  в том, что заемщик не может  принудить заимодавца к выдаче займа, поскольку обещание о его предоставлении юридической силы не имеет.

Согласно ст. 808 ГК РФ договор  займа между предприятием и работником должен быть заключен в простой письменной форме.

Основанием для заключения договора займа является письменное заявление работника на имя руководителя организации, которое рассматривается при участии профсоюзного комитета.

Одновременно  с заявлением представляются документы, подтверждающие факт постановки заявителя на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий, состав семьи, и другие документы, необходимые для решения вопроса выдачи займа.

Простая письменная форма  договор займа может считаться  соблюденной, если заемщиком в подтверждение  договора займа и его условий  представлена расписка, удостоверяющая передачу заимодавцем  денежных средств  заемщику. [9, стр.345] Несоблюдение письменной формы договора займа не является основанием для признания такого договора незаключенным. В данном случае будет действовать п. 1 ст. 162 ГК РФ, которым предусмотрено, что несоблюдение простой письменной формы договора лишает стороны права ссылаться  на свидетельские показания в подтверждение его заключения и его условий, но не лишает их права приводить письменные доказательства (например, переписка, подтверждающая факт займа, документы о переводе заимодавцем денежных средств заемщику).

Как следует из ст.809 ГК РФ, стороны договора займа могут  исключить право заимодавца на получение  с заемщика процентов на сумму  займа. Чаще всего договор займа  между предприятием-работодателем  и работником заключается на безвозмездной  основе, т.е. без уплаты работником процентов.

Срок и порядок возврата суммы займа определяется сторонами  в договоре. Однако если срок возврата договором не установлен либо определен  моментом востребования, сумма займа  должна быть возвращена в течение 30 дней со дня предъявления заимодавцем  соответствующего требования. Сумма  займа может быть возвращена досрочно, если иное не предусмотрено договором  займа.

Обычно предприятие-работодатель в договоре  займа специально оговаривает вопрос досрочного возврата сумы в случае увольнения по любым  основаниям работника, получившего  заем от предприятия.

Обязанности заемщика и последствия  их нарушения предусмотрены ст. 810-813 ГК РФ. В частности, моментом исполнения обязанности по возврату займа считается  либо момент фактической передачи его  заимодавцу, либо момент зачисления сумы займа на банковский счет заимодавца. Применительно к заключению договора займа между предприятием и работником таким моментом будет считаться  удержание  предприятием части суммы  займа из заработной платы работника.

 

2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Учет подотчетных  сумм ведется на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». [5, стр.224] Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

По дебету активного счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются следующие операции:

1) Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

кредит счета 50 «Касса».

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

2) Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

кредит счета 51 «Расчетные счета».

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм:

1) Списание командировочных расходов оформляется записью:

дебет счета 20 «Основное производство»,

дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,

дебет счета 44 «Расходы на продажу»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2) Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:

дебет счета 44 «Расходы на продажу»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

3) Если подотчетные суммы направлены на покрытие расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей:

дебет счета 07 «Оборудование к установке»,

дебет счета 10 «Материалы»,

дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»,

дебет счета 41 «Товары»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

4) Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

5) Отражение в учете сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки:

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

6) Удержаны не возвращенные подотчетные суммы:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»,

кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведутся по подотчетным лицам  предприятия по каждой сумме, выданной под отчет. [15, стр.182]

Ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлена ниже.

 

Ведомость аналитического учета 

Номер синтетического счета 71

Наименование  синтетического счета  «Расчеты с подотчетными лицами»

Наименование	Сальдо на начало		Обороты за месяц		Сальдо на конец
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Командировочные расходы			7500	7500
Итого:			7500	7500

 

Регистрами синтетического учета по счету 71 является журнал-ордер № 7 и ведомость № 7. В журнале-ордере №7 отражают обороты по кредиту счета 71, в ведомости № 7 — по дебету этого счета.

Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные  и обработанные авансовые отчеты и приложенные к ним расчетные документы. [4, стр.387] Обязательное условие для заполнения регистров — использование одной строки для каждой операции независимо от того, за какой период она составлена (за один, два, три, пять дней и др.). Количество занятых строк журнала-ордера № 7 и ведомости № 7 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период произведенных операций за данный период. Как в журнале-ордере № 7, так и в ведомости № 7, суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 71. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать расчеты с подотчетными лицами, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом.