Методика проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками

При проведении аудита организации  первичного учета по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками применяются  следующие методы сбора аудиторских  доказательств.

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования  товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг.

Основной целью проверки является достижение уверенности в  том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно  осуществлять следующим образом: операции по поступлению товарно-материальных ценностей проводится выборка репрезентативная, которая осуществляется с помощью  случайного или систематического отбора; операции по приобретению работ, услуг  проводят с помощью выборки непредставительной, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов. При этом, проверяя полноту отражения  приобретенных работ, услуг, аудитор  может использовать информацию о  типичном «наборе» услуг, представляемых проверяемой организации за определенный период, которую можно получить в  устном опросе используя учетные  регистры за предыдущие периоды. При  проведении данной процедуры аудитор  сверяет данные первичных приходных  документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком. Затем  аудитор проверяет наличие  счетов- фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке, при этом используя журнал регистрации счетов-фактур. После чего аудитор сверяет данные этих документов с данными складского учета или с информацией от бухгалтерии о принятых к учету работам, услугам.

Проверка законности оформления и содержания первичной учетной  документации по операциям расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Проведение этой процедуры  является обязательным. Цель данной процедуры  получение достаточного количества доказательств того, что весь массив ПУД имеет юридическую силу (соблюдены  все требования к оформлению документации). Аудитор полистно просматривает  те документы, которые были отобраны им для проверки ранее (в соответствии с выбранными критериями). К проверке документации, оформляющей операции, по которым были обнаружены расхождения, подходят с особой тщательностью.

По результатам проведения данной процедуры аудитор выявляет общий уровень соблюдения правил оформления документов по данному участку  и , выявив нарушения, отражает их в  акте проверки. Информацию по операциям, где документов не было обнаружено, либо они оформлены неверно (отсутствуют  отдельные реквизиты, либо в документах имеются неоговоренные исправления) обязательно учитывают в дальнейшем, при проверке их отражения на счетах учета.

Целью проверки является установление наличия или отсутствия графика  документооборота по операциям с  поставщиками и подрядчиками и его  существование составления на все первичные документы. В ходе данной операции желательно заполнять таблицу №9, что бы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками

Таблица №8

Вопросник к определению  объема и характеристик первичной  документации, подлежащей проверке

№ п/п	Раз- дел пер- вич-ного уче-та	Типовые хозяйственные операции	Документы которые вы		Число докумен-тов в день, ме-сяц, квартал		Уровень ав-томатиза-ции: АП-пол-ная  АЧ-частичная Р-ручное создание		Номер и наимено-вание  учетного регистра в кото-ром вы отража-ете дан-ную опе-рацию	Бухгал-терские провод-ки, кото рые вы выполня-ете по данной операции
			соз-дае-те	обра-батыва-ете	создаваемых вами	обрабатываемых вами	при создании доку-мен-та	при об-ра-ботке до-ку-мента
1	Расчеты с пос-тав-щиками и под-ряд-чика-ми	Поступление ТМЦ
2		Принятие услуг производственного  и непро-изводственно-го характера
3		Претензии пос-тавщикам
4		Учет векселей выданных
5		Учет курсовых и суммовых разниц по опе-рациям в инос-транной  валю-те
	Итого	по разделу

Проверка соблюдения графика  документооборота.

Целью проверки является установление наличия или отсутствия графика  документооборота по операциям с  поставщиками и подрядчиками и его  существование составления на все  первичные документы. В ходе данной операции желательно заполнять таблицу  №9, что бы проследить основные этапы  документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Таблица №9

Основные этапы документооборота, создаваемого  (обрабатываемого) документооборота

До-ку-ме-нт	Наличие графика документообо-рота	Исполь-зование унифи-цированной фор-мы доку-ментов	Источник получе-ния доку-мента (если до-кумент сторон-ний	Время, необходимое для			Ваши дальнейшие действия с документами			Имеет ли место возврат-ное  движение докумен-та после обработ-ки
				соз-дания доку-мен-та	обра-бот-ки до-кумен-та	про-верки доку-мен-та	пере-дача для даль-ней-шей  обра-бот-ки	под-шив-ка в теку-щие дела	пере-дача в архив

При необходимости аудитор  может также лично проследить за движением конкретного документа  и исполнением его сроков создания и обработки. По операциям, оформляемым  документами, графики оборота которых  не составлены или составлены только формально, есть риск того, что первичные  документы:

- могут отсутствовать;

- могут быть утеряны;

- будут приняты к учету  (проверенны и обработаны) несвоевременно (например, в следующем отчетном  периоде);

- содержат приписки (так  как отсутствие контроля способствует  подобным ситуациям).

Поэтому аудитор должен обратить особое внимание на документацию, на которую  нет графиков документооборота или  эти графики реально не используются при проведении процедуры Проверка полноты и точности регистрации  документов в учетных регистрах.

Данная проверка нацелена на получение достаточного количества доказательств того, что при принятии документа к учету были соблюдены  принципы:

1.         Было достаточно оснований для регистрации документа в системе учета;

2.         Все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;

3.         Все документы зарегистрированы своевременно;

4.         Все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;

5.         Все документы отраженны в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам проведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;

6.         Документ принят к учету единожды.

Выборка документов, проверяемых  в рамках данной процедуры, должна проводиться  с учетом результатов предшествующих процедур. Особо внимательно подходят к:

- документам, на которые  не составлены графики документооборота;

- операциям, где отсутствуют  либо первичные документы, либо  определенные реквизиты в них.

Проверка организации  хранения документов и организации  доступа к первичной учетной  документации.

Цель проведения этой процедуры  – установить, соблюдены ли на предприятии  правила хранения документации в  процессе текущей деятельности и  правила хранения документов в архиве предприятия. Если на предприятии нет  четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных  документов в архиве, возникает большой  риск несанкционированного доступа  к ПУД. Это, в свою очередь, может  привести как к утере документов, так и к разного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией: припискам, исправлениям в документах, уничтожению или подлогу документов.

Все организации обязаны  хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет. Соблюдение этого  срока также надлежит проверить  в ходе проведения данной процедуры.

Источниками информации аудитору могут служить графики документооборота (где указаны сроки сдачи документов в архив), оформленные к передаче в архив и уже хранящиеся в  архиве дела, акты о выделении документов к уничтожению. Кроме того, в ходе проверки может быть использована информация о наличии или отсутствии на предприятии  системы паролей доступа к  автоматизированным рабочим местам, на которых осуществляется создание и обработка документов данного  раздела учета.

Сведения, полученные в ходе аудита организации первичного учета  по этому разделу, используются для  определения дальнейшей тактики  проведения проверки учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

2.4.2. Аудиторская  проверка организации бухгалтерского  и налогового учета расчетов  с поставщиками и подрядчиками.

С учетом результатов по проведенным ранее процедурам, аудитор  может приступить к детальной  проверке оборотов и сальдо по счетам учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Для проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками аудитором применяются процедуры:

Проверка реальности дебиторской  и кредиторской задолженностей.

Целью данной процедуры является достижение уверенности в том, что  задолженности контрагентов и задолженности  перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация расчетов.  С учетом того, что на некоторых предприятиях инвентаризация расчетов проводится некачественно или не проводится совсем, аудитор вправе настоять на проведении данной процедуры. В процессе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности. Инвентаризацию лучше проводить с помощью запросов к контрагентам аудируемой организации о состоянии расчетов на определенную дату с приложением к запросу расшифровки задолженности. Запросы-подтверждения или акты сверок могут быть оформлены на бланке предприятия. Такой запрос отправляется поставщику или подрядчику в двух экземплярах, один из которых с подтвержденной или не подтвержденной суммой1 возвращается аудитору. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и подрядчиками, так как операции с кредиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности. Важно принимать данный факт во внимание и знать типичные методы совершения и сокрытия подобных действий.

Наиболее значительных размеров мошенничество может достигать  при осуществлении закупочных операций. Нарушения при закупках сырья  могут быть как простыми, предъявление в качестве оправдательных документов накладных и счетов фиктивных  фирм. Данный факт легко выявить  в ходе инвентаризации и сверок расчетов. Так  и довольно сложные, которые почти невозможно вскрыть при помощи аудиторской проверки, мошенничество осуществляется по взаимной договоренности должностных лиц обеих сторон сделки в целях обеспечения неверных кассовых выплат. Аудитор также должен убедиться, что за проверяемый период не было случаев перекрытия кредиторской задолженности перед одним контрагентом дебиторской задолженностью другого. Суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности должны быть своевременно списаны на внереализационные доходы организации.

Проверка правильности списания дебиторской задолженности, безнадежной  ко взысканию. Данная процедура проводится в том случае, если на предприятии  происходили случаи списания дебиторской  задолженности со счета 60, субсчета «Авансы выданные» (так как дебиторская  задолженность возникает только на этом субсчете).

Проверке подлежат обороты  по следующим счетам: по дебету 63 «Резервы по сомнительным долгам» или дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Помимо этого проверяется факт отражения  списанных в качестве безнадежных  к взысканию сумм на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность  неплатежеспособных дебиторов».

Дебиторская задолженность  по которой истек срок исковой  давности (3года), а также другие долги, нереальные к взысканию, списываются  по каждому обязательству на основании  данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации  и относятся на счет средств резерва  сомнительных долгов либо на счет прочих доходов и расходов, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались.

Аудитор должен знать, что  при списании задолженности в  связи с истечением срока исковой  давности началом окончания срока  исковой давности считается дата окончания срока исполнения обязательств должником.

По обязательствам, срок исполнения которых не определен  либо определен моментом востребования,  течение исковой давности начинается с момента, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательства.

Если на предприятии списывается  дебиторская задолженность, нереальная ко взысканию, аудитору надлежит убедиться, что во взыскании списанной з0адолженности было отказано в судебном порядке  и на предприятии е5сть в наличии  оправдательные документы, такие как: постановления суда о признании  должника не платежеспособным, выписка  из государственного реестра о том, что организация прекратила свою деятельность и другие подобные факты.