Нормативное регулирование и документация бухгалтерского учета в России

Документы второго уровня включают Положения по отдельным участкам бухгалтерского учета (ПБУ), которые разрабатывает Министерство финансов РФ по поручению Правительства РФ. В положениях перечислены общие требования государственного регулирования бухгалтерского учета, основанные на международной практике и национальных традициях. Эти документы содержат основные понятия, базовые правила и приемы бухгалтерского учета. Действующие в настоящее время ПБУ раскрывают различные вопросы бухгалтерского учета: формирование учетной политики, оценку и учет активов и обязательств, определение доходов и расходов, раскрытие бухгалтерской информации в отчетности и т.д. В процессе становления системы бухгалтерского учета в России многие положения были изменены, дополнены и уточнены.

Третий уровень нормативного регулирования формируют методические рекомендации, инструкции, письма и  другие нормативные документы, разъясняющие применение отдельных положений  по бухгалтерскому учету. Они разрабатываются  и утверждаются в федеральных и отраслевых органах управления. Документы этого уровня содержат конкретные указания по отражению в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной деятельности. Среди них назовем методические указания: по бухгалтерскому учету основных средств; по инвентаризации имущества и финансовых обязательств; по планированию, учету и калькулированию себестоимости в строительстве и т.д. К числу важнейших документов этого уровня нормативного регулирования относятся План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению. Об этих документах также будет рассказано в соответствующих главах учебника.

К документам четвертого уровня относятся положения, инструкции, приказы и иные документы по ведению  бухгалтерского учета, которые создаются  непосредственно в конкретной организации и являются внутренними рабочими стандартами хозяйствующего субъекта. К ним следует отнести приказ об учетной политике организации, рабочий план счетов бухгалтерского учета, положение об оплате труда и его стимулировании, должностные инструкции, инструкции по инвентаризации и т.д., разрабатываемые на основе действующего законодательства и нормативных документов.

Принятая хозяйствующим субъектом учетная политика не может быть самостоятельно изменена контролирующими и другими органами.

 

3.2Документация и документооборот бухгалтерского учета

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных  операций первичными документами.

Первичный документ — письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена, или разрешение на ее проведение получено.

Первичный документ подтверждает юридическую силу операции, устанавливает  ответственность исполнителя. Ни одна операция не может быть учтена, если она не оформлена надлежащим образом  документом.

Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Показатель документа в бухгалтерском учете  принято называть реквизитом.

Реквизиты, обязательные для составления любого документа:

– наименование документа (формы), код формы (акт, накладная  и т.д.);

– наименование организации;

– содержание хозяйственной  операции;

– измерители хозяйственной  операции;

– подписи ответственных  лиц и т.д.

Кроме обязательных реквизитов, принимаются и дополнительные, которые уточняют или дополняют содержание операции, и т.д.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной документации:

• К учету принимаются  только документы, составленные, по установленной  форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

• Первичные документы  должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях  — непосредственно после ее окончания.

• Все записи в документах производятся четко, разборчиво, чернилами, пастой шариковых ручек или с применением оргтехники (принтеров и т.д.). Производить записи простым карандашом не разрешается.

• В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачеркивают аккуратно, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма, оговаривается надписью «исправлено».

• Исправления, имеющиеся  в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, ответственных  за этот документ, с указанием даты внесения исправления.

Разнообразие хозяйственных  операций предполагает необходимость  создания различных по содержанию и  форме документов. Для разграничения  особенностей документа используется ихклассификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

• по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

• по времени составления: первичные, сводные;

• по объему информации: разовые, накопительные;

• по месту составления: внутренние, внешние;

• по структуре: табличные, анкетные, комбинированные.

 

Распорядительные  документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта  ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные  документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Эти документы  служат основанием в бухгалтерском  учете для отражения хозяйственных  операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Использование  в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается количество документов, снижается вероятность ошибок.

К первичным  относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных  операций (документы на поступление  и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы  обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Порядок расположения реквизитов в документе принято  называть структурой документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной  структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных  документах ряд реквизитов располагается  по анкетной структуре, а ряд по табличной.

Некоторые документы  используются на предприятиях и в  организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).

Правильно оформленные  документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Проверка в  бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учете и другими нормативными документами. Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные документы  подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.

Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку  значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки В документах носит название таксировки. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов.

Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация  документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые  находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В  списке дел указываются:

– индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей – присвоенного подразделению  номера и номера по порядку в бухгалтерии;

– наименование дела (заголовок);

– количество дел  в папке (эта графа заполняется  в конце года);

– срок хранения и номер папки по перечню;

– примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.

После этого  первичные документы поступают  в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока  документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в  нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ, но не менее 5 лет.

Данные сгруппированных документов заносятся в специальные ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры.

Учетные регистры представляют собой носители данных определенной формы, построенные в  соответствии с экономической группировкой информации об активах, капитале и обязательствах экономического субъекта. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны: книги, журналы, карточки, свободные листы, машинограммы, видеограммы, магнитные ленты, магнитные диски и дискеты, оперативная память ЭВМ и т.п.

Основанием  для записи в учетные регистры являются первичные документы. Запись ведется по назначению регистров  в хронологическом порядке, начиная  с 1-го числа до окончания месяца. Переписываются все реквизиты первичных документов. В конце месяца производится подсчет по строкам и графам, а также проверка данных. В случае обнаружения ошибок производятся исправления методами красного сторно (для аналитического учета) или обратной записью (для синтетического учета).

Классификация учетных регистров:

• По видам бухгалтерских  записей регистры делят на:

– хронологические  — данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в  бухгалтерию без разноски по счетам (кассовая книга, регистрационный журнал);

– систематические  — производится группировка хозяйственных  операций по однородным признакам на счетах синтетического и аналитического учета (регистры учета затрат по объектам калькуляции, Главная книга);

– комбинированные  — сочетают хронологические и систематические записи (книга Журнал-Главная, журналы-ордера и ведомости).

• По объему и  содержанию регистры делятся на:

– регистры синтетического учета — операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде (оборотная ведомость);

– регистры аналитического учета — операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном  измерении.

• По форме построения регистры бывают:

– односторонние  — все записи производятся на одной  стороне листа (различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей);

– двусторонние — счет открывается на двух развернутых  страницах книги (по дебету на левой  странице, по кредиту — на правой);

– шахматные  — по строкам расписываются счета  по дебету, по столбцам — по кредиту;

– линейные —  каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на ряд аналитических счетов.

• По внешнему виду регистры делятся на:

– бухгалтерские  книги — скрепленные и сшитые в брошюру пронумерованные листы (кассовая книга, Главная книга);

– карточки —  отдельные листы стандартного размера; совокупность карточек однородного  назначения называется картотекой;

– свободные  листы — таблицы со специальным  графлением для синтетического и  аналитического учета (ведомости, журналы-ордера);

– машинные носители информации — машинограммы.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в  учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

– прохождение  документов должно быть оперативным. Чтобы  сократить время их пребывания в  сфере делопроизводства, следует  различные операции по обработке  документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача  копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т.д.);

– каждое перемещение  документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

– порядок прохождения  и процессы обработки основных видов  документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота — прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению  к аппарату управления различают  поток поступающих, отправляемых и  внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при  организации документооборота, являются:

– объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

– структура  потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими  классификационными признаками;

– режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).