Облік операцій при розрахунках платіжними дорученнями

— викликати одержувача грошей за номером видаткового документа і запитати про суму грошей, що одержується;

— звірити номер контрольної марки або талона в касу з номером на видатковому документі та наклеїти контрольну марку або талон відповідно до чека або ордера;

— підготувати суму грошей і видати її одержувачу та підписати видатковий документ. 
        У момент видачі клієнтам грошей касирам забороняється обмінювати гроші одного номіналу на інший за вимогою одержувача.

       При видачі грошових білетів в упаковці окремими корінцями або окремими аркушами касир зобов'язаний їх перерахувати поаркушно. Це необхідно робити також у випадках вимоги одержувача на перерахування всіх виданих грошей. В цьому разі касир не знімає з виданих пачок і мішків пломби, печатки та гарантійні шви.

       На виявлені недостачі або надлишки складається «Акт про недостачі (надлишки) грошових білетів у пачках» у двох примірниках затвердженої форми. Сума недостачі відшкодовується одержувачу грошей і зараховується на рахунок винних касирів для подальшого стягнення, а надлишки прибуткуються в касу і включаються до складу доходів банку на рахунок № 680 «Непередбачені доходи». У кінці операційного дня касир видаткової каси: 
— звіряє суми прийнятих під звіт грошей, видаткових документів і залишок грошей;

— складає звітну довідку і підписує її;

— наведені в довідці касові обіги звіряє з записами в касових журналах операційних працівників.

       Касир розписується в касовому журналі, а операційні працівники — у довідці.

        Залишок грошей і видаткові касові документи разом із звітною довідкою касир здає під розписку в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)» завідувачу каси, який, перевіривши довідку, підписує її і підшиває в документи дня.

Інкасацію грошової  виручки здійснюють на підприємствах, організаціях, установах інкасатори-збирачі банків на основі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автомашину.   Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виручкою на порожні і виписувані підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох примірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівку грошей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сумку, яку він приймає і розписується в тій, що залишається на підприємстві. 
       Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних відомостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові. 
       Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

        Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачу операційної каси для звірки документів і попереднього зарахування виручки на розрахунковий рахунок підприємства, а останній — касирам для перерахування та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомості додаються до касових документів дня. 
У бухгалтерії банку операції з інкасації готівки відображають на відповідних балансових рахунках.

1. На надходження готівки грошей  до її перерахування: 
Д-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»; 
К-т рахунку 
№ 26 «Кошти клієнтів банку». 
2. Зарахування готівки, якщо не виявлено відхилень фактичної наявності від документальної: 
Д-т рахунку 
№ 1001 «Банкноти та монети в касі банку»; 
К-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування». 
3. У випадку недостачі, виявленої при перерахуванні (фактична наявність 2200 грн.; за супровідними відомостями і оприбутковано попередньо в касу 2300 грн.; недостача 100 грн.): 
а) попереднє зарахування за документами без перерахування: 
Д-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 2300 грн. 
К-т рахунку 
№ 26 «Кошти клієнтів банку» 2300 грн. 
б) на виявлену недостачу зменшується попередньо відображена сума інкасованої грошової готівки та її зарахування на розрахунковий рахунок підприємства: 
Д-т рахунку 
№ 26 «Кошти до запитання клієнтів банку» 
(розрахункові рахунки підприємств) 100 грн. 
К-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 100 грн. 
в) після перерахування готівки її фактична сума 2200 грн. зараховується в касу банку: 
Д-т рахунку 
№ 1001 «Банкноти та монети в касі банку» 2200 грн. 
К-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 2200 грн. 
4. У випадках, якщо виявлено надлишок готівки (сума за супровідними відомостями — 5000 грн., фактична — 5300 грн., надлишок — 300 грн.): 
а) попереднє, до перерахунку, зарахування готівки на розрахунковий рахунок підприємства: 
Д-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 5000 грн. 
К-т рахунку 
№ 26 «Кошти до запитання клієнтів банку» 
(розрахункові рахунки підприємств) 5000 грн. 
б) після перерахування додатково зараховується сума виявленого надлишку готівки: 
Д-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 300 грн. 
К-т рахунку 
№ 26 «Кошти до запитання клієнтів банку» (розрахункові рахунки клієнтів) 300 грн. 
в) на фактичну суму готівка прибуткується в касу: 
Д-т рахунку 
№ 1001 «Банкноти та монети в касі банку» 5300 грн. 
К-т рахунку 
№ 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування» 5300 грн.

         Готівка обігової (операційної) каси та інші цінності повинні зберігатися в грошових сховищах — спеціально обладнаних охоронною сигналізацією коморах, а в них — у вогнетривких сейфах під відповідальність керівника, головного бухгалтера і завідувача каси банку.

        Ключі відгрошових сховищ повинні знаходитися: перший ключ — у завідувача каси; другий — у керівника банку; третій — у головного бухгалтера. 
        При розміщенні у декількох сховищах, на стелажах (полицях) цінностей одного і того ж виду або грошових білетів чи монети одного і того ж номіналу по кожному такому сховищу, стелажу (полиці) складається «Опис цінностей» за встановленою формою із зазначенням у ньому дати і суми фактичного вкладення.

       Усі бланки суворої звітності (чекові та вкладні книжки, трудові та вкладені у них квитанційні книжки, акції, облігації, сертифікати, векселі тощо) обліковуються на відповідних позабалансових рахунках як у книжках, так і в окремих аркушах.

        Бланки суворої звітності, що знаходяться в грошовому сховищі, обліковуються за їх видами в «Книзі обліку залишків бланків суворої звітності». 
         Видача цінностей із грошових сховищ здійснюється під розписку в «Книзі обліку видачі з комори та інших грошових сховищ грошових білетів та інших цінностей для обробки, контрольного перерахування, ревізії та повернення у сховище», записи в якій проводяться за видами цінностей, а грошових білетів з резервних фондів, крім того,— за номіналом.

         Прийняті грошові білети, монети й інші цінності в грошових сховищах обліковуються в «Книзі обліку готівки обігової (операційної) каси й інших цінностей» та «Книзі обліку грошей у резервних фондах». Ці книги заповнює завідувач каси. Стелажі (полиці), візки, сейфи і металеві шафи, незалежно від наявності в них цінностей, повинні бути замкнені на ключ. 
        Ревізія грошових білетів, монети та інших цінностей, які знаходяться в грошових сховищах і касах установ банків, а також перевірка стану їх зберігання виконується: не менше одного разу на півріччя; 
станом на 1 січня; при зміні керівника, головного бухгалтера або завідувача каси; при зміні службових осіб, відповідальних за збереження цінностей; валютних цінностей — щомісяця; в усіх інших випадках — за розпорядженням загальних зборів акціонерів, Національного банку України тощо. 
Ревізія проводиться раптово, з перевіркою всіх цінностей, за станом на одну й ту ж дату і в такій послідовності, яка б виключала можливість приховування розкрадання чи недостачі грошей і цінностей. Вона не повинна порушувати звичайного ходу операцій установ банку. Грошові білети, монети та інші цінності перераховуються повністю; контрольне перераховування здійснюється особисто керівником ревізії.

        Після перерахування грошових білетів, монети та інших цінностей, які знаходяться в грошових сховищах, ревізуючі звіряють виявлені цінності з даними книг обліку готівки обігової (операційної) каси й інших цінностей, обліку грошей у фондах та наявності іноземної валюти та платіжних документів у іноземній валюті, щоденного балансу, аналітичного обліку і, крім того, перевіряють, чи всі вилучені для ревізії цінності повернені до грошового сховища. 
         Суми розписок та інших документів, не проведених через бухгалтерський облік, у виправдання залишку каси не приймаються і вважаються недостачею у касира. Виявлені надлишки каси повинні бути оприбутковані й поверненню не підлягають. 
        Про проведену ревізію цінностей складається акт за підписами всіх працівників, які брали участь у ревізії, і службових осіб, відповідальних за збереження цінностей.

3.Методика відображення всіх видів матеріальних цінностей та нематеріальних активів у звітності.

       Матеріальні цінності – це сировина і матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючи вироби, тара і тарні матеріали (облік їх ведеться на синтетичному рахунку №05); паливо (рахунок №06); будівельні матеріали і обладнання для установки (рахунок №07); малоцінні і швидкозношувані предмети, спецодяг і спецвзуття (рахунок №12). Вони характерні тим, що мають великий обсяг первинних (фактичних) даних, які треба збирати і обробляти, при тому велика кількість реквізитів часто повторюється.

        Основними задачами, що вирішуються на цій ділянці, є своєчасне, повне і достовірне відображення в обліку, а потім видання необхідних оброблених на ПЕОМ показників, що характеризують:

• затрати на заготівлю і придбання матеріальних цінностей для підприємства;
• наявність і рух матеріальних цінностей на центральних складах;
• наявність і рух матеріальних цінностей в цехових коморах;
• рух і використання матеріальних цінностей у виробництві, а також на інші потреби і цілі;
• фактичні витрати матеріальних цінностей по конкретних споживачах;
• виконання договірних поставок матеріальних цінностей постачальниками згідно з договорами і нарядами;
• розрахунки з постачальниками матеріальних цінностей;
• наявність і рух малоцінних і швидкозношуваних предметів, спецодягу і спецвзуття в експлуатації, а також своєчасне списування вартості цих предметів на виробництво;
• дані, які потрібні для заповнювання установленої звітності про матеріальних цінностей, а також для аналізу наявності, руху і використанню матеріальних цінностей;
• результати проведених і звірених інвентаризацій матеріальних цінностей;
• данні, що потрібні для інформування (у ритмі виробництва і по каналах зв’язку) відповідних керівників і фахівців різних рівнів про наявність і рух матеріальних цінностей, розрахунки з постачальниками, рівень записів матеріалів на складах, використанні їх на виробництві тощо.

Специфічними передумовами організації системної обробки інформації по збиранню і обліку матеріальних цінностей є:

• Розробка класифікатора і номенклатури - цінника на сировину, матеріали, покупні напівфабрикати і комплектуючі вироби, тару, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношувальні предмети, спецодяг і спецвзуття (МБП) відповідно з формами установленої звітності, та з зазначенням єдиних ( оптових, прейскурантних або інших ) цін і одиниці виміру, а також формування на їх основі відповідного масиву ( масивів);
• Проведення інвентаризації матеріальних цінностей на складах і в цехових коморах, а також тих, які є в підзвіті і в експлуатації, та присвоєння цим цінностям єдиних кодів ( номенклатурних номерів ), одиниць виміру, установлених цін, терміну придатності МБП в експлуатації та інше;
• Розробка форм для первинної та результатної інформації, а також формування на їх основі бібліотеки форм документів;
• Формування масивів з відповідною нормативно-довідковою інформацією.

        Первині данні, на основі яких відбувається фактичний облік наявності і руху матеріальних цінностей, фіксуються у типових формах первинних документів, або у нагромаджувальних відомостях.

          При обліку матеріальних цінностей, особливо в умовах ринкових відносин, важливе значення має спосіб оцінки цих цінностей. Матеріальні цінності, коли існує безліч різних цін на одні і ті ж матеріали, найпростіше обліковувати їх в єдиних (прейскурантних, оптових, облікових чи інших, але єдиних) цінах з виділенням транспортно-заготівельних та інших (різниці в цінах) витрат, пов’язаних з придбанням і зберіганням цих матеріалів. При розподілу затрат на виробництво і в зведеному обліку матеріальні цінності відображаються з урахуванням їх фактичної собівартості.

         Картково-документальний метод обліку матеріальних цінностей є найбільш поширений метод обліку, що застосовується на складах і в коморах. На обчислювальному центрі машинним способом складаються окремі машинограми - сортові оборотні відомості в кількісно-сумовому виразі в розрізі номенклатурних номерів. Контроль за достовірністю залишків по кожному номенклатурному номеру, зафіксованому в цій відомості і в сортових картках обліку, що є на складі, здійснюється двома способами:

1) ручним способом - методом порівняння  залишків, що є в цих документах, здійснює бухгалтер;

2) за допомогою ЕОМ -шляхом складання  оборотно-порівняльної відомості, а  найдені розбіжності друкуються в цій відомості.