Общий порядок проведения инвентаризации

Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как  с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Наименование  инвентаризуемых ценностей и  объектов, их количество указывают  по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости  от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны [11].

Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания не правильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми  членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные  строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются.

На последней  странице описи должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

Описи подписывают  члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии членам комиссии каких-либо и принятии перечисленного в описи имущества  на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества  в случае смены материально ответственных  лиц принявший имущество расписывается  в описи в получении, а сдавший - в сдаче имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для  переработки, составляются отдельные  описи.

Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерыва в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в ящике (шкафу, сейфе) в  закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех  случаях, когда материально ответственные  обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных  фактов и в случае их подтверждения  проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует  проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где поводилась инвентаризация [8].

Результаты  контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются  актом и регистрируются в книге  учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

В межинвентаризационный  период в предприятиях (учреждениях) с большой номенклатурой ценностей могут производиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными  комиссиями по распоряжению руководителя предприятий (учреждений).

При обнаруженной недостаче руководитель обязан назначить  административное расследование, которое  проводится, как правило, в течение 10 дней.

Привлечение виновных лиц к материальной ответственности  производится в соответствии с положениями  статей 121-125 КЗоТ РФ.

 

1.3. Отражение результатов инвентаризации в учете

Во всех случаях, расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости [11].

Имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению на финансовые результаты у организации или  увеличение финансирования (фондов) у  бюджетной организации с последующим  установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Выявленные  при инвентаризации имущества излишки  приходуются, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации и отражается как увеличение прибыли. При этом они оцениваются по современной  стоимости воспроизводства, а сумма  износа определяется по фактическому состоянию объектов. Комиссия вносит недостающие сведения в инвентаризационные описи. Данные инвентаризации сравнивают с инвентаризационными карточками путем сопоставления.

При обнаружении  неотраженных в учете капитальных  работ, увеличивающих стоимость  основных средств, или же частичной  ликвидации, уменьшающей первоначальную стоимость, комиссия составляет соответствующий акт и определяет сумму увеличения или уменьшения первоначальной стоимости объекта.

Излишки приходуются как ранее не учтенные основные средства, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие (по рыночной цене), с определением степени изношенности.

Недостача и порча имущества в пределах установленных законодательством  норм естественной убыли списываются  на издержки производства или обращения  по распоряжению руководителя организации. При отсутствии норм убыль рассматривается  как сверхнормативная недостача [9].

При недостаче  сверх норм естественной убыли убыток взыскивается с виновных лиц. В тех  случаях, когда виновники не установлены, а также если суд отказал в иске, то потери списываются на издержки производства (обращения) у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

Расхождения между данными инвентаризации и  бухгалтерского учета оформляются  бухгалтерией путем составления  кроме сличительной ведомости - ведомости  результатов, выявленных инвентаризацией [12].

Весь  вышеизложенный общий порядок инвентаризации можно представить схематически (рисунок 1.1).

 

 

Подготовительные работы

 

Приказ руководителя о составе комиссии, сроках, объектах

Проверка технических паспортов, инвентарных карточек и т.д. по всем объектам

Письменное подтверждение материально  ответственных лиц о передаче всех документов в бухгалтерию

Завершение разноски документов по счетам, выведение в них остатка

Пересчет, обмер, взвешивание, оценка всех объектов

 

Инвентаризационные описи (подписи  членов комиссии и материально ответственных  лиц)

 

Сличительные ведомости, сверка фактического наличия с данными учета по объектам

Акт выявления результатов

Протокол комиссии (подписи руководителя и материально ответственных  лиц) – заключение о результатах, которые отражаются в учете

Пересортица – взаимозачет недостач ценностей излишками

Недостачи – отнесение в начет  виновным или списание на затраты  и убытки

Излишки – приходуются в доход  предприятия или госбюджета

 

 

Рисунок 1.1 – Общий порядок проведения инвентаризации

 

 

1.4 Основные бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации

 

Выявленные  при инвентаризации расхождения  фактического наличия имущества  с данными бухгалтерского учета  регулируют в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем  порядке: основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке (одновременно начисляется износ) [10].

Дебет 07, 08, 10, 11, 15, 20, 21, 23 и др.

Кредит 91

Недостачи материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, независимо от причин возникновения

Дебет 94

Кредит 01, 03, 07, 08, 10, 11, 16 и др.

Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли

Дебет 08, 20, 23, 25, 26, 29, 44

Кредит 94

Недостачи материальных ценностей, денежных средств  и другого имущества, порчу сверх  норм естественной убыли, а также  превышение стоимости недостающих  ценностей над оказавшимися в  излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц

Дебет 73

Кредит 94

Сумма недостачи  удержана с сумм начисленной оплаты труда работников организации

Дебет 70

Кредит 94

Вскрытые  инвентаризацией недостачи в  кассе предъявляются взиманию с кассира

Дебет 73

Кредит 50

Сумма недостачи  отнесена на прочие расходы – при  отсутствии конкретных виновников, а  также недостач товарно-материальных ценностей, во взыскании которых  отказано судом вследствие необоснованности исков

Дебет 91

Кредит 94

 

1.5 Инвентаризация  как элемент учетной политики

 

Одним из обязательных элементов организационной  части учетной политики, утвержденных ст.6 п.3 ФЗ №129 является утверждение  порядка проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Нормативная база проведения инвентаризации и оформления ее результатов представлена в документах всех уровней нормативной системы регулирования бухгалтерского учета в РФ:

• в Федеральном законе РФ от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденном приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34-н (пункты 26-28);
• в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
• в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49;
• в отраслевых инструкциях.

Элементами учетной политики организации  является количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.

Например, для обеспечения полноты  и своевременности расчетов с  поставщиками и покупателями по договорным обязательствам за приобретенные и реализованные товары целесообразно проводить ежеквартально инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

По расчетам с налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими  органами по налогам и обязательным платежам также целесообразно проводить инвентаризацию поквартально.

Инвентаризацию кассы необходимо проводить ежемесячно перед составлением внутренней бухгалтерской отчетности.

Периодичность проведения инвентаризации дебиторской задолженности для  создания резерва по сомнительным долгам также определяется как элемент  учетной политики.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.

Порядок проведения инвентаризации устанавливается  приказом руководителя (форма ИНВ-22). Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации.

Документальное оформление результатов  инвентаризации производится с использованием Унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа1998 г. № 88.