Організація, планування, техніка проведення, документальне забезпечення інвентаризації господарських засобів та облік її результатів в с

Здійснення інвентаризаційного процесу передбачає наявність не тільки об’єкту інвентаризації, але й її суб’єктів. Визначення основних суб’єктів інвентаризаційного процесу, як зовнішніх, так і внутрішніх є одним із завдань цього дослідження. Зовнішні суб’єкти інвентаризації є носії прав і обов’язків державні інститути, структури та підрозділи, що згідно з чинним законодавством мають право контролювати фінансово господарську діяльність (Державна податкова адміністрація, Контрольно-ревізійне управління, Фонд державного майна України, Прокуратура). Внутрішніми суб’єктами інвентаризації є керівник та власники підприємства. В системі елементів методу бухгалтерського обліку інвентаризація як елемент має певну самостійність і незалежність. В ієрархічній системі цей елемент як засіб контролю може зайняти будь-яке місце після документації. Основними завданнями інвентаризації є:

1) забезпечення  контролю за наявністю і станом  майна, його рухом, використанням  матеріальних, фінансових, нематеріальних, природних та енергоресурсів відповідно до затверджених норм, плану тощо;

2) виявлення  майна, що втратило свої споживчі  властивості, зіпсованого, невикористаного  і непотрібного у господарстві, а також того, що знаходиться  поза обліком;

3) встановлення  нормального фізичного стану і правильності оцінки необоротних активів та інших засобів праці, які обліковуються на балансі; виявлення стану розрахунків, встановлення фактичної наявності або підтвердження розмірів дебіторської заборгованості;

4) виявлення  понаднормово використаних та невикористаних матеріальних цінностей;

5) перевірку  дотримання правил і умов збереження  майна;

6) виявлення  та усунення фактів безгосподарності, безвідповідальності, виявлення резервів  матеріальних ресурсів, застосування  заходів щодо їх використання;

7) визначення  розмірів природного убутку та  інших витрат;

8) контроль  за станом обліку і звітності  матеріально відповідальних осіб;

9) перевірку  дотримання діючих положень про  матеріальну відповідальність [15].

Важливе значення для отримання всебічної характеристики сутності інвентаризаційної роботи має науково-обгрунтована класифікація. З науково обґрунтованої класифікації починається наукове знання, оскільки тільки за її допомогою досягається перетворення розрізнених фактів в упорядковану систему, що дозволяє скласти уявлення про проблему, що досліджується [33].

Обґрунтована класифікація є базою розробки узагальнюючих висновків, вихідним пунктом застосування результатів наукових досліджень з метою розв’язання задач, поставлених перед інвентаризацією. Чітка і обґрунтована класифікація видів інвентаризації дозволяє глибше зрозуміти роль інвентаризації, функції та повніше використовувати результати інвентаризації в здійсненні господарського контролю. Існують різні види інвентаризації, які залежать від різних кваліфікаційних груп.

За частотою проведення інвентаризації поділяються на:

- періодичні інвентаризації проводяться, як правило за ініціативою  власника. Вони можуть бути щоквартальні  та щомісячні, а також при сезонності  виробничого процесу сезонні. Мета  таких інвентаризацій – контроль за збереженням майна виявлення втрат, природного убутку, недостач, можливих помилок та зловживань, контроль над роботою матеріально відповідальних осіб;

- разові інвентаризації, як правило  є річними і проводяться зазвичай  перед складанням фінансової звітності в листопаді – грудні поточного року. Вони є суцільними та повними.

За характером проведення й рядом питань, що вирішуються інвентаризації бувають:

- планові  інвентаризації проводяться в  чітко встановлені у відповідності  з розробленим планом, затвердженим керівником підприємства;

- необхідні  інвентаризації здійснюються у  випадках, час настання яких неможливо  передбачити. Такі інвентаризації  обов’язкові, оскільки необхідність  їх проведення викликана об’єктивними  причинами та регламентується нормативно правовими актами;

- контрольна  інвентаризація повинна проводитися  після закінчення попередньої, з  метою перевірки сумлінності  дій членів інвентаризаційної  комісії та перевірки попередніх  результатів проведення інвентаризації.

За охопленням матеріально відповідальних осіб інвентаризації бувають:

- індивідуальні  інвентаризації – це перевірка  певного виду майна у однієї  матеріально відповідальної особи  або бригади;

- наскрізна  інвентаризація – охоплює перевіркою  конкретні види майна у всіх матеріально відповідальних осіб даного підприємства. Різновидом наскрізних інвентаризацій є їх одночасне проведення у місцях зберігання майна (склад) і в процесі реалізації (в торгівельному залі).

За способом проведення інвентаризації поділяють:

- суцільні інвентаризації – передбачають перевірку всіх без винятку цінностей, що знаходяться в під звіті тієї чи іншої матерівльно відповідальної особи;

- несуцільна  інвентаризація – охоплює перевіркою  лише деякі цінності у певної  матеріально відповідальної особи. Таку інвентаризацію порівняно легко організувати у будь – який час без припинення роботи підприємства. На практиці проведення несуцільних інвентаризацій є найбільш доцільним в між інвентаризаційний період за об’єктами, де облік ведеться в натурально – вартісному виразі.

За суб’єктом, що призначив інвентаризацію поділяють:

- ординарні  інвентаризації, що проводяться  за ініціативою власника для  прийняття управлінських рішень  виробничого характеру, а також  для перевірки адекватності даних  бухгалтерського обліку;

- неординарні  інвентаризації, що проводяться  за ініціативою зовнішніх органів  контролю і можуть здійснюватись  при проведенні аудуторської  перевірки, в процесі ревізії, а  також за ініціативою інших  зовнішніх суб’єктів.

За способом обстеження елементів об’єктів виділяють:

- вибіркові;

- основного  масиву - це перевірка в процесі  інвентаризації переважної частини  елементів об’єкту інвентаризації (більше 51%);

- монографічним  способом слід інвентаризувати  найбільш дефіцитні види виробничих  ресурсів, що користуються підвищеним попитом, а також тих, що тривалий час зберігаються на складах без руху.

Під методикою розуміється конкретизація методу, доведення його до положення, алгоритму, чіткого опису способів проведення. Важливе місце в даному випадку займають принципи інвентаризації, які визначають її організацію та техніку здійснення, прийоми встановлення кількісної та якісної характеристики майна, його оцінку, місце інвентаризації в управлінському та обліковому процесах, а також в забезпеченні зберігання власності. Дотримання принципів інвентаризації знаходиться в тісному взаємозв'язку з методикою її проведення. В практичній діяльності недооцінюють вагомість правильного проведення інвентаризації та дотримання її принципів. Принципи інвентаризації визначають порядок її організації і техніку здійснення, прийоми встановлення кількісної і якісної характеристики майна і його оцінку, місце інвентаризації в управлінському та обліковому процесах, а також в забезпеченні зберігання власності [26].

При проведенні інвентаризації дотримуються наступних принципів:

1. раптовість – передбачає раптовість для матеріально відповідальних осіб перевірки їх дій з обліку і зберігання цінностей, що знаходяться в їх підзвіті;
2. зіставленість – полягає в тому, що одиниці виміру, які застосовуються в обліку, повинні збігатись з одиницями виміру, що вказані в інвентаризаційних документах як за способом обчислення, так і за системою розрахунків;
3. плановість – реалізується на підприємстві через систему внутрішньогосподарського планування кількості, видів і строків проведення інвентаризацій;
4. своєчасність – полягає у своєчасному проведенні, яке не дозволяє приховати недостачу та надає змогу попередити порушення за умови, що вони носять частковий і незначний характер, попереджає виникнення матеріального збитку;
5. точність – передбачає достовірне відображення фактичної наявності майна, його кількісних та якісних характеристик;
6. об’єктивність – полягає у виявленні причин та умов, які спричиняють господарські порушення, недостачі або лишки;
7. безперервність – полягає у тому, що інвентаризація повинна проводитись активно і безперервно, до повного встановлення фактичної наявності об’єкту перевірки, отримання результатів інвентаризації та прийняття відповідних рішень;
8. повнота охоплення об’єктів – передбачає суцільну перевірку об’єкту інвентаризації. Дотримання є обов’язковим при проведенні повних і часткових інвентаризацій, коли виявляється стан та наявність майна, яке належить підприємству;
9. ефективність - передбачає, що кожна інвентаризація повинна закінчуватися прийняттям рішень і рекомендацій, загальним виявленням недоліків та впровадженням передового досвіду;
10. оперативність – полягає в необхідності проведення інвентаризації і оперативному веденні її результатів;
11. економічність – полягає в необхідності організації інвентаризації так, щоб витрати на її проведення були мінімальні та її проведення не створювало б перешкод для процесів виробництва та реалізації;
12. гласність – дотримання даного принципу ставить діяльність інвентаризаційної комісії під безпосередній контроль колективу підприємства;
13. юридичного значення результатів інвентаризації передбачає суворе дотримання положень, що дозволяють відображати результати інвентаризації в бухгалтерському обліку;
14. виховного впливу - своєчасно і правильно проведені інвентаризації сприяють вихованню і підвищенню у матеріально відповідальних осіб почуття відповідальності за збереження довіреного їм майна;
15. оцінка результатів – передбачає прийняття необхідного рішення по виявлених під час інвентаризації відхиленнях;
16. обов’язковість – полягає в тому, що проведення інвентаризації регламентується діючими нормативними актами та інструкціями;
17. документальне відображення результатів контролю – результати інвентаризації обов’язково повинні мати доказову силу для юридичного підтвердження її підсумків;
18. доцільність – полягає в тому, що інформація, яка отримується після проведення інвентаризації повинна мати конкретний економічний зміст, бути потрібною й корисною для прийняття управлінських рішень.

Мінімально необхідна періодичність проведення інвентаризації об’єктів визначена положеннями про інвентаризацію та відомчими інструкціями: основні засоби, незавершене виробництво, напівфабрикати власного виробництва, готова продукція, промислові товари, малоцінні швидкозношувані предмети, сировина та матеріали періодичність 1 раз на рік; продовольчі товари, дорогоцінні метали і дорогоцінне каміння, розрахунки з дебіторами та кредиторами періодичність 2 рази на рік; розрахунки за платежами до бюджету періодичність 1 раз на квартал; грошові кошти, грошові документи, бланки суворої звітності 1 раз на місяць [14]. Таким чином, викладений основний матеріал, щодо поняття, значення та видів інвентаризації, думки з цього приводу різних науковців. Варто зробити висновок, що окрема термінологія в нашій країні не є уніфікованою. Визначення вчених досить сильно відрізняється в тому числі від чиного законодавства. Отже, здійснюючи аналіз наукового аспекту даної проблеми приходимо до висновку, що єдність в розумінні сутності інвентаризації не досягнуто, а ситуація з її тлумаченням залишається дискусійною. На наш погляд, це пов’язано зі складністю процедур, які об’єднані одним поняттям інвентаризація. Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також засобом упорядкування складського приміщення, правильності перевірки і зберігання матеріальних цінностей, справності ваго вимірних приладів та дотримання принципів організації інвентаризації для встановлення кількісної і якісної оцінки майна. А також обрати вірну кваліфікаційну групу проведення інвентаризації з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом зіставлення з фактичною наявністю активів та зобов’язань підприємства.

 

1.2 Теоретичні аспекти проведення  інвентаризації

 

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і в організаціях всіх форм власності регламентуються Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69 [6]. При проведенні інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків підприємства (організації, установи) дотримуються наступної схеми проведення інвентаризації ( рис.3).

Рис.3.Орієнтована схема проведення інвентаризації

Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна і розрахунків, що підлягають інвентаризації під час кожної з них, визначається керівником підприємства, окрім випадків коли проведення інвентаризації є обов’язковою, а саме:

- передача  майна державних підприємств в оренду, приватизація й корпоратизація;

- проведення  господарських операцій, що пов’язані  з реструктуризацією підприємства;

- ліквідація  підприємства;

- пожежа, стихійне лихо чи аварії техногенного  характеру або інші надзвичайні  ситуації, викликані експериментальними умовами;

- зміна  керівника колективу при колективній  матеріальній відповідальності, вибуття  із колективу (бригади), більше половини  її членів, письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів  колективу про її проведення;

- випадків відмови постачальником в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних цінностей або отримані від покупців претензії щодо недовантаження;

- встановлення  фактів зловживань, крадіжок або  псування цінностей;

- розпорядження  судово-слідчих органів;

- продаж  об’єктів необоротних активів;

- консервація  необоротних активів і тимчасове  виведення з експлуатації виробничих  потужностей;

- переоцінка  майна;

- зміна  матеріально-відповідальної особи  при індивідуальній матеріальній  відповідальності;

- складання річної фінансової звітності;

- зміна  керівника підприємства.

Інвентаризація проводиться як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена за один день, її можна починати до і закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах, розпорядчим документом їх керівника створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівника структурних підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах де через великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік.

Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, що призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально – відповідальних осіб , одного й того ж працівника два роки підряд.