Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования хозяйственных операций

  Тема 1. Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования хозяйственных операций.

 

 

Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

1.1.Документирование хозяйственных операций

• Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.  
      Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами "б", "в", "г" пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. 
• Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).  
      Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта.  
      В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. 
• Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.  
      Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.  
      Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.  
      В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.  
  
• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.  
      При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно - кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.  
      Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.  
  
• Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.  
   

1.2.Правила проверки первичных документов 
и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет  соответствия документа установленным  правилам.

Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
• подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько  групп:

• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые  подписали документы, с указанием  даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных  документов и учетных регистров  подчистки и не оговоренные исправления  не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с  первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных  операциях на основе первичных учетных  документов составляются сводные учетные  документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные  регистры, а на самом документе  делается специальная отметка, исключающая  возможность ее повторного использования.

 

 

1.3.Бухгалтерская обработка первичных документов

 

Проверенные первичные документы подлежат обработке, которая состоит их следующих  этапов:

таксировка;

группировка;

котировка;

гашение.

 

На нашем предприятии используется такой план счетов:

 

 

 

 

 

Тема 2. Учет денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах в банке.

 

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических  шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных  металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются  ключом и опечатываются специальной  печатью кассира. Ключи от сейфа (шкафа) и сургучная печать хранятся у кассира. Кассиру запрещается  оставлять ключи в условленных  местах, передавать посторонним лицам  либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных  кассиром пакетах хранятся у руководителя организации. Ежеквартально производится их проверка членами постоянно действующей  на предприятии инвентаризационной комиссии с составлением акта, который  хранится в делах главного бухгалтера вместе с актами проверки кассы.  
 
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. 
 
 Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусматривается должность кассира. 
 
Кассир — это должностное лицо, на которое возложена обязанность приёма, хранения, выдачи наличных денег из кассы и ведение первичного учёта движения денег. 

При поступлении на работу кассир подписывает договор о полной материальной ответственности. В своей  работе руководствуется «Порядком  ведения кассовых операций», административно  числится в составе бухгалтерии  и подчиняется главному бухгалтеру в соответствии с должностной  инструкцией. Приём и выдачу денег  кассир производит только на основании  первичных документов установленной  формы, подписанных руководителем  и главным бухгалтером. Учёт всех операций по движению наличных денежных средств кассир осуществляет в кассовой книге.

Материально-ответственное лицо —  это лицо (работник предприятия), несущее  материальную ответственность за сохранность  товарно-материальных ценностей и  денежных средств предприятия. К  ним относятся кладовщики, кассиры, экспедиторы-водители. Они дают письменное обязательство (подписывают договор  о материальной ответственности) о  материальной ответственности, после  чего имеют право на основании  утверждённых форм первичных документов (накладных, ПН, кассовых ордеров и  др.) производить прием и отпуск материальных ценностей и денег. Они обязаны вести учёт движения доверенных товарно-материальных ценностей  и денег в  соответствующих регистрах.

 

1.1 Документальное оформление операций в кассе.

 

Все кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации (кассовыми ордерами), которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с  Центральным Банком и Министерством  Финансов  РФ. 
 
Кассовые ордера — это документы, удостоверяющие законность поступления денег в кассу предприятия и их расходования по целевому назначению.  
 
Кассовые ордера выписываются только чернилами в бухгалтерии и передаются кассиру на исполнение. В ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. В ордерах не допускается никаких исправлений и подчисток. Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, в котором указывается сумма, от кого (за что) они поступили и другие необходимые данные. Расходование денег из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером. При приеме или выдаче денег кассовым ордером подписываются кассиром, а документы, приложенные к ним, погашаются штампами «Оплачено» или «Получено». Приходные и отдельно расходные кассовые ордера нумеруются в хронологической последовательности, с начала и до конца года. На основании этих ордеров и приложенных к ним документов кассир производит записи в кассовой книге. 
 
Прием наличных денег в кассу производят по приходному кассовому ордеру (форма № КО- 1), подписанному главным бухгалтером. 

Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.

При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать  предъявления паспорта или удостоверения  личности, и записывает в расходный  кассовый ордер наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении  денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается в личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой, не выданной суммы кассир от руки вписывает слово: “Депонировано” и не выданные суммы, заносит в реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах выплаченных и депонированных. 

 

 

1.2 Отражение денежных средств в кассе на бухгалтерских счетах.

 

Кассовые операции проводятся в  следующем порядке:  
1.оформление первичных документов по приходу и расходу;  
2.регистрация первичных документов в журнале регистрации;  
3.записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;  
4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.  
Движение наличных денежных средств учитывается на  активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира. 
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 
50.1 «Касса организации»; 
50.2 «Операционная касса»; 
50.3 «Денежные документы»; 
50.4 «Касса в иностранной валюте».