Особенности проведения и отражения результатов в бухгалтерском учете отдельных видов имущества организации

      4. Кражи, злоупотребления.

      5. Недоверие к материально ответственному  лицу.

      6. Проведение ревизий, аудиторских  проверок.

      7. В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.

      8. По требованию судебно-следственных  органов.

      Периодичность и сроки проведения инвентаризации зависят от вида материальных ценностей  и устанавливаются в соответствии с действующим законодательством руководителем организации. В начале финансового года главный бухгалтер составляет график проведения инвентаризации имущества организации, который утверждается руководителем.

      Инвентаризация  в зависимости от вида материальных ценностей проводится в следующие сроки:

      - по основным средствам - один  раз в три года, а по библиотечным  фондам - один раз в пять лет;

      - по капитальным вложениям - один  раз в год, но не ранее  1 декабря отчетного года;

      - по незавершенному производству  и полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам - не ранее 1 октября отчетного года;

      - по товарам, сырью и материалам  в районах, расположенных на  Крайнем Севере и приравненных  местностях - в период наименьших  их остатков.

      Инвентаризация  денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т.д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.²

      Итак, чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для  полного соответствия данных учета  фактическим остаткам, для обеспечения  реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета — инвентаризация, то есть установление фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков или проверки учетных записей. В практике существуют различные виды инвентаризаций, которые  позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

     2 Общий порядок проведения инвентаризации

    В соответствии с действующими нормативными документами приказом руководителя организации для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия (включая главного бухгалтера). Организацию,  проведение  и  контроль  за  проведением   инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление или распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

    В состав постоянно действующей комиссии входят:

    - руководитель  предприятия  или  его  заместитель  (председатель            комиссии);

    -  главный бухгалтер;

    - начальник структурных подразделений  (служб);

    - представитель общественности.

    Постоянно действующие комиссии выполняют  следующие функции:

    - заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных  подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

    - организуют проведение инвентаризаций  и осуществляют инструктаж  членов  рабочих инвентаризационных комиссий;

    - производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

    - рассматривают объяснения, полученные  от лиц, допустивших недостачу,  порчу ценностей или другие  нарушения, и дают предложения  о порядке    регулирования  выявленных недостач и потерь  от порчи ценностей.

    Для непосредственного проведения  инвентаризаций  при  большом  объеме работ для одновременного проведения инвентаризации  имущества  и  финансовых обязательств  постоянные  комиссии   создают   рабочие   инвентаризационные комиссии, в  состав которых входят:

    - представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);

    - специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник        бухгалтерской службы).

    В некоторых случаях  (например,  после  краж  и  ограблений)  в  состав комиссий   включают    представителей:  

    - управления    торговли    местных исполнительных  и   распорядительных  органов; 

    - службы  внутреннего аудита организации; 

    - независимых аудиторских организаций. ³

    Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении  инвентаризации служит    основанием    для     признания     результатов     инвентаризации недействительными.

    Члены  инвентаризационных  комиссий  за  внесение  в   описи   заведомо неправильных  данных  с  целью  сокрытия  недостач,  растрат  или   излишков подлежат привлечению  к ответственности в установленном законом порядке.

    Основанием  проведения инвентаризации  является  приказ  (распоряжение), который вручается  членам инвентаризационных комиссий. В приказе  указывается состав  инвентаризационной  комиссии,  конкретные  объекты   инвентаризации, сроки  начала и завершения   работ,   сдачи   материалов   инвентаризации   в бухгалтерию.

    Общий порядок проведения инвентаризации можно разделить на три этапа.⁴

    Первый  этап – предварительная или подготовительная работа, которая осуществляется перед проведением инвентаризации.  Инвентаризационная группа обязана:

    - получить от материально ответственных  лиц расписку в том,  что   у  них       нет  неоприходованных и  не  списанных   в  расход  ценностей,  а   также товарно-денежные отчёты  и расписку  о  их  сдаче,  тщательно  проверить их и проставить даты и подписи председателя;

    - получить  от  кассира   и   проверить  последний  кассовый   отчёт   с       выведенными  в нём остатками денег в  кассе;

    - снять остаток  наличия   денежных  средств  в  кассе,  записать  его  в       инвентаризационную опись;

    - опломбировать места хранения  ценностей,  имеющие  отдельные   входы  и       выходы;

    - проверить исправность всех весоизмерительных  приборов;

    - материальные  ценности  рассортировать  и  уложить  по  наименованиям,       артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для       пересчёта, перемеривания и перевешивания;

    - в местах хранения вывесить  ярлыки с указанием  количества,  массы  или       меры  проверяемых ценностей.  

      Председатель инвентаризационной комиссии обязательно должен визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), потому что это служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.⁵

      Второй  этап – проверка фактических остатков. После проведения предварительной  работы, члены инвентаризационной комиссии разбиваются на группы и закрепляются за объектами, подлежащими инвентаризации. Они должны быть ознакомлены с  инструкцией «О порядке проведения инвентаризации», а также получить необходимые бланки для проведения инвентаризации. Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности.

      Наличие   ценностей   при   инвентаризации определяется   путем   обязательного    пересчета,  взвешивания,  обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества. Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной  упаковке поставщика, определяется на основании документов при  обязательной  проверке в натуре их части. 

      Определение  веса  (или  объема)  навалочных  материалов допускается производить  на основании обмеров  и  технических  расчетов.  При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости  отвесов  ведут раздельно  один  из  членов  инвентаризационной   комиссии   и   материально ответственное лицо.

      Результаты  проверки материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи, где  подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи составляются не  менее  чем  в  двух экземплярах и подписываются   всеми   членами    комиссии    и материально ответственными лицами. Материально ответственные лица подтверждают на каждой  описи,  что  у них нет претензий к комиссии и  что  проверенные  ценности  приняты  ими  на хранение.

      Третий  этап - выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете. Для  того чтобы выявить результаты инвентаризации данные инвентаризационных описей сдаются в бухгалтерию. Там работники бухгалтерии сравнивают данные учета и данные инвентаризации и составляют сличительную ведомость. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

        Результаты инвентаризации должны  быть отражены в учете и  отчетности того месяца, когда  была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации  – в годовом бухгалтерском отчете.

      Выявленные  в результате инвентаризации расхождения  между данными бухгалтерского учета  и фактическим наличием имущества  регулируются в соответствии с  Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Согласно пункта 28 данного положения, выявленные излишки и недостачи необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

      - излишек имущества приходуется  по рыночной стоимости на дату  проведения инвентаризации и  соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты у  коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

      - недостача имущества и его  порча в пределах норм естественной  убыли относятся на издержки  производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных  лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

      Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм, убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

      Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортице может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

      Предложения о регулировании выявленных при  инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации.

      На  основании утвержденной инвентаризационной описи, сличительной ведомости и  решения руководителя бухгалтер  делает соответствующие проводки, позволяющие  скорректировать учетные данные и привести их в соответствие с реальным наличием ценностей.

      При этом все излишки материальных ценностей  приходуются, то есть, с одной стороны, ответственность за их сохранность  и целевое использование возлагается  на материально-ответственное лицо, а с другой стороны, они рассматриваются как прибыль организации: дебетируются счета учета имущества («Касса», «Материалы» и так далее) и кредитуется счет «Прочие доходы и расходы» (Приложение А).