Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

Наличные деньги могут  быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в  объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для  перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

Предприятия не имеет права  накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов  для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

Предприятия имеют право  хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов  только для оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию  и стипендий не свыше 3 рабочих  дней (для предприятий, расположенных  в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая  день получения в банке. Теперь руководитель или предприниматель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать его в платежной или в расчетно-платежной ведомости. Срок не должен превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке.

С 2012 года деньги должны выдаваться под отчет на основании письменного  заявления подотчетного лица, составленного  в произвольной форме. На заявлении  руководитель организации обязан сделать  собственноручную надпись о сумме  и сроке, на который выдаются наличные деньги, подписать заявление и  поставить дату.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий, отдельных подразделений  хозяйственных организаций, в том  числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся  вне района деятельности организаций  в размерах  и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним.

Выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под  отчет наличных денег одним лицом  другому запрещается. 

1.4 Ревизия  кассы и контроль за соблюдением  кассовой дисциплины

Соблюдение  кассовой дисциплины является неотъемлемым элементом бухгалтерского учета. К  кассовой дисциплине относится корректное ведение кассовой документации, кассовых операций и работы с денежной наличностью  в соответствии с нормативными документами, основным из которых является Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) .

Проверки  соблюдения кассовой дисциплины условно  можно разделить на внутренние и  внешние. Внутри организации проводят инвентаризации денежных средств и  внезапные ревизии кассы. Для  проведения инвентаризаций и ревизий  кассы приказом руководителя предприятия  назначается комиссия.

Внешние проверки проводят банки, с которыми заключен договор обслуживания, и налоговая  инспекция - в случае поступления  от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины. В соответствии с Положением № 373-П банки должны проверять соблюдение кассовой дисциплины не реже одного раза в два года.

Порядок и  сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. В некоторых случаях ревизия самой кассы должна быть проведена обязательно:

• смена кассиров (как при найме нового работника, так и в случае, если кассир отправляется в отпуск или заболел);
• выявленный факт хищения или злоупотребления;
• период перед непосредственным составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Ревизия кассы должна проводиться (помимо вышеуказанных случаев) в  обязательном порядке хотя бы раз  в квартал или полгода. Обычно ревизии проводятся ежемесячно: либо в первый рабочий день месяца с  утра, либо вечером последнего рабочего дня месяца.

Предприниматель, который  ведет кассовые операции самостоятельно, тоже должен проводить проверки и  оформлять результаты документально. Поскольку предприниматель, как  правило, сам ежедневно пересчитывает  кассу, достаточно будет проверки раз  в полгода или год.

Для поддержания финансовой дисциплины и ответственности работников на должном уровне также иногда должна быть проведена внезапная ревизия  кассы. Решение о проведении такой  ревизии принимает руководитель (он же накануне издает соответствующий  приказ), но инициировать проверку может  также главный бухгалтер.

Чтобы минимизировать риски, связанные с нарушением кассовой дисциплины, во-первых, следует соблюдать  кассовую дисциплину на протяжении всего  периода деятельности организации; во-вторых, тщательно подготовиться  к проверке банком до ее начала.

Перед началом  проверки необходимо убедиться в  наличии всех кассовых документов и  надлежащем их оформлении, так как  сначала банк отправляет письмо с  предупреждением о проверке и  с просьбой собрать необходимые  документы.

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента  последней проверки или с начала деятельности организации), так и  перед отправкой документов в  банк на проверку необходимо проверять  наличие и правильность оформления следующих документов:

• кассовой книги (форма № КО-4);
• отчетов кассира;
• журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);
• авансовых отчетов (форма № АО-1);
• приходных (форма № КО-1) и расходных (форма № КО-2) кассовых ордеров;
• платежных ведомостей по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Как в процессе ведения кассовых операций (с момента  последней проверки или с начала деятельности организации), так и  перед новой проверкой компании необходимо проверить полноту оприходования  денежной наличности, полученной в  учреждении банка. Для этого можно  сравнить записи в кассовой книге  и данные выписок банка по суммам и срокам. При наличии расхождений между данными банка и записями в кассовой книге предприятия необходимо выяснить причины, а также принять меры по усилению контроля на данном участке учета.

Компания  обязана соблюдать лимит остатка  денежных средств в кассе, а также  порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждение банка. Предприятия  не имеют права накапливать в  кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов для осуществления предстоящих  расходов, в том числе на оплату труда.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных  лимитов, но только для выдачи заработной платы, выплат социального характера, стипендии. Руководитель или предприниматель вправе самостоятельно установить срок выплаты зарплаты и указать его в платежной или в расчетно-платежной ведомости. Срок не должен превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков.

Банк рассматривает  соблюдение лимита остатка наличных в кассе на каждый день проверяемого периода, поэтому компании следует  также ежедневно контролировать данный показатель.

Возникающие в процессе деятельности превышения лимита компания обязана сдать в  банк в день, когда они возникли. Если возможности сдачи в день превышения нет, то превышающую лимит  сумму можно оформить как выданную под отчет, а на следующий день или через несколько дней вернуть в кассу как неиспользованный аванс.

Наличные  деньги могут быть сданы в дневные  и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при  предприятиях для последующей сдачи  в банк, а также предприятиям связи  для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.

При проведении кассовых операций компании также необходимо помнить о лимите расчетов между  юридическими лицами, установленном  Указанием Банка России № 1843-У  для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с  данным Указанием сумма расчетов наличными по одному договору не может  превышать 100 000 руб., при этом складываются суммы всех платежных документов в рамках одного договора (Письма Банка  России от 02.07.2002 № 85-Т и МНС России от 01.07.2002 № 24-2-02/252, Письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Согласно  п. 2 Указания Банка России № 1843-У  предусматривается закрытый перечень ситуаций, в которых организация  может расходовать наличную выручку.

Следует отметить, что расходование денежных средств  на выплату займов из кассы законодательством  не предусмотрено (Письмо Банка России от 04.12.2007 № 190-Т).

Соответствие  лимиту расчетов между юридическими лицами проверяется на основании  данных кассовой книги.

 

Глава 2. Порядок учета кассовых операций, подотчетных сумм, денежных документов

2.1 Бухгалтерский  учет кассовых операций

С 1 января 2012 года порядок  ведения кассовых операций в российских рублях регулируется Положением Банка России от 12 октября 2011 года № 373-П.

Денежные средства организаций  находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых  книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который  несет полную материальную ответственность  за сохранность принятых ценностей.

Сумма наличных денег, которую  можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе. Начиная с 1 января 2012 года лимит фирма устанавливает самостоятельно — на основании специального расчета, в зависимости от оборотов за предшествующие периоды. При необходимости лимит может быть пересмотрен. Банки больше не контролируют соблюдение кассовой дисциплины, поэтому размер лимита согласовывать с ними не требуется. Если лимит остатка наличных денег не утвержден фирмой, он считается равным нулю. В этом случае фирма обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

При расходовании денег необходимо соблюдать Указание Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У. Если в кассе скопилась сверхлимитная наличность, а деньги сдать в банк по тем или иным причинам нельзя, их можно выдать под отчет работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу.

Выдавая деньги из кассы, надо помнить  о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными ограничены. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб. Организация, нарушившая указанный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа — от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма КО-1), подписанным главным бухгалтером и кассиром. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления. Выдача денег производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2). Документы на выдачу подписывает руководитель, главный бухгалтер или лица ими уполномоченные. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. Количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителей  организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Нумерация листов кассовой книги с  применением технических средств  осуществляется автоматически с  начала года. Распечатываются листы  кассовой книги, подбираются в хронологическом порядке, брошюруются по мере необходимости, но не реже раза в год.

Денежные средства, хранящиеся в  кассе, учитывают на синтетическом  счете 50 "Касса". В дебет его  записывают поступление денежных средств  в кассу, а в кредит - выбытие  денежных средств из кассы.

К счету 50 "Касса" могут быт  открыты субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы" и  др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.