Особенности учета кассовых операций, денежных документов и подотчетных сумм

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями  при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки  государственной пошлины и другие денежные документы.

Бухгалтерский учет кассовых операций на счете 50 отображается следующими проводками:

 

Таблица 1 – Бухгалтерский учет кассовых операций

Дата	Документ  и содержание операции	Сумма, руб.	Проводка
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
	Остаток на 01.03.2013 г.	-
01.03	Приходный кассовый ордер № 1. Поступили в  кассу с расчётного счёта денежные средства: на выплату заработной платы на командировочные расходы	60 000 20 000	50.1 50.1	51 51
01.03	Приходный кассовый ордер № 2. Поступили денежные средства от покупателя	5 000	50.1	62
01.03	Приходный кассовый ордер № 3. Поступили деньги от Иващенко П.В. в возмещение материального  ущерба	3 500	50.1	73
01.03	Расходный кассовый ордер № 1. Выдана из кассы  заработная плата	35 000	70	50.1
02.03	Расходный кассовый ордер № 2. Выдано из кассы  Павлову К.В. в возмещение перерасхода  по подотчётным суммам	580	71	50.1
05.03	Квитанция № 60, расходный кассовый ордер № 3. Депонирована не полученная в срок заработная плата	7 000	51	50.1
07.03	Приходный кассовый ордер № 4. Возвращён остаток  подотчётных сумм Зайцевым З.В.	315	50.1	51
07.03	Объявление  на взнос наличными, расходный кассовый ордер № 3. Внесена на расчётный  счёт выручка за реализованную продукцию	13 000	51	50.1
07.03	Расходный кассовый ордер № 6. Выдана из кассы  премия работникам по ведомости	7 500	70	50.1
	Остаток на 08.03.2013 г.	25 735

 

2.2 Бухгалтерский  учет денежных документов

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.  

Находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы  учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в  сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и  выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Данные кассовых ордеров  кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром  аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и  выбывшим документам. 
          К денежным документам не относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)
• ценные бумаги (учитываются на счете 58)
• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)
• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются  в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.  
 
          Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).  
 
          В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов. 

Рассмотрим оформление бухгалтерского учета денежных документов на примере  данной задачи.

ОАО «Восток» приобрело у компании «Май» путёвку для своего работника. Стоимость путевки 10 000 рублей. Путевка работнику была выдана на следующих условиях:

- 30% стоимости оплачивает работник;

- 70% стоимости оплачивает организация за счет нераспределенной прибыли.

Стоимость путевки была удержана у  работника из заработной платы.

Составить журнал хозяйственных  операций и отразить операции на счетах бухгалтерского учета ОАО «Восток».

Таблица 2 – Бухгалтерский учет денежных документов

Дата	Документ  и содержание операции	Сумма, руб.	Проводка
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
01.04	Приходный кассовый ордер № 1. Оприходована в  кассу путевка от поставщика	10 000	50.3	76
01.04	Платежное поручение № 1. Оплачено поставщику за путевку	10 000	76	51
04.04	Выдана  путевка работнику организации  на следующих условиях: -30% стоимости оплачивает  работник -70% компенсировано за  счет нераспределенной прибыли  организации	3 000   7 000	73   84	50.3   50.3
05.04	Стоимость путевки удержана у работника  из заработной платы	3 000	70	73

 

2.3 Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными  лицами

Подотчетное лицо – это  работник предприятия, берущий деньги под отчет на хозяйственные нужды  или командировочные расходы.

Ежегодно на предприятии  должен издаваться приказ, в котором  дожжен быть определен список лиц, приобретающих  товары на хозяйственные нужды, и  размер денежных средств. Подотчетные  лица, приобретая товары, должны составить  авансовый отчет, к которому должны прилагаться оправдательные документы (товарные чеки, чеки ККМ, приходные  ордера и др.).

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Направление в служебную командировку регламентировано постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в  командировку» . В служебную командировку направляются только работники организации.

На лиц, убывающих в командировку, составляется приказ и командировочное  удостоверение. Лица, убывающие в  командировку, получают аванс. За время  командировки компенсируется работнику:

• Стоимость проезда
• Суточные за каждый день нахождения в командировке (Размер суточных определяется приказом руководителя. Если сумма суточных составляет более 700 рублей, то она облагается НДФЛ.)
• Квартирные (На основании оправдательных документов. При их отсутствии возмещается 14 рублей за каждые сутки; компенсируется бронирование номеров, билетов, телефонных разговоров производственного назначения.)

При возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих  дней предоставить для проверки авансовый  отчет с оправдательными документами, отчет о выполненной работе и  командировочное удостоверение. Фактическое  пребывание в командировке определяется по отметкам в удостоверении. После  проверки бухгалтером, авансовый отчет  утверждается руководителем предприятия. Новые авансы выдаются при условии  расчета по ранее выданным авансам.

На примере данной задачи рассмотрим бухгалтерский учет с подотчетными лицами .

К авансовому отчету №4 от 13 февраля 2013 года инженера Сидорова приложены следующие  документа:

1) Командировочное удостоверение о командировке в г. Волгоград, в котором указано: выбытие из Ростова 2 февраля 2013 г., прибытие в Волгоград – 3 февраля 2013., выбытие из Волгограда – 6 февраля 2013 г., прибытие в Ростов – 6 февраля 2013 г.

2) железнодорожный билет Ростов  – Волгоград стоимостью 700 руб., постель  – 80 руб.;

3) авиабилет Волгоград – Ростов  стоимостью 1 700 руб.;

4) счет за проживание в гостинице  с 3 по 6 февраля 2013г. По 600 руб.  в сутки, счет за  служебные  телефонные разговоры – 302 руб.

Аванс на командировку был выдан  из кассы 1 февраля 2013 г. в сумме 7 500 руб.

 

 

Таблица 3 – Расчеты с подотчетными лицами

Дата	Содержание операции	Сумма, руб.	Проводка
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
01.02	Расходный кассовый ордер № 1. Выдано под отчет  Сидорову Л. А. на командировку	7 500	71	50
08.02	Утвержден авансовый отчет работника: -железнодорожный билет Ростов-Волгоград -авиабилет Волгоград  – Ростов -счет за проживание  в гостинице с 3 февраля по 6 февраля -счет за служебные  телефонные разговоры -суточные	7 682 780 1 700 2 400   302 2 500	26 26 26   26 26	71 71 71   71 71
10.02	Расходный кассовый ордер № 2. Выдан перерасход по командировочным Сидорову Л. А.	182	71	50

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для хранения денежных средств  и выполнение расчетов ими на каждом предприятии, в организации или  учреждении создается касса. Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и ценных бумаг и за всякий ущерб, причиненный  предприятию.

В кассе можно хранить  небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

В кассу предприятия деньги поступают, например, от рабочих и  служащих - возврат подотчетными лицами не использованных ими авансов. Основным приходным кассовым документом является приходный кассовый ордер с отрывной квитанцией.

Расход денег из кассы  чаще всего связан с выплатой заработной платы и премий рабочим и служащим, производством расходов по командировкам, выплатой пенсий, пособий по социальному  страхованию. Основным документом, которым  оформляется выдача денег из кассы, является расходный кассовый ордер.         

Выдавая деньги из кассы, надо помнить о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными ограничены. Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному договору между двумя фирмами, фирмой и индивидуальным предпринимателем составляет 100 000 руб.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

До передачи в кассу  кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Сразу же после получения  или выдачи денег, данные приходных и расходных кассовых документов, записываются кассиром в кассовую книгу.  На предприятии должна быть только одна книга, и записи в ней ведутся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Так же в кассе организации могут находиться денежные документы - почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.

Ревизия кассы должна проводиться  в обязательном порядке хотя бы раз  в квартал или полгода. Поэтому, чтобы не было проблем при проведении проверок, организации надо соблюдать порядок ведения кассовых операций, установленный законодательно.