Отчет по практике в Открытое акционерное общество «Российские железные дороги»

Снабжение предприятий железных дорог запасными частями и материалами (кроме смазочных и материалов верхнего строения пути) осуществляется поставщиками через систему органов снабжения железных дорог — отделы снабжения отделений и главные склады (НХГ), подчиненные службам материально-технического снабжения (НХ). Часть материалов поступает на предприятия непосредственно от поставщиков.

В соответствии с договорами поставщики производят отгрузку материалов в адрес складов или линейных предприятий железных дорог. Для оплаты отгруженных материалов они выписывают и предъявляют покупателям счета (платежные требования), к которым прилагаются документы, подтверждающие отгрузку материалов (квитанции железнодорожных накладных и т. п.). На складе или в линейном предприятии счета поставщиков записываются в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируется своевременность поступления и оприходования материалов. Журнал используется также для оперативного контроля за соблюдением сроков оплаты расчетных документов или отказа от их оплаты.

После заполнения журнала счета передают кладовщику для приемки материалов.

Если материалы прибывают по железной дороге, то представитель покупателя (экспедитор, агент) на основании выданной ему доверенности принимает их на станции назначения. На повреждение тары, недостачу или порчу материалов по требованию представителя покупателя составляется коммерческий акт, который является единственным основанием для предъявления претензии к железной дороге за порчу или утрату материалов.

Документы, подтверждающие, что полученные на станции железной дороги материалы доставлены и сданы на склад, экспедитор или агент сдает в бухгалтерию (учетно-контрольную группу).  Все материалы, поступившие на склад или в кладовую предприятия, в тот же день принимает материально ответственное лицо, при этом поступившее количество и качество материалов сверяются с указанным в сопроводительных документах. Если никаких расхождений не обнаружено, то материально ответственное лицо оприходует материалы путем составления приходных ордеров в двух экземплярах, один, из которых выдается на руки лицу, доставившему материалы.

В случае, когда при приемке обнаружено расхождение с сопроводительным документом поставщика по количеству или качеству материалов, комиссия составляет акт о приемке материалов, в котором указывает , брак, недостачу, излишки и другое несоответствие фактического состояния материалов сопроводительным документам. Один экземпляр акта служит основанием для предъявления претензий к поставщику или транспортной организации, а другой используется для оприходования материалов.

Акт о приемке материалов составляют также, если материалы поступают на склад или на линейное предприятие до получения счета поставщика. Тогда один экземпляр акта, оформленного комиссией, отправляют поставщику с требованием выслать соответствующие документы.

При доставке материалов от местных или иногородних поставщиков автотранспортом приходным документом является копия товарно-транспортной накладной, выписанной грузоотправителем.

Составленная в четырех экземплярах товарно-транспортная накладная используется грузоотправителем для списания материалов в расход и служит основанием для расчетов с покупателем за материалы. Грузополучатель по этому же документу оприходует полученные материалы, а в автотранспортной организации та же накладная используется как основание для расчетов с клиентом за перевозки грузов. Экземпляр ее автотранспортная организация прикладывает к счету, который предъявляется клиенту для оплаты за перевозку материалов. Четвертый экземпляр накладной остается в автотранспортной организации и прилагается к путевому листу как основание для учета работы автомобиля.

Склады отделений дороги значительную часть материалов получают от главного склада дороги. НХГ отправляет материалы по указаниям службы материально-технического обеспечения, которая в соответствии с планом снабжения выписывает наряд накладную. Для контроля за исполнением нарядов ведется их регистрация в журнале, в котором отмечаются дата и номер документа и дата отпуска материалов главным складом.

При отправке материалов автотранспортом наряд накладная выписывается в трех экземплярах и используется лишь в качестве оперативного документа: два экземпляра ее служба направляет главному складу, а третий — НОДХ в качестве извещения о предстоящем поступлении материалов на его склад. Главный склад после отгрузки материалов один экземпляр наряда накладной с отметкой об исполнении возвращает службе, а другой оставляет у себя как основание отпуска. Списание материалов на главном складе и оприходование их на складе отделения дороги производится в этом случае на основании товарно-транспортной накладной, составленной главным складом. Если материалы с главного склада доставляются другими видами транспорта, то наряд накладная выписывается в пяти экземплярах и тогда она служит не только оперативным документом, но и бухгалтерским, на основании которого списывают материалы на главном складе и приходуют их на складе отделения дороги. Для этого главный склад направляет НОДХ два экземпляра наряда накладной один при платежном требовании, другой — вместе с материалами.

Линейные предприятия потребляют материалы в относительно малых количествах, поэтому большую их часть получают не от поставщиков непосредственно, а от материального склада отделения дороги. Чтобы получить материалы с этого склада, предприятие в зависимости от способа доставки выписывает товарно-транспортные накладные или требования.

При отпуске материалов по товарно-транспортной накладной склад отделения дороги заполняет в ней необходимые реквизиты и один экземпляр оставляет у себя для списания отпущенных материалов, а другой передает линейному предприятию, которое по нему приходует полученные материалы. Остальные экземпляры "накладной используются для расчетов автотранспортной организации с клиентом и для учета транспортной работы. Когда материалы доставляются другими видами транспорта, то предприятие выписывает требования, которые подписывают начальник и главный (старший) бухгалтер (начальник учетно-контрольной группы) линейного предприятия. Требования выписывают в трех экземплярах, когда материалы получает на складе непосредственно кладовщик предприятия, или в четырех, когда материалы получает представитель линейного предприятия или их доставляет представитель склада отделения дороги (отправителя).

После оформления отпуска материалов в первом случае один экземпляр требования остается у кладовщика для оприходования материальных ценностей, а два других передаются складу, где первый экземпляр используется в качестве учетного документа для списания материалов в расход, а второй направляется линейному предприятию при платежном требовании или счете. Во втором случае четвертый экземпляр требования используется как документ, подтверждающий исполнение поручения, и передается лицу, доставившему материалы предприятию.

На склады отделений дорог и в кладовые линейных предприятий поступают также материалы и запасные части собственного изготовления, отходы производства, лом, полученный от ликвидации основных фондов, выявленные при инвентаризации ранее неучтенные материальные ценности, отремонтированные запасные части и т. п. Оприходование их производится по накладным установленной формы, которые выписываются сдающим цехом в двух экземплярах. Накладные содержат наименования сдаваемых ценностей, причины с сдачи (отходы, возврат, брак и т. п.), номера статей номенклатуры расход или производственных заказов, с которых следует списать стоимость отходов, и т. п. В накладных на сдачу в кладовую лома или других материалов, полученных от ликвидации основных фондов, указывается наименование объекта и его инвентарный номер. Вторые экземпляры таких накладных прикладываются к актам ликвидации основных фондов.

При необходимости предприятия некоторое количество материалов приобретают через подотчетных лиц, выдавая им наличные деньги. Передавая кладовщику материалы, подотчетное лицо одновременно предъявляет счет, на основании которого кладовщик выписывает приходный ордер в одном экземпляре. Номер его указывается на счете, на котором кладовщик расписывается также в получении материалов. Этот счет подотчетное лицо предъявляет в бухгалтерию (учетно-контрольную группу) вместе с авансовым отчетом.

Из кладовых, предприятий для внутреннего потребления материалы отпускают в пределах установленных норм по документам, выписываемым на основании дефектных ведомостей, книги записей ремонтов, книги заказов и т. п. Во всех документах, оформляющих отпуск материалов, обязательно указывают номер статьи номенклатуры расходов железных дорог или номер заказа, на которые следует списать стоимость этих материалов.

Для оформления отпуска материалов на производство применяют лимитно-заборные карты и требования.

По лимитно-заборным картам отпускают такие материалы, которые потребляются систематически, изо дня в день. Они являются накопительными документами, что позволяет резко снизить трудоемкость учетных работ за счет сокращения количества документов, подлежащих бухгалтерской обработке, а также усилить контроль за расходованием материалов.

В каждой лимитно-заборной карте на отпуск материалов одного номенклатурного номера указывают лимит, который определяют до действующим нормам расхода материалов и плановому объему работы. Карту выписывают каждому цеху потребителю в двух экземплярах, один из которых до начала месяца передают цеху потребителю, другой — кладовой.

Количество отпущенных материалов записывают в обоих экземплярах карты и подтверждают подписями кладовщика и получателя.  После каждого отпуска в карте определяют остаток неиспользованного лимита. Если лимит использован полностью, то дальнейший отпуск материала производят по разовым требованиям с разрешения в каждом отдельном случае руководителя линейного предприятия. По окончании месяца оба экземпляра лимитной карты передают в бухгалтерию для обработки.

Требования используются для оформления отпуска в производство главным образом таких материалов, потребность в которых на протяжении месяца возникает периодически, а также при отпуске материалов сверх установленного лимита и при замене материалов.

Требования выписывают цехи потребители. Кладовщик отмечает в них количество отпущенных материалов. При этом отпускается то количество, которое указано в требованиях, независимо от выполнения плана.

Учет движения материальных ценностей представляет собой важный, довольно сложный и трудоемкий участок работы. Поэтому рационализация документации и документооборота имеет большое значение для организации действенного контроля за сохранностью и использованием материальных ценностей в производстве.

Улучшению учета операций по движению материальных ценностей способствует внедрение дуаль-карт, которые сочетают в себе первичный документ с обычной перфокартой. Обработка их производится на вычислительных перфорационных машинах. Применение дуаль-карт освобождает инженерно-технических и управленческих работников от работы по выписке значительного количества первичных документов и повышает эффективность использования вычислительной техники.

По учету материальных ценностей особенно много составляется расходных документов. В целях сокращения объема этой работы при механизации учета материальных ценностей на вычислительных перфорационных машинах вместо лимитно-заборных карт и требований возможно использование карточек складского учета. Последние, таким образом, заменяют собой расходные документы. В карточках расписываются кладовщик и получатель материалов, обязательно указывается номер статьи расхода по номенклатуре или номер заказа (объекта работ). По окончании месяца карточки складского учета передают на вычислительную установку, где по их данным составляется табуляграмма оборотная ведомость по номенклатурным номерам материалов и отдельно табуляграмма — свод расхода материалов по направлениям затрат.

При таком порядке учета расхода материалов карточки открывают на каждый месяц. Из карточек, передаваемых на вычислительную установку, в карточки, открываемые на следующий месяц, бухгалтерия переносит исходящие остатки. Предварительно она проверяет правильность подсчета остатков на конец месяца, используя метод балансового равенства. После этого вновь открытые карточки передаются кладовщику для количественно-сортового учета движения материальных ценностей. 

            Главные склады железных дорог и отделы снабжения отделений дорог осуществляют операции по приобретению материальных ценностей с целью их дальнейшей перепродажи. Главные склады действуют на началах хозяйственного расчета, имеют самостоятельные балансы, расчетные счета в банках, пользуются правом банковского кредитования. Отделы снабжения многих отделений дорог, являясь хозрасчетными, составляют балансы, но расчеты осуществляют через отделение дороги. Следовательно, главные склады и отделы снабжения отделений дорог — это структурные части соответствующих производственных предприятий. Поэтому имеющиеся у них для нужд производства материальные ценности рассматриваются как производственные запасы и учитываются на счетах № 05 «Сырье и материалы» и № 08 «Запасные части».

              Дорожные склады выполняют большой объем операций по поступлению и отпуску материалов. На складах хранится половина всех материалов номенклатуры службы материально-технического обеспечения, поэтому от качества их работы, организации учета и контроля зависит своевременное и комплектное снабжение предприятий необходимыми материалами, а значит, и бесперебойность перевозочного процесса.

Учет поступления материалов. Моментом учета приобретения материалов является фактическое их поступление на склад или согласие на оплату (акцепт) расчетных документов поставщика.

В синтетическом учете склады на основании первичных документов группируют материалы по источникам поступления.