Понятие и назначение бухгалтерской отчетности

·           репутация организации, выражающаяся, в частности, в известности клиентов, пользующихся услугами организации, и иная информация;

·           степень выполнения плановых показателей, обеспечения заданных темпов их роста (снижения);

·           уровень эффективности использования ресурсов организации.

При составлении форм бухгалтерской отчетности используются в основном данные Главной книги.

Отчетным годом для всех организаций  считается период с 1 января по 31 декабря  включительно.

Первым отчетным годом для создаваемых  организаций считается период с  даты их государственной регистрации по 31 декабря включительно. Вновь созданным организациям после 1 октября разрешается считать первым отчетным годом период с даты их государственной регистрации по 31 декабря следующего года включительно.

Данные вступительного баланса должны соответствовать данным утвержденного заключительного баланса за период, предшествующий отчетному. В случае изменения вступительного баланса на 1 января отчетного года причины следует объяснить.

Бухгалтерская отчетность подписывается  руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. 

 

3.2 Порядок представления  и публикации отчетности. Хранение  отчетности

Одним из основных требований к отчетности в условиях рынка является ее доступность  и открытость для заинтересованных пользователей. В соответствии с законодательством РФ практически все организации обязаны предоставлять отчетность учредителям или собственникам имущества, территориальным органам статистики и налоговым органам. Акционерные общества открытого типа, кредитные организации, банки обязаны публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июня следующего за отчетным годом. Публикация осуществляется после проведения аудиторской проверки (для компаний, которые согласно ст. 7 Федерального закона «Об аудиторской деятельности» от 07.08.2001 г. №119-ФЗ обязаны проводить обязательную ежегодную аудиторскую проверку бухгалтерской финансовой отчетности) и утверждения отчетности на общем собрании акционеров.

В соответствии с п. 2 ст. 15 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны представлять квартальную бухгалтерскую отчетность в течение 30 дней по окончании квартала, а годовую - в течение 90 дней по окончании года, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Представляемая годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, предусмотренном учредительными документами организации.

Утверждение годовой отчетности и  распределение прибыли согласно действующему законодательству - это  исключительное право общего собрания акционеров (пп. 11 п. I ст. 48 Федерального закона от 26.12.95 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» в действующей редакции), общего собрания участников (пп. 6,7 п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.98 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в действующей редакции), общего собрания пайщиков (п. 2 ст. 16 Федерального закона от 11.07.97 г. №97-ФЗ).

Сроки проведения годовых  общих собраний установлены:

•    в акционерных обществах - не ранее чем через 2 и не позднее чем через 6 месяцев после окончания финансового года (п. 1 ст. 47 Федерального закона «Об акционерных обществах»);

•    в обществах с ограниченной ответственностью - не ранее чем через 2 и не позднее чем через 4 месяца после окончания финансового года (ст. 34 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

В результате складывается ситуация, когда в срок, установленный для  представления годовой бухгалтерской  отчетности, она может быть еще  не утверждена в действующем порядке. В этом случае в Пояснительной  записке следует указать, что настоящая отчетность не прошла процедуру утверждения.

В соответствии с положениями раздела 10 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» годовая бухгалтерская отчетность является открытой для заинтересованных пользователей - учредителей (участников), инвесторов, кредитных организаций, кредиторов, покупателей, поставщиков и др.

Организация должна обеспечить пользователям  возможность ознакомиться с бухгалтерской  отчетностью, для чего она должна быть:

•     представлена каждому учредителю (участнику) в сроки, установленные законодательством Российской Федерации;

•     представлена (по одному экземпляру бесплатно) органу государственной статистики и по другим адресам, предусмотренным законодательством Российской Федерации, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации;

•     в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, должна быть опубликована вместе с итоговой частью аудиторского заключения. Территориальные органы государственной статистики требуют представления им (по месту регистрации организации) не только годовой, но и промежуточной (квартальной) отчетности, что не предусмотрено нормативными актами. Следовательно, ответственность за непредставление промежуточной отчетности органам государственной статистики отсутствует.

На основании пп. 4 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны  «представлять в налоговый орган  по месту учета в установленном  порядке налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны  уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах, а также бухгалтерскую отчетность в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Б соответствии с п. 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

•     бухгалтерская отчетность может быть представлена пользователю организацией непосредственно или передана через ее представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи;

•     пользователь бухгалтерской отчетности не вправе отказать в принятии бухгалтерской отчетности и обязан по просьбе организации проставить отметку на копии бухгалтерской отчетности о принятии и дату ее представления. При получении бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи пользователь бухгалтерской отчетности обязан передать организации квитанцию о приемке в электронном виде;

•     днем представления организацией бухгалтерской отчетности считается дата отправки почтового отправления с описью вложения, либо дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи, либо дата фактической передачи по принадлежности.

Как общества с ограниченной ответственностью, так и акционерные общества обязаны  хранить свои документы. Это предусмотрено  статьей 50 Федерального закона РФ от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 80 Федерального закона от 26.12.95 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».

Кроме того, обязанность организации  обеспечить сохранность бухгалтерских  документов предусмотрена и статьей 17 Закона «О бухгалтерском учете».

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская  отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.94 № 129-ФЗ).

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г).

В графе 3 Таблицы этого Перечня  приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все  организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

По срокам хранения все бухгалтерские  документы можно условно разделить  на два вида:

-  документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроют хранения;

-  документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями.

Срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства. Например, если документ был составлен в 2005 году, то срок хранения отсчитывается с 1 января 2006 года.

Расчет срока хранения для некоторых  документов имеет свои особенности (см. табл. 1).

Таблица 1. Когда начинается срок хранения бухгалтерских документов

Вид документа	Срок хранения начинается
Договора: - с контрагентами. - имущественного страхования; - с аудиторами или аудиторскими организациями	С момента окончания срока действия договора
Кредитные договора и договора займа	С момента погашения задолженности  по указанным договорам
Договора о полной материальной ответственности	С момента увольнения материально ответственного лица.
Книги, журналы, карточки учета договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)	После окончания срока действия последнего договора
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	После снятия с учета
Лицевые счета акционеров	С момента перехода права собственности на акции к другому лицу
Книги, журналы, карточки учета основных средств (зданий, сооружений)	После ликвидации основных средств
Книги, журналы, карточки учета реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и  не облагаемых НДС	С даты последней записи в них

Для некоторых бухгалтерских документов установлен более длительный или  более короткий временной срок хранения.

Например, лицевые счета работников предприятия должны храниться в течение 75 лет. В случае отсутствия в организации лицевых счетов, в течение такого же срока хранятся документы:

-  на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат (сводные расчетные или расчетно-платежные ведомости);

-  о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

В то же время образцы подписей материально ответственных лиц, утвержденные лимиты и фонды заработной платы хранятся до минования надобности. Это значит, что указанные документы имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

В течение 1 года необходимо также  хранить месячные бухгалтерские отчеты и приложения к ним, заказы на бланки учета и отчетности, переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности.

Постоянные сроки хранения применяются только теми организациями, документы которых являются источниками комплектования архивов. К ним относятся:

-  государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в архивы в установленном порядке;

-  негосударственные организации, которые передают свои документы в архив на основании договора, заключенного с архивом.

Что касается организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, то документы с постоянным сроком хранения они должны хранить следующим образом:

-  государственные и муниципальные организации - 10 лет;

-  негосударственные организации - не менее 10 лег.

Причем дальнейший срок хранения таких  документов негосударственные организации  определяют самостоятельно в соответствии с действующим законодательством или с необходимостью практического использования этих документов.

К таким документам относятся:

-          Годовые бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы).       

-          Аналитические документы к годовым балансам и отчетам (таблицы, записки, доклады).

-          Документы о рассмотрении и утверждении годовых балансов и отчетов (протоколы, акты, заключения).

-          Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости).

-          Годовые отчеты по налогам.        

-          Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей. 

-          Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчётности.    

Некоторые виды документов постоянного  срока хранения негосударственные  организации обязаны хранить  в течение всей своей деятельности вплоть до ликвидации.

Например:

-  сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);

-  передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;

-  документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);

-  документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);

-  паспорта сделок;

-  книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.

Снижать срок хранения, которые установлены  Перечнем, организация не может. В  то же время, исходя, из специфических  особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Хранение документов акционерным обществом. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.03 г. № 03-33/пс утвержден отдельный документ, который предусматривает сроки хранения документов акционерных обществ. В отношении бухгалтерских документов этим документом установлены следующие сроки. Документы бухгалтерского учета акционерного общества должны храниться не менее 5 лет.