Порядок проведения ревизии основных средств

- использование  в производстве продукции при  выполнении работ, оказании услуг  либо для управленческих нужд  организации;

- использование  в течение длительного времени,  т.е. срока полезного использования  продолжительностью свыше 12 месяцев  или обычного операционного периода,  если он превышает 12 месяцев;

- организацией не  предполагается последующая перепродажа  данных активов;

- способность приносить  организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Целью ревизии основных средств являются проверка законности и правильности:

- операций поступления,  перемещения и выбытия основных  средств;

- определения первоначальной  стоимости основных средств;

- их документального  оформления;

- своевременности  и правильности начисления и  включения в издержки производства  амортизационных отчислений основных  средств;

- определения остаточной  стоимости основных средств;

- отражения на  счетах бухгалтерского учета  операций по движению основных  средств;

- проверка наличия  неиспользуемого оборудования, его  состояния, условий хранения, сохранности  и эффективности использования  основных средств [14].

Источниками информации являются баланс (форма  №1), приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5), акты (накладные) приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3), акты на списание основных средств (форма №0С-4а), инвентарные карточки учета основных средств (форма N° ОС-6), акты о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма №ОС-15), акты о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16), договоры купли-продажи, договоры поставки, учетная политика организации, другие регистры бухгалтерского учета, вытекающие из особенностей организации учета в проверяемой организации [3].

1.3 Порядок проведения  ревизии основных средств на  предприятии

Ревизию основных средств рекомендуется проводить в такой последовательности: сначала проверяют фактическое наличие и сохранение собственных средств и таких, которые арендуются, а потом своевременность и полноту их оприходования, законность проведения операций по их перемещению, правильность проведения амортизации, а также организацию и состояние бухгалтерского учета основных средств.

Ревизор не может приступать к ревизии, если по вопросам, которые подлежат проверке, запущен бухгалтерский учет.

О невозможности проведения ревизии составляется соответствующий акт, в котором следует четко и конкретно обосновать недочеты. После этого  ревизор подает руководителю предприятия соответствующие предложения относительно обновления и наведения порядка в учете и устанавливает срок выполнения этих указаний. О запущенном ведении бухгалтерского учета ревизор докладывает должностному лицу, которое назначило ревизию, чтобы решить вопросы относительно привлечения виновных лиц к административной ответственности и повторного назначения проведения ревизии.

Обеспечение сохранности основных средств в значительной степени зависит от постановки их учета. Проверяя состояние учета основных средств, нужно убедиться в правильности организации аналитического учета; выяснить, все ли основные средства предприятия закреплены за материально ответственными лицами; правильно ли проведена последняя инвентаризация, каковы выявленные ею недостачи или излишки и отражены ли они в учете; проконтролировать достоверность учетных данных о наличии и движении основных средств [15].

Далее необходимо проверить полноту и достоверность инвентарных карточек. Для проверки полноты инвентарных карточек нужно сопоставить данные описей инвентарных карточек по учету основных средств (форма№ОЗ-7, см. приложения) по классификационным группам с имеющимися в картотеке инвентарными карточками. При отсутствии каких-либо инвентарных карточек следует выяснить причины, убедиться в наличии объектов, по которым отсутствуют инвентарные карточки, и предложить восстановить аналитический пообъектный учет основных средств.

При использовании ПК вместо инвентарных карточек или книг может вестись учет основных средств в электронном виде, что значительно удобнее и позволяет сократить трудоемкость аналитического учета. Однако для визуального контроля такая база данных должна быть распечатана и представлена в виде описи проверяющему.

Кроме того, изучается соответствие данных аналитического учета основных средств их остатку по синтетическому счету 01 «Основные средства» на определенные даты. Для этого суммы остатков по классификационным группам сопоставляют с остатками по синтетическому счету 01 «Основные средства» в Главной книге. При расхождении между данными аналитического и синтетического учета нужно выяснить их причины и виновных в этом должностные лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести свои предложения по устранению выявленных недостатков.

Проверяется, все ли объекты основных средств закреплены за материально-ответственными лицами [11].

Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом сравнения данных Главной книги по остаткам на первое число месяца по счету 01 «Основные средства» и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально-ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам, по расчетам, по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств (в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном отпуске в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся).

Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия. Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами. О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии.

Визуальная проверка наличия договоров с работниками, которые временно или постоянно выполняют обязательства материально-ответственных лиц, встречная проверка по письменному запросу в правоохранительные органы относительно возможности запрета некоторым работникам исполнять работу, связанную с материальною ответственностью, дают возможность определиться в критериях выбора объектов для контроля, выявить взаимосвязанные нарушения, недостачи, кражи, их причины.

Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств работниками предприятия. Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете. Это необходимо для того, чтобы убедиться, насколько можно доверять результатам проведенной инвентаризации на предприятии, чтобы уменьшить аудиторский риск.

При проверке качества проведенной на предприятии инвентаризации основных средств (своевременность и полнота) учитывается, что инвентаризацию зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств разрешается проводить один раз в два-три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет.

По результатам проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи разных форм в зависимости  от ревизуемых объектов [17].

Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального  проведения инвентаризации, когда сведения об объектах (наличие и состояние) переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или  прошлогодних инвентаризационных описей.

Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие  в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации (передаче) или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают  сопоставлением инвентаризационных описей с показа 

 

 

2.3 Особенности ревизии  операций с основными средствами

2.3.1 Проверка учета  основных средств

Целью проверки учета  основных средств является контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективности использования основных средств и порядка их учета.

В проверку учета  основных средств входят:

   1)  операции по поступлению, перемещению, выбытию, начислению износа основных средств;

   2)  организации сохранности основных средств;

   3)  правильность определения первоначальной учетной стоимости основных средств;

   4)  операции по переоценке (уценке, дооценке) основных средств;

   5)  правильность, полнота, своевременность документального оформления основных средств;

   6)  проверка проводимых текущих и капитальных вложений в основные средства (ремонт, реконструкция, модернизация);

   7)  операции по реализации основных средств;

   8)  анализ проводимых инвентаризаций.

Источниками информации по контролю и проверке учета основных средств являются первичные документы  по учету основных средств (акты ввода  в эксплуатацию, акты приема-передачи, инвентарные карточки, договоры покупки, передачи основных средств и т. д.). Проводится анализ учетной политики, учредительных документов, анализируют  ведомости, расчеты по начислению износа, а также порядок отнесения  затрат по амортизации в состав расходов, в том числе в налогообложение. Проверке подвергаются журналы, ордера, ведомости синтетического и аналитического учета, корректность проводок, отражающих хозяйственные операции по учету  основных средств, анализируют положения  по учетной политике, а также порядок  выполнения принципов учета основных средств, закрепленные в учетной  политике, анализируют правильность квалификации основных средств для того, чтобы подобрать процедуры проверки.

Основные средства могут классифицироваться следующим  образом:

   1)  арендованные, собственные: переданные в оперативное управление или на право хозяйственного ведения;

   2)  находящиеся в эксплуатации на консервации, в запасе, на реконструкции и т. д.;

   3)  производственные и сферы социально-бытового обслуживания. Проверяющий должен проконтролировать порядок отнесения основных средств к тому или иному виду, так как в соответствии с классификацией основные средства включаются в разные амортизационные группы и имеют разный срок службы и величину износа. Здесь необходимо уделить особое внимание правильной классификации средств, так как суммы износа уменьшают налогооблагаемую базу и взыскиваются при расчете налога на имущество, а следовательно, могут повлиять на правильность исчисления налогов, а ошибки могут привести к применению финансовых санкций к субъекту проверок в виде штрафов, пеней.

Проверяя учет основных средств, необходимо убедиться в  соответствии данных учета фактическому наличию, проверить состояние учета  на соответствие действующему законодательству (Положения по бухгалтерскому учету  и отчетности в РФ, Инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях  и организациях, состоящих на бюджете), установить, нет ли случаев незаконного  списания основных средств, как ведется  учет арендованных основных средств (здесь  проверяют порядок отнесения  аренды основных средств к кредиторской или долгосрочной, исследуя договорные отношения, оформление актов приема-передачи, ведения учета операций аренды, учет вложений, осуществления ремонта арендованных основных средств).

Также проверяют, ведется  ли учет на забалансовых счетах 001, 005, допускается ли неэффективное использование средств, есть ли случаи формального проведения инвентаризации, не проводятся ли капитальные вложения под видом ремонтных работ.

При выявлении ошибок и нарушений следует определить степень их влияния на искажение  данных учета и отчетности, оценить  последствия данных ошибок в налоговом  учете, причины ошибок, а также  виновных лиц и риск появления  данных ошибок в будущем.

 

2.3.2  Контроль  операций по поступлению, выбытию  и износу основных средств

Контроль операций по поступлению основных средств  предполагает оценку основных средств, поступивших в качестве вклада в  уставный капитал, по договорам купли-продажи, взаимозачета, в результате строительства (подрядным и хозяйственным способом), аренды и т. д. Контроль заключается  в проверке оценки поступивших основных средств, если объект поступает в  порядке приобретения, его стоимость  будет состоять из покупной стоимости  и транспортно-заготовительных расходов, если в виде вклада в уставный капитал, то стоимость средства будет согласована с учредителями. Контроль оценки поступивших безвозмездно средств будет состоять из контроля рыночных цен на аналогичное средство на дату его оприходования.