Порядок ведения кaccoвыx операций (счет 0 201 34 000)”

Учетной политикой утверждаются:

• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета, а также корреспонденция счетов по основным учетным операциям;
• формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
• порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями и методы оценки нефинансовых активов;
• другие решения, необходимые для организации бухучета.

Глава 2. Бюджетный  учет кассовых операций

2.1. Кассовые операции бюджетного учреждения

 

Для учета наличных денег  в кассе бюджетного учреждения как в рублях, так и в иностранных валютах предназначен счет 0 201 34 000 «Касса».

Бюджетные учреждения обеспечиваются наличными в соответствии с правилами, которые утверждены приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н.

Для операций с наличными денежными средствами учреждения получают от ОФК чековые книжки на основании представленного ими Заявления (ф. 0531712).

Для получения наличных учреждение направляет в ОФК по месту  обслуживания Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802). На каждый вид средств, за счет которого должны быть выданы деньги (например, средства бюджета или средства от приносящей доход деятельности), оформляют отдельную заявку.

Одновременно с заявкой  в ОФК представляется денежный чек (на каждую заявку оформляется свой чек).

Правила заполнения чека определены Положением об особенностях расчетно – кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства³.

ОФК примет заявку к исполнению, только если:

указанные в ней коды классификации операций сектора государственного управления соответствуют содержанию текста назначения платежа;

указанные суммы не превышают  соответствующие бюджетные ассигнования или лимиты бюджетных обязательств и предельные объемы финансирования.

При внесении наличных денежных средств на банковский счет оформляют  Объявление на взнос наличными (ф. 0402001). Его также составляют отдельно по каждому виду средств.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете ведется в Журнале операций по счету «Касса» (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира; записи вносятся ежедневно (на основании отчета кассира).

При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций⁴.

Прием в кассу наличных денежных средств оформляют Приходным кассовым ордером (ф. 0310001).

При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия или содержания, стипендий (ф. 0504046). При выдаче наличных денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге (ф. 0504514). Она применяется для учета наличных денег как в рублях, так и в иностранной валюте, а также денежных документов. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты отслеживают на отдельных листах кассовой книги.

На листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, должен быть штамп (отметка) «Фондовый».

Если в учреждении кассовые операции автоматизированы, правила ведения кассовой книги также должны соблюдаться.

Бюджетные учреждения могут  иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается ежегодно всеми организациями независимо от организационно – правовой формы и сферы деятельности, имеющими кассу и осуществляющими налично – денежные расчеты. С 1 января 2012 года они определяют его самостоятельно. Этот лимит должен быть закреплен в распорядительных документах (приказах, распоряжениях). Обособленные подразделения учреждения, имеющие лицевой счет в ОФК, устанавливают отдельный лимит остатка кассы⁵. Формула расчета лимита остатка наличных денег содержится в части I приложения к Положению № 373-П. Она выглядит так:

L = V : P × Nc,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях; V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях; Р – расчетный период, определяемый юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях; Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Нюансы определения  лимита остатка кассы рекомендуется прописать в учетной политике учреждения.

Допустимо накапливать  наличные деньги сверх лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий в течение срока, установленного руководителем учреждения, но не свыше  пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Кроме того, предусмотрено, что можно накапливать суммы  сверх лимита в выходные, нерабочие  праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций.

Накопление в кассе учреждения наличных денег сверх лимитов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.⁶.

          2.2. Бухгалтерский учет поступления наличных денег в кассу

 

 

Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам ф.0310001.

В кассовых документах указывается  основание для их оформления и  перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости 0301009, платежные ведомости 0301011, заявления, счета, другие документы).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Приходный кассовый ордер ф.0310001 подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, кассиром. 
          При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере ф.0310001. 
         Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере ф.0310001, с суммой фактически принятых наличных денег.

Исходя из процедуры  получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между  подачей заявки, составлением денежного  чека и непосредственным оприходованием наличности в кассе учреждения. В данном случае необходимо использовать счет 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

Пример отражения в учете операций по выдаче заработной платы Приложение 1.

Для выплаты заработной платы с лицевого счета в органе Федерального казначейства в кассу бюджетного учреждения поступает 650 000 руб. Учреждение подало заявку на получение наличных денег. Как только средства были получены, из кассы учреждения работникам выдана заработная плата. Данные операции бухгалтер учреждения отразил в учете такими записями Приложение 2:

 Аналитический учет по счету ведется в Многографной карточке (ф. 0504054) и (или) в Карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов (лицевых счетов) и по видам поступлений (выплат).

Пример отражения в учете поступления выручки. В кассу больницы поступила выручка за оказанную платную услугу на 500 руб. (не облагается НДС) Приложение 3.

Пример возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Работник учреждения вернул неиспользованную подотчетную  сумму – 200 руб. (деньги были выданы ему для приобретения материальных запасов за счет субсидии на выполнение госзадания). Произведены записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили наличные денежные средства	4 201 34 510  «Поступления средств в кассу учреждения»	4 208 34 660  «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»	200

 

         2.3. Учет операций по расходованию наличных денег учреждения

 

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности бюджетного учреждения по расходным кассовым ордерам ф.0310002.

Выдача наличных денег  для выплат заработной платы, стипендий  и других выплат проводится по расходным  кассовым ордерам ф.0310002, расчетно-платежным  ведомостям ф.0301009, платежным ведомостям ф.0301011.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере ф. 0310002 (расчетно-платежной ведомости ф.0301009, платежной ведомости ф. 0301011) при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - документ, удостоверяющий личность), либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир, получив расходный  кассовый ордер (расчетно-платежную  ведомость, платежную ведомость) , проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру  кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Определено, что по одной  сделке расчеты наличными денежными  средствами не должны превышать 100 000 руб.⁷. Этот лимит распространяется на расчеты между организациями, индивидуальными предпринимателями или между организацией и индивидуальным предпринимателем. К выдаче сотрудникам заработной платы или предоставлению им займов лимит не относится. Причем ограничение распространяется лишь на расчеты по одному договору (заключенному между организациями, между организацией и индивидуальным предпринимателем или между двумя предпринимателями). Срок действия договора и периодичность расчетов по нему значения не имеют⁸.

Бухгалтерские записи по расходованию наличных денежных средств представлены в Приложении 4.

Пример отражения операции по выдаче стипендии. Студенту высшего учебного заведения была выдана из кассы стипендия (начисленная за счет субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания) в размере 1600 руб. Произведены записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Выдана начисленная сумма стипендии	4 302 91 830  «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»	4 201 34 610  «Выбытия средств из кассы учреждения»	1600

При возврате неиспользованных наличных денежных средств тоже образуется временной разрыв между возвратом  денежных средств в банк и отражением этого возврата на лицевом счете  в казначействе.

При отражении данной операции следует использовать счет 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф.0301011) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости ф.0301009 (платежной ведомости ф.0301011) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит: наименование (фирменное наименование) юридического лица, фамилию, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, дату оформления реестра депонированных сумм, период возникновения депонированных сумм наличных денег, номер расчетно-платежной ведомости ф. 0301009 (платежной ведомости ф.0301011), фамилию, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, табельный номер работника (при наличии), сумму невыплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира. Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты.