Правила проверки первичных учетных документов, исправление ошибок в них

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………….…2

1 Документирование хозяйственных операций как основа

бухгалтерского учета…………………………………...……………………………….….5

1.1 Значение документации  в бухгалтерском учете……………….……………………………………………..………...5 1.2 Требования, предъявляемые к первичной учетной документации……………………..………………………………………...7

2 Классификация бухгалтерских  документов……………..……………..…………………………………..9

2.1 Понятие первичных учетных  документов и их значение………………………………………………………………..…..9 2.2 Классификация первичных учетных документов………….……………………………………………….........12

3 Правила проверки первичных  учетных документов, исправление  ошибок в них……….…………………………….…………….….….…15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…...…………………………………………………….18

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ……..…………………………………...20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………..….43

 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот в организации - это сложная система, требующая  постоянного контроля и регулирования  и оказывающая значительное влияние  на эффективность деятельности организации.

Применительно к бухгалтерскому учету понятие "документооборот" определено в Положении о документах и документообороте, согласно которому под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработка  и передача в архив. Таким образом, как следует из определения, документооборот  в бухгалтерском учете организации  включает все стадии движения первичных  документов. Эффективный документооборот  в организации - это залог обеспечения  полноты и достоверности бухгалтерской  информации, ее безопасности.

Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных  документов, учетных регистров и  форм отчетности, отличных от унифицированных, создание графика документооборота, определение механизма принятия документов к учету, выбор системы  обработки документов и порядок  их хранения.

При этом принятая система  документирования хозяйственной деятельности должна обеспечивать:

• во-первых, полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку именно первичные учетные документы, с одной стороны, являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а с другой - на основании первичных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность предприятия и данные о его финансовом положении, осуществляется планирование и прогнозирование деятельности предприятия;
• во-вторых, выявление на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели. Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности;
• в-третьих, отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности должно быть построено таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с фактом поступления на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности;
• в-четвертых, тождественность данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формируемые ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных документов и данными учетных регистров, формируемых другими бухгалтерами. Организует эту работу непосредственно главный бухгалтер либо бухгалтер, отвечающий за составление и представление бухгалтерской отчетности внешним пользователям;
• в-пятых, рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия. При организации системы документирования хозяйственных операций и документооборота необходимо стремиться к тому, чтобы каждая хозяйственная операция оформлялась только одним документом, а ряд однотипных операций - одним сводным документом.

Цель курсовой работы –  исследовать вопросы организации  документации и документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

1.    определить значение  документации в бухгалтерском  учете;

2. изучить требования, предъявляемые  к первичной учетной документации;

3.    привести классификация  первичных учетных документов;

4.    рассмотреть  правила проверки учетных документов и исправления в них ошибок.

 

 

 

 

 

 

 

1 Документирование хозяйственных  операций как основа бухгалтерского  учета

1. Значение документации в бухгалтерском учете

Первичные данные о хозяйственной  деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка  полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете  порядок создания, принятия и отражения  первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной  операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных  операций позволяет бухгалтерской  службе вести предварительный, текущий  и последующий контроль за деятельностью материально–ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.

Система документальной регистрации  первичных данных о состоянии  и движении имущества всех форм собственности  должна отвечать следующим требованиям:

• своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
• простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
• рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий  налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Создание носителей первичной  учетной информации (документов) –  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что  даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем  автоматизации учета является одной  из важнейших задач, стоящих перед  руководителями многих предприятий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации

Первоначально информация о совершенных  хозяйственных операциях должна отражаться в первичных учетных  документах. Бухгалтерскими документами  оформляются любые хозяйственные  операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это  обеспечивает сплошной, непрерывный  учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских  записей, которые делают на основании  документов, имеющих доказательную  силу; использование документов для  текущего контроля и оперативного руководства  хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

К оформлению первичных учетных  документов предъявляются следующие  требования:

1) Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся  в альбомах унифицированных (типовых)  форм первичной учетной документации. Основные требования, предъявляемые  к учетным документам, приведены  в ст.9 Федерального Закона №  129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

С 1 января 1999 г. организации применяют  формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых  унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.

Унифицированные формы первичных  документов должны применятся в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все необходимые реквизиты.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

2) Первичные документы должны  содержать обязательные реквизиты  (наименование документа; дату  составления; название организации,  от имени которой составлен  документ; содержание хозяйственной  операции; денежные и натуральные  измерители хозяйственных операций; наименование должностей лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, и их личные  подписи).

Перечень лиц, имеющих право  подписи первичных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в  первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском  учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти  документы.

3) Первичные учетные документы  должны быть составлены в момент  совершения операции, в некоторых  случаях – непосредственно после  ее окончания.

4) Качество заполнения первичных  документов должно обеспечивать  сохранность записей в течение  времени, установленного для их  хранения в архиве.

5) Запись в документах  делают шариковой ручкой или  машинописным способом. В денежных  документах сумму указывают цифрами  и прописью. Документы должны  быть оформлены аккуратно, текст  и цифры написаны (напечатаны) четко  и разборчиво.

2 Классификация бухгалтерских  документов

2.1 Понятие первичных учетных  документов и их значение

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной  операции. Термин «хозяйственная операция»  в законодательстве не расшифровывается, поэтому под хозяйственной операцией  будем понимать любое событие  хозяйственной деятельности. И хотя таких событий великое множество, не все документы, которыми они оформляются, являются первичными.

Материальным носителем  учетной информации является учетный  бланк или магнитный диск в  зависимости от способа ведения  первичного учета. Одни из них фиксируют  хозяйственные операции в момент ее совершения, другие создаются на основе данных первичных носителей  и служат для удобства последующей  обработки информации, а также  дают возможность автоматически  вводить данные в компьютер.

Документ является основанием и подтверждением учетных записей. Все хозяйственные факты должны оформляться первичными учетными документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете, если на нее нет надлежащим образом составленного документа.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них  правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и  перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей  бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность  исполнителей за произведенные хозяйственные  операции. Документы или данные документов используются в качестве получения  аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в  том, что они служат источником контрольных  данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.

Организационно-управленческое значение документов заключается в  том, что путем системного использования  информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно  добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма  для достижения намеченных экономических  показателей и получения максимальной прибыли.