Правила проверки первичных учетных документов, исправление ошибок в них

Экономическое значение документов состоит в том, что они позволяют  укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических  и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.

Таким образом, первичный  бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная  операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений  и детализации. К учету могут  приниматься только правильно оформленные  первичные документы, которые будут  иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской  информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому  каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением  установленных правил и требований.

Наиболее распространенный материальный носитель – учетный  бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся  сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных  учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Классификация первичных  учетных документов

По назначению бухгалтерские  документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы  содержат распоряжения, задания, приказы  руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц  о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств  с расчетного счета в банке, платежные  поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы  не подтверждают факта осуществления  хозяйственной операции, и поэтому  основанием для учётных записей  не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные  на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных  операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с  целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К  таким документам относятся:

• документы по учету ОС и НМА;
• документы по учету сырья и материалов;
• документы по учету кассовых операции;
• документы по учету банковских операции;
• документы по учету НДС;
• документы по расчетам с подотчетными лицами;
• документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы  содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие  счета (дебетуемый и кредитуемый).

По содержанию хозяйственных  операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По объему содержащихся в  документах сведений или по порядку  их составления они делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют  юридическую (доказательную) силу, поскольку  являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним  относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже  оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для  обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных  или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная  ведомость, авансовый отчет, отчет  о движении материальных ценностей  и др.

По способу использования  документы подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько  хозяйственных операций, совершаемых  одновременно. Сразу после их составления  они могут являться основанием для  бухгалтерских записей.

Накопительные документы  составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных  операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные  учетные листы и др. Они позволяют  сократить количество заполняемых  документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные  и расходные ордера, акты, расчетно-платежные  ведомости по заработной плате), оформленные  и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие  от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных  позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций  и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По способу заполнения документы подразделяют  на составляемые вручную, на пишущей машинке и  на компьютере.  Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Правила проверки первичных  учетных документов, исправление  ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет  соответствия документа установленным  правилам.

Поступившие в бухгалтерию  документы до записи в учетные  регистры или передачи на машинно-счетную  установку подвергаются бухгалтерской  обработке, которая проводится в  три этапа. Во-первых, документы проверяются по существу, т. е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Например, сопоставление нарядов на изготовление изделий и накладных на оприходование этих изделий, накладных на отгрузку продукции и квитанций покупателей на прием этой продукции и т. п. Во-вторых, производится формальная проверка документа, т. е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. В-третьих, проверенные и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

Группировка — это подборка документов в однородные группы не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированных данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской проводкой.

Арифметическая проверка документов позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимостных показателей.

Таксировка документов — выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

Под контировкой документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько  групп:

• по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений  в кассовые (приходные и расходные  кассовые ордера) и банковские документы  не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые  подписали документы, с указанием  даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных  документах, созданных вручную (за исключением  кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• корректурным способом: ошибочно сделанная запись аккуратно зачеркивается, делается правильная запись и подписывается бухгалтером с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм.

Затем правильный текст или сумму  повторяют на полях документа  и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:

 

Написанному в исправлении ошибки верить

(новый текст  или сумма)

Дата                  Подпись

 

• способом дополнительной проводки: дополнительная проводка составляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для дополнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учетных регистрах или выявлена после подсчета итогов;
• способом "красное сторно": в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало, или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, то при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается;
• способом обратной проводки: для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.

В некоторых документах, например, в приходных и расходных  кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регистров подчистки и не оговоренные  исправления так же не допускаются.

Если документ составлен  в нескольких экземплярах, то исправление  делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
• отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится  в учетные регистры, а на самом  документе делается специальная  отметка, исключающая возможность  ее повторного использования.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подведем итоги курсовой работы:

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных  операций является одной из отличительных  особенностей бухгалтерского учета, так  как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Основанием для отражения  информации о совершенных хозяйственных  операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют  факт совершения хозяйственной операции.