Принципиальная схема и общая характеристика ФСАД №33

•    бухгалтерский баланс (ф. № I) (строка баланса 1230 — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев);

•    отчет о движении денежных средств (ф. № 4)

•    Главная книга;

•    журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора служат:

•   отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

•   несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

•   отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

•   несоблюдение установленных учетной политикой предприятия или отдельным приказом руководителя сроков отчета о полученных суммах и возврата остатков неизрасходованных подотчетных сумм;

•   задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

•   списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия;

•   отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

•   отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного утверждающей авансовые отчеты;

•    выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл. 1).

Таблица   1

Вопросы для  проверки расчетов с подотчетными лицами

 

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер следующего вопроса	Номер вывода
1	Имеется  ли  на   предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Нет				1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет				2
		Да	Журнал-ордер № 7	«Подотчет 1.1.2»
3	Оформляются  ли   письменные      распоряжения руководителя     предприятия  (приказы)  при направлении работников   в командировки	Нет				3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	«Подотчет 2.1.2»
4	Облагаются  ли    налогом на   доходы   физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые   по    решению  руководителя  предприятия	Нет				4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»
5	Организован ли аналитический   учет  командировочных расходов в пределах   и  сверх   норм   для целей налогообложения	Нет				5
		Да		«Подотчет 2.1.5»
6	Организован ли аналитический    учет  представительских расходов в пределах  и  сверх норм  для целей налогообложения	Нет				7
		Да		«Подотчет 4.1.2»

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с  подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен.

Подобный вывод  может быть основанием для следующих  действий:

•    если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности ст. «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

•    если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик (например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится), то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для  выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании гл. 23 и 24 НК РФ подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены и подлежат обложению единым социальным налогом (ЕСН). Основные контрольные процедуры:

•   «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

•   «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

•   «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

•   «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

•   «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.

В случае, когда  решением руководителя предприятия  сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен единый социальный налог;

•   «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание  их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

•   «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

•   «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

•   «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках  по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл.2).

Аналогичные таблицы  используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

•    «Подотчет 2Л.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

•    «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с (на) сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

 

Таблица    2

Нормы возмещения командировочных расходов, руб.

Начало действия нормы, дата	Норма расходов по найму жилого помещения	Норма расходов по найму жилья без документов	Суточные	Письмо МФ РФ
				Номер	Дата
01.09.1999	270	1	55	57н	13.08.99
01.01.2002	550	12	100	49н	06.07.01

 

•    «Подотчет 3.1.1» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в расходы предприятия без налога на добавленную стоимость при наличии счета-фактуры.

Суммы налога на добавленную  стоимость, оплаченные по расходам, принимаемым для целей уплаты налога на прибыль, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх норм — относятся к расходам, не принимаемым для целей исчисления налога на прибыль (ст. 172 НК РФ);

•    «Подотчет 4.1.1» — проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским  расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний;

•    «Подотчет 4.1.2» — проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов для исчисления налога на прибыль в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период;

•    «Подотчет 5.1.1» — проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных  лиц предприятию и предприятия  подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

•    «Подотчет 5.1.2» — проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные нарушения —  злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами — могут быть классифицированы следующим образом:

1.  Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

1.1.  Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.

1.2.  Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

1.3.  Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

1.4.  Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

1.5.  Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.

2.  Нарушения при оформлении командировочных расходов.

2.1.  Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

2.2.  Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

2.3.   Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4.  Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.

2.5.  Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.

3.   Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

3.1.  Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.