Процесс автоматизации

1. Применяемый  план счетов и использование  конкретных счетов.

2. Применяемая  аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся  типовые проводки для отражения  типовых хозопераций.

4. Формы  и содержание первичной документации.

5. Формы  учетных регистров.

      Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета. Многие фирмы, внедряющие программы, грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих  программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию  в том виде, в котором она  есть, не используя возможности для  улучшения и даже оставляя старые ошибки.

      Выбор масштабов автоматизации

 

      Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет  автоматизироваться бухгалтерия и  в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Когда  речь идет о небольшой фирме, где  бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет  надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие  и пр. следует решить:

1. Какие разделы  автоматизировать, а  какие - нет.

2. В каком порядке  автоматизировать  разделы. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги.

      При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Он состоит  в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю  информацию с учетом всех специфических  требований.

      Когда бухучет ведется коллективом  бухгалтеров, то, очевидно, что программа  по автоматизации бухучета будет  работать в сети, где несколько  бухгалтеров работают каждый не своем  компьютере. Поэтому важно заранее  распределить, какой бухгалтер что  будет вести, т.е. провести четкое распределение  функций, чтобы впоследствии, при  настройке программы каждый на своем  рабочем месте имел то, с чем  ему предстоит работать.

      Постановка  задачи.

 

      Постановка  задачи состоит в том, что в  письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые  должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как  информация, содержащаяся в учетных  регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и  пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров  в одной фирме требуется наличие  долларового эквивалента цене, в  другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или  ни того ни другого). Отделу сбыта может  потребоваться ведомость отгруженных  товаров с указанием продажной  цены товара и датой отгрузки.

      Выбор программного средства.

 

      Только  тогда когда спланирована оптимизация  бухучета, определен масштаб и  порядок автоматизации и завершена  постановка задачи можно переходить к выбору программы. Отличаются они  друг от друга тем, что одни из них  лучше подходят для одних предприятий, другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт.

      Начинать  нужно с принятия пары решений:

1. Малую или большую  программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека.

   Программы для автоматизации малой бухгалтерии  сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий  вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный  учет реализации, расчет отпускных  и пр. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С".

   Программы для автоматизации крупной бухгалтерии  прямо противоположны по характеристикам. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance".

2. Сетевая будет  программа или  нет? Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой.

  После того, как приняты эти решения, круг программ сужается и поступать  можно двумя способами:

1. Выбирать  программу самим, для этого  необходимо посетить региональных  дилеров различных программных  продуктов, они есть по каждому  продукту и практически везде,  и, имея на руках постановку  задачи и остальные требования  к автоматизации, заранее выработанные  Вами, попросить продемонстрировать  Вам может ли та или иная  программа делать именно то, что  Вам требуется. 

2. Обратиться  к специалистам по внедрению  программ, которые помогут выбрать  лучший вариант.

      Вопросы техники.

 

      Какой компьютер Вам необходим, зависит  от двух факторов:

1. Программы, которые  у Вас установлены. Если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки.

      При автоматизации бухучета важно, чтобы  компьютеры, на которых установлены  программы, были достаточно мощны, чтобы  программа работала быстро, в противном  случае бухгалтер будет периодически ожидать пока компьютер "переварит" введенную в него информацию, а  то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер слишком маломощен  для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены.

      Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который  встает, если внедряется сетевая программа. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают  компьютеры и делают "апгрэйд".

1.5  Процесс автоматизации.

 

      Качественное  внедрение программы - процесс очень  трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают  затраты на приобретение программы  и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем  количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке  на все эти нюансы и особенности.

      Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

• отсутствие опыта автоматизации;
• отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу.

      Процесс внедрения программы можно разбить  на два этапа: этап настройки и  этап обучения.

Этап  настройки.

 

      Правильный  процесс настройки любой программы  можно расписать на следующие  этапы:

1. Настройка  плана счетов в соответствии  с особенностями предприятия.

2. Настройка  типовых проводок в соответствии  с особенностями предприятия,  проведенной оптимизацией бухучета  и постановкой задачи.

3. Настройка  форм первичных документов в  соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи.

4. Настройка  форм бухгалтерской отчетности  и расчетов по налогам в  соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации  бухучета вся ежеквартальная  отчетность должна обязательно  составляться автоматически. 

Этап  обучения.

 

      По  окончании настройки программы  начинается этап обучения персонала  работе с ней.

      Обучение  делится на две ступени:

1. Обучение первого  уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

• Плохая обучаемость бухгалтерии.
• Загруженность бухгалтерии текущей работой.

2. Обучение второго  уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов:

• Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям
• Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой.

      Обучение  второго уровня в организациях, где  в бухгалтерии работают несколько  человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения  об изменениях в системе ведения  бухучета и производит эти изменения.

      Две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество.

2. Сроки.

Расценки  и порядок определения  стоимости услуг  по автоматизации  бухгалтерского учета.

 

      Для того, чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение  о том, будет он их заказывать или  нет, следует провести две процедуры:

1. Бесплатный выезд на определение объема работ.  Специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.
2. Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае, если имеет место одно из тех обстоятельств:

• предприятие достаточно большое;

• имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";
• клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ,

можно предложить оплатить один день работы специалиста  и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока  выполнения работ (цены), разработает  и предложит варианты решения  имеющихся проблем и к концу  дня составит календарный график выполнения работ в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию.

      После того, как клиент принимает решение  заказывать услуги, с ним заключается  договор, в котором должны быть предусмотрены  практически все нюансы взаимоотношений  с заказчиком, которые могут появиться  в ходе автоматизации. Следующий  этап - это непосредственно выполнение работ. В случае, если определение  нами объема работ было произведено  не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех  конечных результатов, которые указаны  в плане-гафике работ и постановке задачи, это дополнительное время  клиентом не оплачивается.