Процесс автоматизации

Глава II. Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии ООО «Шмель». 

2.1 Краткая характеристика ООО «Шмель». 

    В 1997 году образовано общество с ограниченной ответственностью «Шмель». Основное направление деятельности - пошив одежды (см. приложение 4).

    Общая численность работников данной организации  составляет 21 человек (рис. 1), в том числе: работников бухгалтерии – 2 человека, возглавляемые главным бухгалтером (рис. 2); работников, связанных непосредственно с швейным производством – 13 человек. Руководство текущей деятельностью ООО «Шмель» осуществляется директором.

    

    

 
 
 

    Рис. 1. Структура ООО  «Шмель»

    Административный  и бугалтерский отделы:

Директор  – Шмелев Дмитрий Алексеевич;

Главный бухгалтер (он же зам. руководителя) - Пошкус Владас Станиславович;

Секретарь – Акимова Наталья Александровна;

Бухгалтер (по учету расчетов с поставщиками и т. п.) – Миронова Дарья Андреевна;

Бухгалтер (по учету труда и заработной платы) – Мучачин Зорг Няргович.

    В процессе своей деятельности ООО  «Шмель» заключает договора о  производстве швейных изделий, в  которых одним из важных пунктов  является стоимость и порядок  оплаты. Следовательно, возникает необходимость  бухгалтерского учета по расчетам с  покупателями и заказчиками, а также  бухгалтерский учет финансово-расчетных  операций. ООО «Шмель», как и многие другие организации и предприятия, пользуется газом, канализацией и т.п., арендует помещение, в котором располагается  офис, а значит, возникает бухгалтерский учет по расчетам с поставщиками и заказчиками.

    Поэтому структура бухгалтерии и  основные направления бухгалтерского учета  выглядят следующим образом (рис. 2):

    Рис. 2. Структура бухгалтерии  ООО «Шмель» 

2.2 Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ), характеристика автоматизированного рабочего места бухгалтера.  

    На  предприятии используются 5 компьютеров  и 2 сервера, а также 4 принтера и 3 сканера:

• 1 компьютер, 1 принтер, 1 сканер находятся у секретаря – кадровика;
• 1 компьютер, 1 сервер, а также принтер и сканер у директора ООО «Шмель»;
• 3 компьютера и 1 сервер, а также 2 принтера и 1 сканер – для работников бухгалтерии;

      Все компьютеры организации оснащены  процессором Intel Pentium IV, оперативной памятью 256 МБ.

    У каждого из работников бухгалтерии  имеется свое автоматизированное рабочее  место (АРМ). Компьютеры, расположенные  в бухгалтерии, соединены локальной  вычислительной сетью («звезда»), которая  построена следующим образом: к  компьютеру-серверу (АРМ главного бухгалтера), на котором находятся сетевые  программы, данные бухгалтерского учета  и другая информация, подключены другие компьютеры бухгалтерии.

    Локальная вычислительная сеть позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одной той же информационной базой, вводить и получать информацию. С помощью программы администратор  каждому пользователю разрешен или  запрещен доступ к  той или иной информации.

    Так как численность сотрудников  не высока и объем бухгалтерского учета не настолько велик, поэтому  бухгалтерия состоит из 3 человек, а рабочее место каждого бухгалтера сочетает в себе несколько АРМов, то есть 1 бухгалтер охватывает несколько участков бухгалтерского учета. Структура локальной вычислительной сети представлена на рис. 3.

Рис. 3. Структура локальной вычислительной сети ООО «Шмель». 

2.3 Причины выбора программы 1С «Бухгалтерия» для автоматизации бухгалтерского учета в ООО «Шмель».  

    В ООО «Шмель» не применяется ни одна бухгалтерская программа поэтому на производстве часто возникают ошибки, торможение документооборота и т. п.

    Для выбора наиболее подходящей программы, директор поручил главному бухгатеру до конца апреля 2010 года найти максимально отвечающую нуждам предприятия, посредством поиска в интернете и поездок на презентации к фирмам производителям издав распоряжение №4 (см. приложение №1).

      По  прошествии указанного срока глав. бух. подготовил отчет (см. приложение №2) в котором предложил внедрить в компании именно 1С «Бухгалтерию».

    Благодаря которой можно провести автоматизацию  практически всех основных участков учетной работы:

1. Учет основных средств и нематериальных активов.
2. Кассовые и расчетные операции.
3. Учет материально-производственных запасов.
4. Учет труда и заработной платы.
5. Учет затрат на производство.
6. Учет выпуска, отгрузки и продаж готовой продукции.
7. Финансовая отчетность.

И один из неменее приятных факторов это  цена продукции.

Затем в ООО «Шмель» был издан  приказ №14 об автматизации

бухгалерского учета с помощью 1с Бухгалтерии, ее покупке, внедрении и обучении персонала (см. приложение №3). Была произведенна закупка необходимого числа дисков и установка программ непосредственно на компьютер. 

2.4 Автоматизация бухгалтерского учёта в программе 1С «Бухгалтерия». Настройка программы.

 

     Прежде  чем начинать работу с открытой бухгалтерской  программой ее необходимо настроить  на специфику учета в конкретной организации, а именно:

• настроить список констант и ввести их значения(приложение  № 4);
• настроить синтетическую и аналитическую структуру плана счетов (приложение № 5);
• организовать структуру справочников ;

      Справочник "Основные средства" является прообразом картотеки основных средств. Программа предусматривает два варианта ввода информации в справочник:

• справочная информация подготавливается предварительно, а затем осуществляется ввод операций и документов;
• справочная информация вводится непосредственно во время ввода бухгалтерских операций и документов.

      Мы  будем организовывать с помощью  первого варианта первый вариант, когда  ввод справочной информации об объекте  предваряет ввод операций. Выполним ввод сведений об инвентарном объекте  основных средств в справочник (см. приложение №6).

      После занесения всей необходимой информации об основном средстве нажатием кнопки печать можно вывести инвентарную  карточку учета основных средств  по форме № ОС-6 (пример такой формы  дан в приложении № 7).

После настройки  нашей системы: уточнения плана  счетов, определения структуры аналитики, создания и прикрепления к счетам справочников объектов аналитического учета, настройки констант необходимо перейти к заключительной части  подготовки системы к эксплуатации: вводу остатков основных средств  на начало года.

      Справочник  «Основные средства» может быть либо заведен заранее, либо его можно  дополнять при вводе остатков.

      Проводки  с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета  вводятся в корреспонденции с  фиктивным счетом «00». В бюджетном  плане счетов предусмотрен счет «000».

      Учет  в «1С: Бухгалтерии» можно начинать вести с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между  необходимостью ввода большого количества проводок за период с начала года до текущего квартала и пользой от возможности анализа бухгалтерских данных за весь отчетный год и автоматического составления отчетности.

       В журнал хозяйственных операций вводится хозяйственная операция например «Ввод  остатков по счету 010»:

или «Ввод остатков по счету 250» для  отражения фондов в основных средствах:

     Введенные в журнал хозяйственных операций операции порождают проводки, изменяющие состояние соответствующих бухгалтерских  счетов:

     

      После такого рода предварительной настройки  основных параметров программы пользователь может немедленно приступить к вводу  хозяйственных операций по учету  основных средств.

      Следует отчетливо осознавать, что вся  мыслимая отчетность в программе  формируется на основании проводок, введенных в журнал хозяйственных  операций (вручную или при помощи документов) и только на их основании.

      Одним из важных преимуществ «1С: Бухгалтерии» перед другими универсальными бухгалтерскими программами является возможность  моментального получения большого числа удобных и наглядных  стандартных отчетов, а также множество настраиваемых форм регламентированных и специализированных отчетов.

2.5 Этап обучения.

 

      По  окончании настройки программы  начинается этап обучения персонала  работе с ней.

      В качестве специалиста по обучению был  призван работник со стороны, взятый на временную работу сроком 1 месяц на 0.5 ставки (см. приложение №8 и дополнение к нему).

     По  окончании процесса обучения были достигнуты не только такие цели как обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой, но и еще главбух получил такие знания благодаря которым он может не только работать с программой но и вносить изменения в системе ведения бухучета.

      Так же качественно повысился и значительно  ускорился весь процесс бухалтерии в компании. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      На  данном предприятии ООО «Шмель», мы рассмотрели, как проводится автоматизация и какие документы для этого нужны.

      Задачи  поставленные в Введении были полностью  решены:

       1)изучили понятие автоматизации; 

       2)охарактеризовали цели автоматизации  и виды;

       3)рассмотрели порядок проведения  и документное оформление автоматизации на примере ООО «Шмель».

      Автоматизация на предприятии представляет собой  очень сложный и ответственный, но вместе с тем крайне важный и  нужный процесс. Во время работы бухгалтерии  могут возникать ошибки и несоответствия, большой объем работы приводит к  торможению документооборота, поиск  какой либо информации занимает слишком  много времени. Чтобы такого не происходило  и чтобы улучшить работу бухгалтерии, проводят автоматизацию.

      В ООО «Шмель» автоматизация прошла успешно, все сотрудники быстро освоили  программу и с легкостью приняли  нововведения, что позволило качественно улучшить работу бухгалтерского отдела. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы:

1. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике: учебное пособие – Омега-Л, 2006.
2. Титоренко Г.А. Информационные технологии в управлении: Учеб. пособие для ВУЗов/под ред. Проф. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.

Нормативные документы