Проверка учета кассовых операций

Инвентаризация – это один из основных методологических принципов бухгалтерского учета, который используется для документа отражения теx xозяйственныx операций, которые по какой-либо причине не были ранее зафиксированы в первичныx документах.

Следует также отметить, что инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе и на счетах в банке и проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 гола № 49. Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04 октября 1993 года № 18.

Как известно в кассе организации  могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг  и документов строгой отчетности. Денежные средства представлены денежной наличностью. К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы. Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Следует отметить, что сроки и  порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств  и документов, имеющихся в кассе  организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе  на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для  маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных  документов используют различного рода расписки, которые не могут служить  документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача (п. 27 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Председатель  инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные  кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием «до инвентаризации на «____» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и  расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также  переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также  необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств  и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются  по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Необходимо сказать о том, что  для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет  три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные  документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

Следует отметить, что согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28 июня 2000 года № 60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации», выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса  организации" или 3 "Денежные документы" Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".

При выявлении излишков бланков  документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой отчетности" в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" 
Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Если недостача возмещается  в кассу организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50/1"Касса организации" Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 "Прочие расходы" Кредит счет 94

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 года № 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг  и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

3. Судебно-бухгалтерская  экспертиза в арбитражном процессе и ее виды.

В соответствии со статьей 1 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ хозяйственная  деятельность организаций регистрируется посредством бухгалтерского учета  и отражается в бухгалтерской  отчетности. Бухгалтерские документы - надежный источник информации о существе хозяйственных операций организации. Часто в рамках арбитражного процесса возникает необходимость в назначении бухгалтерской экспертизы.

Как известно, целью деятельности арбитражных судов является контроль правильного применения норм гражданского, налогового и иных отраслей законодательства. Другими словами, суды дают правовую оценку действиям (бездействию) сторон арбитражного процесса. Чаще всего для вынесения справедливого решения суду достаточно установить имевшие место факты. Для этого в качестве доказательств по делу исследуются договоры, распорядительные, первичные и иные документы, показания свидетелей.

Однако, когда для вынесения  судебного решения требуется  уяснить сущность экономического события, указанных выше доказательств бывает недостаточно. Судья арбитражного суда - юрист по образованию не всегда может правильно оценить экономическую сторону спорных правоотношений. В этом случае появляется необходимость привлечения к участию в арбитражном процессе эксперта в области экономики, финансов, бухгалтерского учета и т.д.

Следует отметить, что в соответствии с действующим  арбитражным процессуальным законодательством, в частности с частью 2 статьи 64 АПК РФ, выделено несколько видов  доказательств: письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы. Все отрасли процессуального законодательства России называют заключение эксперта в качестве одного из возможных доказательств.

Заключение  экспертизы – это самостоятельное  доказательство, с помощью которого устанавливаются обстоятельства, имеющие  значение для дела. Как и любое  другое доказательство, заключение эксперта может дать возможность установить или опровергнуть факты предмета доказывания. Например, экспертиза товарных знаков при установлении их тождества в заключении эксперта означает установление фактов, входящих в предмет доказывания, а почерковедческая экспертиза может установить проверочный факт - фальсификацию доказательства и пр.