Ревизия кассы

- проведение внезапных  ревизий кассы с составлением  актов по результатам ревизии;

- правильность оформления  операций, связанных с приемом  и выдачей из кассы денежных  документов;

- наличие и достоверность  оправдательных документов, являющихся  основанием для списания расходов  по кассе, законность произведенных  расходов;

- наличие и ведение  журналов регистрации приходных  и расходных ордеров, кассовой  книги;

- правильность оформления  ведомостей на выдачу заработной  платы и проведения других  расходов, предусмотренных сметой  доходов и расходов.

 

 

Основными документами, которые  подвергаются изучению ревизорами, проводящими  проверку кассовых операций являются:

- Журнал операций по  счету Касса;

- баланс главного распорядителя,  распорядителя, получателя бюджетных  средств;

- отчет о финансовых  результатах деятельности;

- заявки на кассовый  расход;

- заявки на получение  наличных денег;

- чековые книжки;

- кассовая книга;

- отчеты кассира;

- инвентаризационные описи  наличных денежных средств;

- ведомость на выдачу  денег из кассы подотчетным  лицам;

- оправдательные документы  к кассовым документам и т.д.

Результаты проведенной  ревизии кассы оформляются отдельным  актом ревизии (проверки). Если при  проверке выявлены недостача или  излишек денежной наличности, кассир обязан в письменном виде объяснить  причины выявленных отклонений. Достоверность таких объяснений тщательно проверяется ревизором. Недостачи денежных средств взыскиваются с кассира, а излишки приходуются.

После проверки непосредственно  кассовых операций, как правило, ревизор  проверяет соблюдение условий хранения денежных средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Проверки налоговыми органами

 

Налоговыми органами проводятся проверки кассовых операций в рамках осуществления контроля за применением  контрольно кассовой техники. Проще говоря, налоговые органы наделены полномочиями по контролю за полнотой учета выручки в организациях. В рамках проверки полноты учета выручки денежных средств специалистами налоговой инспекции рассматриваются документы, связанные с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники.  В случае, если проверяемое учреждение оказывает услуги населению и осуществляет наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, то проверяющим предоставляются документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности.

Таким образом, в ходе проверки полноты учета денежных средств  в зависимости от проверяемого периода  и особенностей осуществления наличных денежных расчетов налоговиками рассматриваются  следующие документы:

- журнал кассира-операциониста;

- акт о возврате денежных  сумм покупателям (клиентам) по  неиспользованным кассовым чекам;

- распечатки отчетов из  фискальной памяти контрольно-кассовой  техники и использованных накопителей  фискальной памяти;

- контрольные ленты контрольно-кассовой  техники на бумажном носители  или распечатки контрольной ленты,  выполненные на электронном носителе;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов;

- кассовая книга;

- бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;

- справка-отчет кассира-операциониста;

- акт приема бланков  строгой отчетности;

- книга учета бланков  строгой отчетности;

- акт о списании бланков  строгой отчетности;

- книга учета доходов  и расходов организации; 

- иные первичные учетные  документы, которые необходимы  для проверки.

В учреждении, применяющем  контрольно-кассовую технику, проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом  сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся  в денежном ящике кассы с данными, отраженными в отчете, контрольной  ленте и записями в журнале  кассира-операциониста.

В учреждении, использующем бланки строгой отчетности, определяется количество использованных бланков  строгой отчетности за проверяемый  период на основании книга учета  бланков документов, актов приемки  бланков строгой отчетности и  актов инвентаризации бланков строгой  отчетности для сопоставления с  фактическим количеством копий  использованных бланков строгой  отчетности (корешков документов), хранящихся у проверяемого объекта. При этом сумма выручки денежных средств, отраженная в учете учреждения, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документах), хранящихся в проверяемом учреждении. Если суммы различаются, то выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся объяснения и делаются выводы о полноте учета средств.

 Максимальный срок  проверки полноты учета денежной  выручки не должен превышать  20 рабочих дней с даты предъявления  поручения на проверку проверяемому  учреждению. Результатом такой проверки  является установление фактов  полного или неполного учета  выручки денежных средств, что  и отражается в акте.

Так же я хочу упомянуть  о том, что в любом случае (неважно  кто проверяет организацию) акт  ревизии наличных средств необходимо оформить независимо от результатов  проверки, даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными. Но если комиссия выявила недостачу  или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи или излишка и взять с материально ответственного лица письменного объяснения причин ее (его) возникновения.

Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем  акте. Затем материалы ревизии  передаются на рассмотрение руководителю организации или иному уполномоченному  лицу, который и должен принять  решение по результатам ревизии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

 

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ о  порядке ведения кассовых операций проверяющие возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в установленном  Кодексом об административных правонарушении порядке. При этом надо помнить, что  нельзя привлечь к ответственности  за правонарушение спустя 2 месяца после  совершения (или же обнаружения правонарушения).

Наказанием за подобные правонарушения является наложение административного  штрафа:

- на должностных лиц  в размере от 4000 до 5 тысяч рублей

- на юридических лиц  в размере от сорока до пятидесяти  тысяч рублей.

В случае отказа от выдачи чека по требованию клиента – 3-4 тысячи с  должностного лица и 30-40 тысяч с юридических  лиц.

Надо помнить, что кассир несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный организации  как в результате умышленных действий, так и по причине небрежного или  недобросовестного отношения к  своим обязанностям. Иными словами, в случае недостачи денежных средств, вверенных кассиру, он обязан возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Отдельно надо упомянуть  о том, что работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный  в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а так  же за ущерб, нанесенный в результате совершения преступления.

Именно поэтому договор  о полной материальной ответственности  с кассиром может быть заключен только с совершеннолетним работником, достигшем  возраста 18 лет.

 

Но что еще нужно  отметить, кассир может быть освобожден от материальной ответственности. В  частности, в трудовом кодексе РФ указано, что работника нельзя привлечь к ответственности, если ущерб возник в следствие:

- непреодолимой силы (чрезвычайного  и непредотвратимого при данных  условиях обстоятельства, например  стихийного бедствия или пожара);

- нормального хозяйственного  риска. К нормальному хозяйственному  риску могут быть отнесены  действия работника, соответствующие  современным знаниям и опыту,  когда поставленная цель не  могла быть достигнута иначе  и объектом риска являлись  материальные ценности, а не жизнь  и здоровье людей. При этом  сам работник надлежащим образом  выполнил возложенные на него  должностные обязанности, проявил  определенную степень заботливости  и осмотрительности, а так же  принял меры для предотвращения  ущерба (реальным ущербом к примеру  признается утрата или повреждение  имущества).

- крайней необходимости  или необходимой обороны;

- необеспечения работодателем  надлежащих условий для хранения  имущества, вверенного работнику.

(То есть подытожив,  ограбление кассы или офиса,  нападение на кассира при перевозке  денег из банка, пожар)

Помимо материальной ответственности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных  на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить к работнику  дисциплинарное взыскание. Так в  случае выявления недостачи в  кассе кассиру может быть сделано  замечание или объявлен выговор, а при определенных обстоятельствах  работодатель вправе даже уволить его. Принимая решение о наложении  дисциплинарного взыскания, необходимо учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при  которых он был совершен.

До применении дисциплинарного  взыскания работодатель должен потребовать  письменное объяснение от работника. Если по истечении двух дней объяснения не были представлены, об этом составляется соответствующий акт и надо помнить, что отсутствие письменных объяснений работника не является препятствием для наложения дисциплинарного  взыскания.

Дисциплинарное взыскание  применяется не позднее одного месяца со дня выявления совершения проступка. Однако, если к моменту выявления  проступка прошло со дня его совершения больше шести месяцев (в случае выявления проступка по результатам ревизии кассы или аудиторской проверки – больше двух лет), то привлечь к дисциплинарной ответственности работника уже нельзя.

И опять же, надо помнить, что за каждый дисциплинарный проступок  может быть только одно дисциплинарное взыскание.

Поскольку кассир несет перед  работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать с виновного работника  лишь такую сумму недостачи, которая  не превышает его среднего месячного  заработка. Согласие работника при  этом не обязательно. Общий размер всех удержаний при каждой выплате  заработной платы работнику (включая  удержания как по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может  превышать 20 %.

Приказ или распоряжение руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Возможные варианты – удержание суммы недостачи  из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу  организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и другое. Принятое решение отражается в акте ревизии и может дополнительно оформляться отдельным приказом или распоряжением.

 

 

 

 

 

 

Пример акта ревизии  кассы

 

Акт ревизии наличных денежных средств, находящихся в  кассе ООО "Галатея" 

 

г. Москва                                                                          2 августа 2010 года 

 

Расписка 

 

К началу проведения ревизии  все расходные и приходные  документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие под мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.  

 

Материально ответственное  лицо

бухгалтер-кассир                       Пименова                                          С.И. Пименова

 

 

 

На основании приказа (распоряжения) от 2 августа 2010 года N 18-к произведена ревизия денежных средств по состоянию на 2 августа 2010 года.

При ревизии установлено  следующее: 

 

1) наличных денег                            11 248 руб. 00 коп.